Giao tiếp hiệu quả và tập chung: Chìa khoá của sự thành công trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần phải duy trì và nâng cao mối quan hệ với khách hàng, đối tác cũng như tạo ra môi trường làm việc hiệu quả bên trong nội bộ doanh nghiệp. Để làm được điều đó, cần có một nền tảng hỗ trợ giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong doanh nghiệp và các đối tác. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu tại sao nền tảng hỗ trợ giao tiếp hiệu quả là chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp.

Tại sao nền tảng giao tiếp hiệu quả là chìa khoá cho sự thành công của doanh nghiệp

1. Cải thiện mối quan hệ với khách hàng và đối tác

Giao tiếp hiệu quả giữa doanh nghiệp với khách hàng và đối tác là yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh. Một nền tảng hỗ trợ giao tiếp hiệu quả giúp cho việc giao tiếp giữa các bên trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn. Các thông tin về sản phẩm, dịch vụ hay các yêu cầu từ khách hàng và đối tác có thể được trao đổi, truyền tải và giải quyết một cách nhanh chóng và chính xác.

2. Tạo ra môi trường làm việc tích cực

Một nền tảng hỗ trợ giao tiếp hiệu quả cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực bên trong nội bộ doanh nghiệp. Việc trao đổi thông tin, ý kiến giữa các thành viên trong doanh nghiệp sẽ trở nên nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn, từ đó giúp cho các quyết định được đưa ra một cách hiệu quả và chính xác hơn. Ngoài ra, một môi trường làm việc tích cực cũng sẽ giúp cho các thành viên trong doanh nghiệp có thêm động lực, cảm hứng để làm việc và phát triển.

3. Tăng năng suất làm việc

Các thành viên trong doanh nghiệp khi sử dụng nền tảng này có thể trao đổi thông tin và làm việc với nhau một cách hiệu quả hơn, từ đó giúp tăng năng suất làm việc của toàn bộ đội ngũ. Ngoài ra, việc sử dụng công nghệ trong giao tiếp và làm việc cũng giúp cho các thành viên trong doanh nghiệp có thể làm việc từ xa một cách dễ dàng, từ đó tăng tính linh hoạt trong việc quản lý công việc.

4. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Sử dụng một nền tảng hỗ trợ giao tiếp hiệu quả giúp cho các công việc liên quan đến giao tiếp và làm việc trở nên nhanh chóng và thuận lợi hơn, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Việc trao đổi thông tin, giải quyết vấn đề trực tiếp qua mạng cũng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí liên quan đến việc di chuyển và làm việc trực tiếp.

5. Tăng tính cạnh tranh và phát triển doanh nghiệp

Sử dụng một nền tảng hỗ trợ giao tiếp hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể tăng tính cạnh tranh và phát triển bền vững. Việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực và mối quan hệ kinh doanh tốt với khách hàng và đối tác giúp doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình một cách hiệu quả.

Doanh nghiệp sẽ bất lợi nếu không có nền tảng giao tiếp hiệu quả và thống nhất

Nếu doanh nghiệp không có nền tảng giao tiếp hiệu quả thì sẽ gặp phải nhiều khó khăn trong việc quản lý nội bộ và giao tiếp với khách hàng, đối tác. Các thông tin sẽ được truyền đạt chậm chạp và không chính xác, dẫn đến những sai lầm và hiểu nhầm trong quá trình làm việc. Điều này có thể gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp về thời gian, chi phí và uy tín.

Thực trạng về hạ tầng giao tiếp trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay 

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nền tảng hỗ trợ giao tiếp nội bộ và bên ngoài hiệu quả. Ví dụ như Slack, Microsoft Teams, Zoom, Skype, Google Meet, hay các ứng dụng điện thoại như Viber, Zalo, Whatsapp. Mỗi nền tảng đều có những đặc điểm và tính năng riêng, tùy thuộc vào nhu cầu và đặc điểm của từng doanh nghiệp mà lựa chọn nền tảng phù hợp.

Sử dụng các công cụ chat để giao tiếp nội bộ và bên ngoài

Thực tế các doanh nghiệp Việt Nam thường sử dụng nhiều kênh giao tiếp đồng thời được duy trì sử dụng các nền tảng chat như zalo, skype, viber, telegram, whatapps, ... Các báo cáo công việc hay thậm chí giao việc và kiểm tra tiến độ được thực hiện qua các group chat bởi vì tính đơn giản và tiện dụng của nó, nhưng nó nảy sinh rất nhiều vấn đề: 

• Khó theo dõi tiến độ, tình trạng công việc
• Các ghi chú bị trôi đi, khó tìm kiếm, nhiều nội dung chồng chéo lên nhau làm cho việc tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian
• Khó báo cáo và tổng hợp số liệu do đó khó thống kê và phân tích
• Không thể phân quyền người dùng để tiếp cận dữ liệu nhạy cảm
• Nguy cơ rò rỉ dữ liệu quan trọng ra bên ngoài
• Doanh nghiệp cũng phải duy trì thêm các nhóm chat để giao tiếp với bên ngoài, với mỗi cá nhân có hàng chục hàng trăm nhóm chat dẫn tới quá tải thông tin và giảm hiệu quả làm việc.

Sử dụng email để giao tiếp nội bộ và bên ngoài

Giao tiếp qua email là một hoạt động mang tính truyền thống và hiệu quả trong việc lưu trữ lại nội dung trao đổi. Nhưng email cũng có các vấn đề của nó: 

• Email tồn tại ở trên các hòm email cá nhân, và nằm ở máy tính của mỗi nhân viên, nó không dễ dàng được truy cập hay bàn giao cho nhân sự mới hay khi có sự thay đổi về vị trí công việc. 
• Khi có quá nhiều email với các trích dẫn, cc và bcc, hòm email của bạn sẽ dầy đặc thông tin cần xử lý, và do đó chúng ta khó khăn trong việc xử lý thông tin cần làm một cách hiệu quả.
• Rủi do về rò rỉ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp ra bên ngoài, các email có thể dễ dàng có thể được gửi qua một email cá nhân bất kỳ mà doanh nghiệp không thể kiểm soát được. Việc nội dung email tồn tại trong máy tính cá nhân hay điện thoại của nhân viên cũng có thể dẫn tới các rủi ro nếu mất mát thiết bị.

Các nền tảng hỗ trợ giao tiếp hiệu quả phổ biến

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nền tảng hỗ trợ giao tiếp hiệu quả được sử dụng trong doanh nghiệp. Các nền tảng này có những tính năng và ưu điểm khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng của từng doanh nghiệp. Dưới đây là một số nền tảng phổ biến được sử dụng hiện nay:

• Slack: là một nền tảng giao tiếp nhóm cho phép các thành viên trong doanh nghiệp giao tiếp với nhau thông qua các kênh và nhóm chat.
• Microsoft Teams: là một nền tảng giao tiếp hiệu quả cho phép các thành viên trong doanh nghiệp trao đổi thông tin, làm việc cùng nhau và hợp tác trực tuyến.
• Zoom: là một nền tảng họp trực tuyến cho phép các thành viên trong doanh nghiệp tham gia các cuộc họp trực tuyến và giao tiếp với nhau thông qua video và âm thanh.
• Google Workspace: là một bộ công cụ đa dụng cho phép các thành viên trong doanh nghiệp trao đổi thông tin, quản lý dự án, tạo và chia sẻ tài liệu trực tuyến

Việc sử dụng nhiều nền tảng khác nhau cũng có những vấn đề: 

• Tăng chi phí: doanh nghiệp phải đồng thời chi trả cho các nền tảng khác nhau
• Dữ liệu phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau
• Khó thống kê và theo dõi khi mà tài liệu được lưu ở một nơi, thảo luận về nó ở một nơi khác và email qua lại các phiên bản của cùng 1 tài liệu
• Khó đào tạo, hướng dẫn do sự phức tạp trong vận hành của từng nền tảng

Theo như vậy thì chúng ta dễ thấy các nền tảng giao tiếp đơn lẻ được kể ra ở trên, mỗi nền tảng đều có những ưu điểm của mình và phù hợp cho những mục đích khác nhau, do đó doanh nghiệp thường sử dụng đồng thời nhiều nền tảng khác nhau cho các công việc của mình.

Bisfast, nền tảng hỗ trợ giao tiếp nội bộ tuyệt vời.

Hãy tưởng tượng Một nền tảng hỗ trợ giao tiếp hiệu quả cần có các tính năng cơ bản như chat, email, cuộc gọi video, chia sẻ file, tạo cuộc họp trực tuyến. Ngoài ra, cần có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác như hệ thống quản lý khách hàng, quản lý dự án. Để có một nền tảng giao tiếp hiệu quả, nó cần phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản như: tính linh hoạt, đơn giản và dễ sử dụng, tính bảo mật cao, tương thích với nhiều thiết bị, hỗ trợ đa ngôn ngữ và tính năng giao tiếp trực tiếp. Thật khó tin, nhưng hệ thống Bisfast có tất cả những đặc điểm nói trên và quan trọng nhất, mọi phương tiện giao tiếp đều ở cùng một chỗ, được bố trí hợp lý và đơn giản, dễ sử dụng.

Hãy đọc tiếp để xem Bisfast giúp bạn giao tiếp hiệu quả như thế nào. 

Công cụ thảo luận được đặt ở dưới bất cứ tài liệu nào

Bạn có thể gửi tin ra bên ngoài và nội bộ thông qua kênh email (sử dụng nút gửi tin), hay tạo ghi chú nội bộ (sử dụng nút Ghi chú) và thêm kế hoạch làm việc (sử dụng nút Các hoạt động) liên quan tới tài liệu hiện tại. Tất cả được ghi nhận ở cùng một chỗ. Cái hay là nếu khách hàng phản hồi thì nó cũng được đưa vào cùng một chỗ.

Một số tính năng mà Bisfast có sẵn dưới đây cho thấy khả năng quản lý giao tiếp tập chung hiệu quả:

•  Các nhân viên và cả đối tác bên ngoài có thể thảo luận về một vấn đề hay một tài liệu ở ngay bên dưới tài liệu đó. Các dữ liệu được đồng bộ ở cùng một chỗ và được phân quyền cho những người có đủ quyền có thể xem.
• Mọi thảo luận được ghi nhận ngay trên hệ thống, nó cũng đồng thời được gửi qua email hoặc được tổng hợp lại một cách dễ nhìn ở trong app thảo luận.
• Mỗi thảo luận có thể được gắn sao và hoạt động như một nhắc nhở 
• Có thể trực tiếp tạo ra nhắc việc ngay phía dưới mỗi tài liệu
• Có thể cộng tác với đối tác bên ngoài doanh nghiệp
• Đính kèm tài liệu liên quan
• Toàn bộ các thảo luận dù là nội bộ hay bên ngoài (thông qua email) đều được lưu trữ ở cùng một chỗ.
• Chat trực tuyến với đồng nghiệp của bạn và mời cả đối tác bên ngoài chat vơi bạn thông qua liên kết riêng, đối tác chỉ cần nhấn vào liên kết để chat trực tiếp với bạn
• Chat với khách ghé thăm website ngay bên trong hệ thống, dễ dàng chuyển đổi thành cơ hội hay đơn hàng gắn với nội dung chat, cho phép ghi nhận hành trình khách hàng và theo dõi chuyển đổi khách hàng.
• Cuộc họp trực tuyến đa phương tiện với video, chia sẻ màn hình, chat và gửi file ngay trong hệ thống với cả đồng nghiệp và với bên ngoài. (tương tự như google meet hay zoom). Cái hay nhất là các dữ liệu chat và lịch sử giao tiếp được lưu trữ ngay trên hệ thống để dễ dàng tìm lại. 

Kết luận

Trên đây là những lý do tại sao nền tảng hỗ trợ giao tiếp hiệu quả trong nội bộ doanh nghiệp và với khách hàng, đối tác là chìa khoá cho sự thành công trong doanh nghiệp. Việc sử dụng công nghệ trong giao tiếp và làm việc giúp cho các thành viên trong doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin và làm việc một cách hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng tính cạnh tranh và phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Bisfast là nền tảng ERP có hỗ trợ giao tiếp tập chung tất cả trong cùng một hệ thống. Ngoài ra hệ thống còn có thể mở rộng để tích hợp các giao tiếp khác vào hệ thống như whatapps, telegram, sms, ... giúp cho việc duy trì giao tiếp hiệu quả với khách hàng và trong doanh nghiệp.