Ngày nay quản lý tri thức là một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp, dù là với doanh nghiệp rất nhỏ hay doanh nghiệp rất lớn thì tri thức đều quan trọng. Khả năng tập hợp các tri thức, quản lý tri thức trong doanh nghiệp vào một chỗ và chia sẻ nó tới những người cần nó một cách dễ dàng là nhiệm vụ của hệ thống quản lý tri thức doanh nghiệp. Trong phần tiếp theo của bài này chúng ta xem xét về quản lý tri thức, tầm quan trọng của nó trong doanh nghiệp và hệ thống quản lý tri thức KMS qua bài viết dưới đây.

Hiểu đúng, Tri thức là gì?

Trước tiên chúng ta cần phần biệt 3 cấp độ của nhận thức: Dữ liệu, Thông tin và Tri thức, xem xét hình dưới đây

Lĩnh vực áp dụng của hệ thống quản lý tri thức

Hệ thống quản lý tri thức có thể được áp dụng đối với bên ngoài công ty và bên trong công ty

Hỗ trợ khách hàng

Đội ngũ hỗ trợ khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm, cung cấp các câu trả lời trong thư viện tri thức có sẵn, tập hợp và chia sẻ tài liệu dễ dàng.

Portal tri thức

Nhân viên, đối tác, khách hàng có thể tìm kiếm trực tiếp các kiến thức họ cần, giảm thiểu thời gian yêu cầu hỗ trợ.

Đào tạo nội bộ

Hệ thống quản trị tri thức có thể sử dụng làm đào tạo kiến thức nội bộ, xây dựng bộ kiến thức tiêu chuẩn cho các vị trí công việc, kiểm tra kiến thức.

Vai trò của quản trị tri thức trong doanh nghiệp

Dù ở bất kỳ quốc gia, doanh nghiệp nào thì tri thức cũng chính là nguồn lực quan trọng chiến lược nhất. Vậy quản trị tri thức là gì? Nó đóng vai trò gì trong các doanh nghiệp thời đại mới?

I. Định nghĩa quản trị tri thức

Quản trị tri thức là gì? Là tập hợp các phương pháp, công cụ quản trị, quản lý tài liệu. Nó liên quan đến việc tạo, chia sẻ, sử dụng, thúc đẩy và kiểm soát con người, hệ thống thông tin trong tổ chức. Mục đích của nó là đảm bảo những tài sản liên quan đến tri thức được sử dụng thích hợp và hiệu quả.

Quản trị tri thức là tập hợp các phương pháp, công cụ quản trị

Quá trình này được xem như một phương pháp tiếp cận đa ngành nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. Hiện nay có nhiều cách khai thác hay nghiên cứu mô hình khác nhau. Nhưng nhìn chung, những định nghĩa về quản trị tri thức đều bao gồm các đặc điểm sau:

Nhân tố con người là trọng tâm trong quá trình quản trị tri thức.

Quản trị tri thức và công nghệ thông tin là hai phạm trù hoàn toàn khác nhau. Công nghệ thông tin chỉ đóng vai trò hỗ trợ. Tuy nhiên nó cũng rất quan trọng trong quá trình này.

Hoạt động quản trị liên quan chặt chẽ với lý luận và thực tiễn, có tính chất đa ngành, đa lĩnh vực.

II. Tại sao cần phải quản lý tri thức?

Tri thức từ lâu đã luôn được xem xét như một yếu tố điển hình quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Thế nhưng khi phân tích sâu hơn, lí do thực sự khiến các doanh nghiệp, tổ chức phải chú trọng quản lý tri thức vì: 

Đây là giải pháp tối ưu ngăn chặn nạn “chảy máu chất xám” trong doanh nghiệp. Nó giúp thúc đẩy quá trình cải tiến doanh nghiệp.

Việc quản lý tri thức tốt có thể tạo ra một cấu trúc tổ chức học hỏi không ngừng. Cùng với đó là những cá nhân năng động và có khả năng thích ứng cao.

Đây là phương thức hiệu quả biến khách hàng thành người bạn trung thành của doanh nghiệp.

III. Nhu cầu dẫn tới quản trị tri thức

1. Xuất phát từ nhu cầu nhân sự

Thứ nhất, ngày càng có nhiều nhu cầu thúc đẩy trao đổi, chia sẻ và sáng tạo trong các nhóm làm việc. Nguyên nhân là do các công ty có xu hướng liên kết với nhau để cạnh tranh hơn. Do đó, nhân viên của các công ty khác nhau thường phải hợp tác.

Nguyên nhân thứ hai là các tổ công tác được hình thành và giải thể. Ngày nay, các nhóm làm việc thường được thành lập để giải quyết các vấn đề và dự án trong một khoảng thời gian ngắn. Khi các nhiệm vụ được hoàn thành, các nhóm này thường giải tán và các thành viên trở lại làm việc bình thường hoặc tham gia vào các nhóm làm việc khác mà chuyên môn của họ có giá trị hơn kiến ​​thức thu được trong các lĩnh vực khác của dự án.

2. Xuất phát từ nhu cầu kinh tế

Quản lý tri thức cung cấp một cơ hội duy nhất để biến tri thức thành một hệ thống. Điều này giúp các công ty tạo ra lợi thế về thời gian tiếp tục cạnh tranh và tạo ra giá trị kinh tế và giá trị thị trường chưa từng có.

3. Công nghệ và nhu cầu về một hệ thống quản trị tri thức

Kiến thức, chứ không phải công nghệ, có thể trực tiếp giúp nhân viên sở hữu nó đưa ra quyết định. Quản lý tri thức giúp nhân viên công ty làm việc hiệu quả hơn, đưa ra quyết định sáng suốt hơn, giảm thiểu sai lầm và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng với sự trợ giúp của công nghệ. Hàng hóa kịp thời nhất và hơn thế nữa.

IV. Chu trình quản trị tri thức

1. Giới thiệu chung về chu trình quản trị tri thức

Chu trình quản trị tri thức là gì? cũng được nhiều người quan tâm. Đây là quá trình biến đổi thông tin thành tri thức, tài sản trí tuệ trong một tổ chức, doanh nghiệp. Chu trình này góp phần giải thích tri thức được lưu giữ, chia sẻ, phân phối trong một tổ chức như thế nào. 

Có nhiều hướng tiếp cận chu trình quản trị tri thức. Trong đó, một số mô hình phổ biến có thể kể đến như: mô hình của Wiig (1993), mô hình của Meyer và Jack (1996). Sau đó là các mô hình của McElroy (1999), mô hình của Bukowitz và Williams (2000). 

Dựa vào việc phân tích, nghiên cứu các mô hình trước đây, Daklir (2005) đã đúc kết lại thành ba giai đoạn chính. Nó bao gồm:

• Lưu giữ và/hoặc sáng tạo tri thức.
• Chia sẻ và phổ biến tri thức.
• Bổ sung và áp dụng tri thức.

2. Phân tích sơ đồ chu trình quản trị tri thức

Quá trình của chu trình quản trị tri thức tích hợp được phác họa trên sơ đồ sau đây:

Hình trên: Sơ đồ chu trình quản trị tri thức

Quá trình quản trị tri thức bắt đầu bằng việc chuyển đổi lưu giữ/sáng tạo kiến ​​thức. Sau đó nó sẽ được chia sẻ và phổ biến rộng. Trong quá trình đó, nội dung tri thức được phân tích, đánh giá.

Tiếp theo, tri ​​thức được đặt vào ngữ cảnh phù hợp để có thể hiểu và ứng dụng được. Giai đoạn này tiếp tục được quay vòng. Như vậy doanh nghiệp sẽ luôn cập nhật nội dung tri thức mới. 

Ngữ cảnh hóa tri thức liên quan đến việc xác định, duy trì những yếu tố chính. Như vậy nội dung tri thức phù hợp hơn với nhiều người sử dụng. Ngữ cảnh hóa diễn ra thành công khi nội dung mới được tích hợp vào các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đảm bảo nó đồng bộ, chính xác và liền mạch.

IV. Vai trò quan trọng của quá trình quản trị tri thức trong doanh nghiệp

Tri thức ngày càng trở nên quan trọng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Theo nghiên cứu của Grant (1996), tri thức là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Do đó, quản trị tri thức chính là chiến lược nâng cao cạnh tranh hiệu quả nhất.

Quản trị tri thức trong doanh nghiệp mang lại lợi ích đáng kể cho từng cá nhân, từng khách hàng và cho cả tổ chức. Dưới đây là một số lý do tại sao chu trình này lại quan trọng đối với từng đối tượng, từng lĩnh vực trong một tổ chức.

1. Đối với nhân viên

• Nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ và tiết kiệm thời gian thông qua việc ra quyết định và giải quyết vấn đề tốt hơn.
• Nhân viên có động lực làm việc cao, gắn bó lâu dài với tổ chức.
• Nhân viên có thể thường xuyên cập nhật tình hình trong tổ chức, sẵn sàng vượt qua thách thức. Họ cũng tận dụng mọi cơ hội nhờ kỹ năng chuyên môn ngày càng được nâng cao.
• Nhân viên được cổ vũ, khuyến khích bày tỏ quan điểm, thể hiện tiềm năng tư duy.

2. Đối với khách hàng

• Khách hàng có thái độ tích cực với doanh nghiệp. Từ đó việc mua hàng sẽ diễn ra thường xuyên và lặp lại nhiều lần
• Doanh nghiệp dễ dàng giữ chân khách hàng hiện tại, xây dựng mức độ trung thành của khách hàng đối với doanh nghiệp cao
• Nhờ vào trải nghiệm tốt với sản phẩm, dịch vụ, khách hàng có thể giới thiệu doanh nghiệp đến các đối tượng khách hàng tiềm năng khác.

3. Đối với tổ chức, doanh nghiệp

• Tính cạnh tranh trong tổ chức được đề cao hơn. Bởi lẽ đây là kết quả của giá trị gia tăng mà tài sản trí tuệ của tổ chức mang lại. 
• Quản trị tri thức chú trọng sức sáng tạo, đưa ra các ý tưởng, khai thác tiềm năng của tổ chức. Nhờ vậy quá trình đổi mới sản phẩm, dịch vụ nhanh chóng được thúc đẩy. Nó góp phần mang lại hiệu quả tài chính cho tổ chức.
• Môi trường làm việc thoải mái, cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại. Chế độ đãi ngộ hợp lý cũng được ưu tiên
• Tổ chức liên kết các thành viên cùng chia sẻ tri thức, học tập và tiến bộ không ngừng. 

V. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị tri thức trong doanh nghiệp

Muốn thực hiện tốt quản trị tri thức, cần xác vấn đề then chốt đầu tiên là doanh nghiệp phải xác định rõ các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động quản trị trong tổ chức, doanh nghiệp đó. Đặc biệt, một số yếu tố quan trọng có thể kể đến như:

1. Công nghệ thông tin

• Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức
• Chất lượng của công cụ, hệ thống thông tin trong tổ chức
• Các tiện ích đa dạng của công nghệ thông tin

2. Các nhân tố tổ chức nội bộ

• Quy mô doanh nghiệp
• Loại hình doanh nghiệp
• Văn hoá doanh nghiệp
• Phong cách lãnh đạo tổ chức
• Môi trường làm việc của tổ chức

3. Vốn tri thức

• Tính ứng dụng của tri thức trong tổ chức
• Khả năng tích luỹ tri thức của tổ chức
• Mức độ hợp tác, chia sẻ tri thức trong tổ chức

4. Chiến lược của tổ chức

• Mục tiêu tổ chức chiến lược
• Lập kế hoạch công việc và môi trường thực hiện chiến lược
• Sự phân bổ nhân lực cho chiến lược

VI. Ứng dụng hệ thống quản trị tri thức trong doanh nghiệp ngày nay

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt ngày nay, việc xây dựng hệ thống quản trị tri thức hiệu quả chính là cách mà các doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thương trường. Để quá trình ứng dụng diễn ra tốt hơn, doanh nghiệp cần xem xét các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động trong tổ chức của mình. 

Ứng dụng quản trị tri thức trong doanh nghiệp trong thời đại mới

1. Thứ nhất, doanh nghiệp cần phải nghiên cứu, tìm hiểu tầm quan trọng cũng như tác động của quá trình quản trị này đến với doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể thuận lợi đưa ra định hướng thực hiện quản trị tri thức phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.
2. Thứ hai, doanh nghiệp phải có chế độ đãi ngộ, bảo hộ công bằng, minh bạch đối với những giá trị mà nhân viên trong tổ chức tạo ra.
3. Thứ ba, doanh nghiệp cần có kế hoạch xây dựng chiến lược quản trị tri thức. Nó dựa trên mục tiêu phát triển bền vững, toàn diện của tổ chức
4. Thứ tư, các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp phải thể hiện tinh thần, thái độ cư xử phù hợp với nhân viên. Đồng thời tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, cởi mở, nâng cao sự cộng tác, đoàn kết trong tổ chức. 
   

Hệ thống quản lý tri thức (KMS) là gì?

Hệ thống quản lý tri thức (KMS) là một phần mềm hoặc nền tảng công nghệ được thiết kế để thu thập, tổ chức, lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tri thức và thông tin trong một tổ chức hoặc môi trường làm việc. Mục tiêu chính của KMS là tạo điều kiện thuận lợi để quản lý tri thức, giúp người dùng truy cập thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và dễ dàng, đồng thời thúc đẩy việc chia sẻ và hợp tác trong tổ chức.

Các tính năng chính của một hệ thống quản lý tri thức bao gồm:

1. Thu thập tri thức: Hệ thống cho phép người dùng tạo, nhập liệu và thu thập tri thức từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả văn bản, hình ảnh, video, tài liệu, bài viết và dữ liệu số khác.
2. Tổ chức và lưu trữ: Tri thức được tổ chức và lưu trữ theo các danh mục, chủ đề, từ khóa hoặc hệ thống phân loại khác. Điều này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin theo nhu cầu.
3. Tìm kiếm hiệu quả: Hệ thống quản lý tri thức cung cấp công cụ tìm kiếm mạnh mẽ để người dùng có thể nhanh chóng tìm ra thông tin cần thiết dựa trên từ khóa, cụm từ hoặc các tiêu chí tìm kiếm khác.
4. Chia sẻ và hợp tác: Người dùng có thể chia sẻ tri thức, tài liệu và thông tin với nhau thông qua hệ thống này. Các tính năng hợp tác như bình luận, đánh giá, đánh dấu và tương tác giúp nâng cao hiệu suất làm việc nhóm và sự chia sẻ thông tin trong tổ chức.
5. Bảo mật và quản lý quyền truy cập: Hệ thống KMS cung cấp cơ chế bảo mật để đảm bảo rằng thông tin quan trọng không bị truy cập trái phép. Người quản trị có khả năng quản lý quyền truy cập vào thông tin dựa trên vai trò và phân quyền của từng người dùng.
6. Duyệt và cập nhật thông tin: Người dùng có khả năng duyệt xem, sửa đổi và cập nhật tri thức theo thời gian.

Các lĩnh vực ứng dụng của hệ thống quản lý tri thức bao gồm quản lý tri thức doanh nghiệp, quản lý tri thức trong lĩnh vực y tế, giáo dục, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, và nhiều lĩnh vực khác.

Kết luận

Bài viết trên là toàn bộ giải đáp về vấn đề quản trị tri thức là gì? Nó đóng vai trò quan trọng như thế nào trong doanh nghiệp?

Hy vọng qua những chia sẻ vừa rồi, quý độc giả đã có thể trang bị cho mình những kiến thức bổ ích. Đặc biệt liên quan đến quản trị tri thức và áp dụng phù hợp cho mô hình doanh nghiệp của mình. 

Ứng dụng Bisfast KMS là hệ thống quản lý tri thức (KMS) với khả năng tập hợp dữ liệu ở cùng một chỗ và ngay trong hệ thống ERP cũng như có thể hoạt động hoàn toàn độc lập. 

Phân hệ chức năng phần mềm quản lý tri thức Bisfast KMS cho phép tập hợp, tổ chức, phân loại và sắp xếp tri thức và dễ dàng chia sẻ nó với nhân viên, đối tác, khách hàng, nhà cung cấp, cho phép nó được sử dụng lại dễ dàng trong nhiều tài liệu khác nhau. Hãy đăng ký dùng thử Bisfast để trải nghiệm khả năng của phần mềm quản lý tri thức Bisfast KMS.