Phần mềm Kế toán ERP là gì? Phần mềm ERP và phần mềm kế toán truyền thống có gì khác nhau

Phần mềm Kế toán ERP là gì? ERP là gì?

Phần mềm kế toán ERP là ứng dụng quản lý tài chính kế toán trong giải pháp quản lý tổng thể ERP. Hầu hết các nghiệp vụ phát sinh của các bộ phận đều liên quan đến kế toán tài chính, vì vậy tính năng quản lý này cực kỳ quan trọng trong phần mềm ERP.

 Hệ thống ERP là một bộ ứng dụng phần mềm tích hợp mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để điều hành hầu hết mọi khía cạnh trong tổ chức của họ. Cơ sở dữ liệu của hệ thống ERP thường bao gồm đầu vào từ kế toán, nhân sự, sản xuất, tiếp thị, bán hàng, chuỗi cung ứng và các bộ phận khác. Do đó, các nhà quản lý doanh nghiệp có thể sử dụng chế độ xem thống nhất về dữ liệu doanh nghiệp của hệ thống ERP để tự động hóa các quy trình kinh doanh và tạo thông tin chuyên sâu về nhiều phòng ban. Các nhà quản lý công ty có thể sử dụng hệ thống ERP để xác định các cải tiến quy trình và thúc đẩy hiệu quả quản lý doanh nghiệp. 

Phần mềm Kế toán truyền thống là gì?

Phần mềm kế toán truyền thống là phần mềm có có tính năng quản lý kế toán tài chính riêng lẻ, không tích hợp với các ứng dụng quản lý khác.
Phần mềm kế toán truyền thống chỉ tập trung vào các hoạt động tài chính công ty như quản lý các khoản phải thu, phải trả, lập báo cáo tài chính,...
Vì tính chất quản lý kế toán tài chính độc lập, nên dữ liệu đầu vào thường được thực hiện ghi nhận bằng cách thủ công, tổng hợp từ các phòng ban khác. Điều này có thể dẫn đến nhiều sai sót và dữ liệu chưa được ghi nhận theo thời gian thực. 

Điểm khác biệt giữa phần mềm ERP và phần mềm kế toán truyền thống

Điểm khác biệt lớn nhất giữa phần mềm ERP và phần mềm kế toán truyền thống chính là phạm vi quản lý của doanh nghiệp. Phần mềm kế toán truyền thống giúp quản lý các hoạt động tài chính giúp các công ty nhỏ ban đầu vượt qua các bảng tính thủ công. Nhưng tính năng kế toán tài chính trong phần mềm ERP còn nhiều khả năng quản lý vượt xa nữa. 

Doanh nghiệp vừa khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ thời gian đầu có thể hài lòng với việc tính toán bằng tay, hoặc bằng trang tính, chỉ với 50 - 60 khách hàng thì điều này có thể. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển lên tới 1000 khách hàng, rồi lên tới 10.000 khách hàng thì họ nhận ra mình đang tốn quá nhiều thời gian để quản lý sổ sách kế toán, và việc này còn có thể dẫn đến quá tải. 

Doanh nghiệp lúc này bắt đầu đi tìm kiếm một giải pháp phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Đầu tiên họ vẫn nghĩ đến sử dụng một phần mềm kế toán chuyên dụng. Nhưng rồi vấn đề lại xảy đến khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn: theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng và phương thức thanh toán, thanh toán cho nhà cung cấp, tính toán chi phí, lợi nhuận. Phần mềm kế toán lúc này có thể giúp xử lý những hoạt động này, nhưng phần mềm kế toán tài chính không thể giúp theo dõi công nợ nhà cung cấp, quản lý đội ngũ nhân sự, quản lý hoạt động công việc, quản lý kho hàng,...

Sự khác biệt chính của khả năng phần mềm kế toán & ERP

Bạn nên chọn phần mềm ERP hay phần mềm kế toán truyền thống

Như nội dung bên trên, chúng ta đã biết có sự khác biệt chức năng rõ rệt của phần mềm kế toán truyền thống và phần mềm ERP, vì vậy việc so sánh này là không tương ứng. Thay vì hỏi doanh nghiệp nên mua phần mềm ERP hay phần mềm kế toán truyền thống thì chúng ta nên hỏi khi nào nên dùng phần mềm này sẽ tốt hơn.

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và công ty vừa mới thành lập thì phần mềm kế toán chuyên dụng đã đủ đáp ứng yêu cầu quản lý của họ. Nhưng một khi doanh nghiệp phát triển, nhận ra rằng mình thiếu khả năng quản lý các quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Về góc độ dữ liệu có thể đang chưa được phản ánh đúng bản chất sự thật, thống nhất. 
Vì vậy đây là 3 câu hỏi gợi ý giúp bạn đánh giá đây có phải là thời điểm tốt để đầu tư vào phần mềm ERP cho doanh nghiệp: 

Doanh nghiệp bạn có đang sử dụng các hệ thống khác nhau để quản lý các quy trình khác nhau hay không?

Nếu bạn đang sử dụng nhiều hệ thống để điều hành các phòng ban khác nhau, bạn sẽ gặp phải các vấn đề về năng suất, hiệu quả và sự phối hợp giữa các bộ phận. 

Giả sử dữ liệu bán hàng của bạn không được cập nhật hoặc nhập chính xác. Điều này ảnh hưởng đến bộ phận sản xuất và quản lý hàng tồn kho của bạn, từ đó ảnh hưởng đến các bộ phận khác. Ngay cả khi bạn đã có sẵn một hệ thống kế toán tốt, việc thiếu tích hợp trong toàn bộ SME của bạn có nghĩa là bạn sẽ khó ngăn chặn hiệu ứng gợn sóng tốn kém này.

Điểm vượt trội của phần mềm ERP là tích hợp các hệ thống khác nhau này lại với nhau, vì vậy các chức năng kinh doanh của bạn dựa trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Với một nguồn thông tin chứa dữ liệu chính xác, theo thời gian thực, giải pháp ERP sẽ phá vỡ tình trạng tắt nghẽn thông tin, giúp nhân viên đưa ra quyết định nhanh hơn, thông minh hơn và giải phóng người quản lý để tập trung vào các hoạt động có giá trị cao như xác định các cơ hội kinh doanh mới.

Quy trình kế toán của bạn có bị chậm và tẻ nhạt không?

Bạn có một phần mềm kế toán, phục vụ bạn rất tốt trong những ngày đầu kinh doanh.
Nhưng gần đây, bạn nhận thấy mọi thứ không diễn ra suôn sẻ như trước đây. Đội quản lý kế toán tài chính của bạn phải mất nhiều thời gian để tạo báo cáo. Khi cần xem báo cáo, họ sẽ phản hồi họ cần thêm thời gian đối chiếu thông tin trên nhiều hệ thống và nhiều bảng tính. Họ lãng phí hàng giờ để nhập dữ liệu thủ công từ hóa đơn giấy và đơn đặt hàng vào hệ thống kế toán. 
Bằng cách chuyển sang hệ thống ERP, bạn sẽ có được tất cả dữ liệu quy trình kinh doanh của mình trong một cơ sở dữ liệu duy nhất. Các nghiệp vụ thông thường và tẻ nhạt có thể được tự động hóa, giải phóng nhóm quản lý tài chính của bạn khỏi việc nhập lại thông tin hoặc đối chiếu dữ liệu theo cách thủ công. Làm việc hiệu quả hơn và có thể tạo các báo cáo ban lãnh đạo cần nhanh chóng. 

Để có được thông tin bạn cần có tốn nhiều thời gian không?

Mất bao lâu để biết liệu số liệu bán hàng được cập nhật? Bạn có nhanh chóng nhận được thông tin về tỷ suất lợi nhuận bán hàng trung bình hoặc đơn đặt hàng trung bình mỗi ngày không?

Nếu câu trả lời của bạn cho những điều trên là "không" và “mãi mãi”, thì đã đến lúc bạn nên xem xét lại. Trong số các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tốc độ và áp lực để thành công lớn hơn bao giờ hết. Ban lãnh đạo điều hành muốn có cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp bất cứ khi nào họ cần, trong khi các nhân viên sẽ mong nhận được thông tin chính xác để họ có thể thực hiện công việc nhanh hơn.

Ban điều hành và nhân viên của bạn sẽ cần truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào dữ liệu chính xác, theo thời gian thực. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang đối chiếu thủ công các bảng tính và đối chiếu hệ thống thì không thể truy cập được dữ liệu kịp thời. 

Tại sao ERP là lựa chọn đúng đắn cho sự tăng trưởng của doanh nghiệp

Bởi vì ERP có rất nhiều mô-đun: quản lý chuỗi cung ứng, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và Nhân sự, sản xuất,... - nên ERP có khả năng đáp ứng cho mở rộng nhất cho một công ty đang phát triển. Chẳng hạn, giả sử một sản phẩm mà doanh nghiệp bạn vừa tạo ra và được cấp bằng sáng chế có một danh sách dài các nhà phân phối và nhà cung cấp bán lẻ. Bạn sẽ không thể theo dõi các đơn đặt hàng, lô hàng và nguồn cung cấp trên hệ thống kế toán. Nếu đó là tất cả những gì bạn có, thì rất có thể dữ liệu này sẽ xuất hiện trong nhiều bảng tính khác nhau, quản lý tốn nhiều thời gian và có thể sai sót. Nhưng nếu bạn có một hệ thống ERP, bạn có một cách để sắp xếp thông tin này và nhanh chóng truy cập vào những dữ liệu bạn cần bất cứ lúc nào.

Ngoài việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp, phần mềm ERP cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng hợp về doanh nghiệp của mình; Tất cả các quy trình và chức năng kinh doanh của bạn vào một cơ sở dữ liệu duy nhất. Điều này giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn nhiều.

Kết

Các hệ thống ERP thường bị nhầm lẫn với các gói phần mềm kế toán truyền thống, nhưng chúng không giống nhau. Các gói phần mềm kế toán cung cấp một phần nhỏ so với những gì một phần mềm ERP thực sự có thể cung cấp. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang phát triển vẫn dựa vào phần mềm kế toán có thể thấy các chức năng của phần mềm không đủ để đáp ứng mục tiêu của họ – chuyển sang phần mềm ERP sẽ là bước tự nhiên tiếp theo.

Doanh nghiệp có thể dùng thử phần mềm ERP của Bisfast. Hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi theo ngay ngày hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất qua Hotline: 0901.366.468