Quản lý dữ liệu tập chung trong Odoo Bisfast

Hạ tầng công nghệ thông tin của các công ty hiện nay

Nếu công ty bạn quản lý bán hàng bằng một phần mềm và sau đó đổ dữ liệu này sang một phần mềm kế toán khác để hạch toán và làm bao cáo tài chính và theo dõi quản trị, bạn cũng có thể có một phần mềm khác chuyên dùng cho quản lý vật tư và nhân viên bán hàng của bạn phải liên hệ với bộ phận kho để kiểm tra tồn kho trước khi chốt đơn hàng bán thì đó không phải trường hợp cá biệt. Thực tế thì đó là hiện trạng của hầu hết các công ty hiện nay không chỉ ở Việt Nam mà còn cả trên thế giới. 

Một số vấn đề gặp phải ở các hệ thống đơn lẻ

• Dữ liệu nằm ở nhiều phần mềm khác nhau: Dữ liệu có thể không đồng nhất, khó đối chiếu và kiểm tra
• Tính tin cậy của dữ liệu là một vấn đề vì có nhiều hoạt động thủ công như xuất dữ liệu, chỉnh sửa thur công và nhập dữ liệu giữa các phần mềm
• Công việc lặp lại, nhân viên có thể phải đồng thời nhập dữ liệu ở nhiều phần mềm, dẫn tới sự không đồng nhất về dữ liệu
• Nâng cấp khó khăn: Nếu nâng cấp một phần mềm thì cần nâng cấp toàn bộ các kết nối API liên quan tới phần mềm đó do đó làm chi phí vận hành và bảo trì hệ thống. 
• Bảo trì khó khăn: Bảo trì nhiều phần mềm và các kết nối phức tạp giữa chúng, mỗi phần mềm có cấu trúc dữ liệu khác nhau với hàng ngàn trường dữ liệu phụ thuộc và liên quan tới nhau là một cơn ác mộng đối với bất cứ nhà quản trị hệ thống nào.
• Đào tạo và chuyển giao khó khăn: Mỗi phần mềm có cách thức hoạt động khác nhau, việc nắm bắt được kiến thức của từng phần mềm là một khó khăn.
• Chậm: Các báo cáo cần được tổng hợp một cách thủ công từ nhiều phần mềm điều này làm mất nhiều thời gian và chậm trễ trong việc ra quyết định hay nhìn thấy bức tranh tổng thể.

Như đã mô tả ở trên, có nhiều nhược điểm đối với việc sử dụng các phần mềm đơn lẻ để vận hành doanh nghiệp, nhưng cũng có những lý do để doanh nghiệp vẫn đang sử dụng phần mềm riêng lẻ để hoạt động và vẫn phải có các hoạt động thủ công sử dụng con người để hàng ngày xuất dữ liệu từ phần mềm này xong xử lý và nhập lại vào phần mềm khác và có thể xuất dữ liệu từ nhiều hệ thống ra để tổng hợp và làm báo cáo. Ví dụ xuất dữ liệu từ các cửa hàng bán lẻ ra để nhập lại vào phần mềm kế toán để hạch toán doanh thu, hay tiếp tục nhập vào phần mềm kho để quản lý tồn kho. Đó là một công việc tốn thời gian và tỉ mỉ, có thể dẫn tới các sai sót do các lỗi con người. 

Vậy tại sao doanh nghiệp vẫn đang sử dụng nhiều phần mềm riêng rẽ để quản lý những hoạt động của họ. 

Như bạn thấy nhiều khi phần mềm bán hàng không có khả năng ghi nhận các bút toán tài chính kế toán hay quản lý kho, phần mềm CRM đôi khi không thể tạo ra báo giá hay quản lý tồn kho. Phần mềm kế toán thì dành cho kế toán và không tiện lợi để bán hàng. Phần mềm bán lẻ tại cửa hàng không có chức năng quản lý bán sỉ hay ghi nhận công nợ, phần mềm kho không có chức năng bán hàng hay mua hàng. Điều này bởi vì nó là những phần mềm đơn lẻ, được tạo ra để giải quyết một vấn đề cụ thể mà không phải để giải quyết bài toán tổng thể của doanh nghiệp. Do đó các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng nhiều phần mềm để giải quyết các việc khác nhau.

Vấn đề sử dụng các API để kết nối các phần mềm riêng rẽ lại với nhau thành một hệ thống tích hợp

Một trong các cách tiếp cận vấn đề này là sử dụng nhiều kết nối API để liên kết dữ liệu giữa các phần mềm khác nhau với nhau. Nhưng API cũng có vấn đề của nó, đó là: 

• Chi phí phát triển một API thường cao, có khi cao bằng cả 2 phần mềm cộng lại
• Khó bảo trì, vì mỗi khi một phần mềm có nâng cấp tính năng thì cần sửa lại tất cả các API liên kết tới phần mềm này để nó hoạt động đúng, việc duy trì và đảm bảo toàn bộ các API này hoạt động tốt là cơn ác mộng đối với tất cả các nhà quản trị hệ thống công nghệ thông tin.
• Đôi khi không thể kết nối được bằng API vì có những phần mềm chỉ chạy ở máy tính trong mạng nội bộ hoặc ở trên máy tính đơn lẻ, nhiều phần mềm không có sẵn API hoặc không thể kết nối do mã nguồn đóng.
• Vấn đề rủi ro bảo mật: Khi kết nối API có thể có khó khăn do đó người ta hay sử dụng một cơ cở dữ liệu trung gian, việc trực tiếp ghi và đọc trong cơ cở dữ liệu trung gian này hay tiềm tàng nhiều vấn đề về bảo mật mà đôi khi hay bị bỏ qua. Đây là một vấn đề lớn và cần được xem xet kỹ lưỡng.

Như bạn thấy chúng ta cần một hệ thống phần mềm có thể liên kết mọi dữ liệu của doanh nghiệp với nhau, và chúng ta có một loại phần mềm giải quyết vấn đề này, đó là Phần mềm ERP. 

Vậy tại sao các doanh nghiệp đến giờ vẫn còn chưa ứng dụng ERP. 

Thực tế Phần mềm ERP sẽ giải quyết được bài toán dữ liệu tập chung, nhưng trong quá khứ đã có vài rào cản cho việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp, đó là: 

• Chi phí triển khai cao: Phần mềm ERP đòi hỏi chi phí triển khai và bảo trì cao hơn các phần mềm riêng lẻ và gần như không thể tiếp cận được với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Thời gian triển khai dài: Phần mềm ERP thường có khoảng thời gian triển khai dài do phần lớn nó được thiết kế riêng theo doanh nghiệp. Thời gian triển khai ERP có thể kéo dài nhiều năm.
• Môi trường kinh doanh biến động: Thời đại đại công nghiệp đã đi qua với các khủng hoảng thừa, sự thay đổi về thị hiếu và thị trường ảnh hưởng của sự phát triển nhanh chóng của công nghệ đã làm cho môi trường kinh doanh của doanh nghiệp trở lên biến động hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp cần vận động nhanh hơn để tồn tại và phát triển nắm bắt các cơ hội mới để tăng trưởng. Việc triển khai hệ thống ERP cồng kềnh và tốn kém và kéo dài có thể làm chậm bước tiến của doanh nghiệp. 

Vậy tại sao bây giờ doanh nghiệp lại nên triển khai ERP

Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, ngay nay các trở ngại triển khai hệ thống ERP như đã nói ở trên đã được giải quyết, ngay nay các doanh nghiệp có thể triển khai một hệ thống ERP chỉ trong vài tuần thay vì vài năm, ERP cũng có giá rất rẻ chỉ bằng giá của các phần mềm đơn lẻ. 

• Chi phí thấp: Với sự phát triển và xu hướng ngày nay về việc vận dụng mã nguồn mở giúp cho doanh nghiệp đã có thể tiếp cận tới các phần mềm ERP mã nguồn mở mạnh mẽ, như Odoo với chi phí bản quyền = 0 đ và sự hỗ trợ của cộng đồng lớn mạnh.
• Xu hướng dịch vụ phần mềm SaaS (phần mềm như một dịch vụ) như giải pháp Odoo Bisfast giúp doanh nghiệp không cần phải trả phí cho phát triển ban đầu, không phải lo vấn đề hạ tầng tốn kèm mà chỉ phải trả phí hàng tháng theo số lượng người dùng.
• Thời gian triển khai được rút ngắn khi triển khai hệ thống ERP Odoo Bisfast do các tính năng đã được phát triển hoàn thiện đáp ứng hầu hết các yêu cầu thực tế ngay lập tức giúp giảm thời gian thực hiện các tuỳ chỉnh qua đó giảm chi phí và rút ngắn thời gian.

Bằng cách sử dụng giải pháp công nghệ mới như Odoo Bisfast và mô hình dịch vụ phần mềm SaaS, các doanh nghiệp ngày nay đã có thể tiếp cận hệ thống ERP với chi phí thấp và thời gian triển khai nhanh chóng, đạt được các lợi ích của dữ liệu tập chung

Cách tiếp cận vấn đề dữ liệu tập chung của hệ thống Odoo Bisfast

Không liên kết mà thay thế các ứng dụng riêng lẻ bằng các chức năng có sẵn của hệ thống.

Giải pháp Odoo Bisfast

Không tích hợp mà thay thế các phần mềm bằng một hệ thống duy nhất. Các app của Odoo Bisfast thay thế mọi phần mềm đơn lẻ hiện có trên thị trường, mỗi app đều mạnh mẽ khi đứng độc lập và sẽ cực mạnh khi đứng cùng nhau.

Hướng tiếp cận mới cho vấn đề phân tán dữ liệu: Không liên kết mà thay thế các ứng dụng riêng lẻ bằng các chức năng nội bộ của hệ thống.

Ưu điểm của việc tập chung dữ liệu của hệ thống Odoo Bisfast

• Toàn bộ các dữ liệu ở cùng một chỗ, mọi dữ liệu đều liên kết với nhau
• Phân quyền truy cập dữ liệu theo vai trò và nhu cầu sử dụng dữ liệu
• Báo cáo thời gian thực, có thể xem và phân tích và tra cứu mọi dữ liệu trên toàn bộ doanh nghiệp
• Lịch sử thay đổi của mọi tài liệu được lưu trữ đầy đủ, giúp truy vết và tìm hiểu vấn đề dễ dàng hơn
• Giao tiếp nội bộ tập chung trong cùng một phần mềm, giúp phối hợp nhóm hiệu quả hơn

Bạn có thể Đăng ký dùng thử Bisfast để tự mình trải nghiệm sức mạnh của hệ thống dữ liệu tập chung Bisfast