Chắc hẳn doanh nghiệp của bạn khi muốn tìm hiểu về dự án ERP sẽ luôn muốn biết thời gian triển khai dự án sẽ bao lâu, cần chuẩn bị những gì để dự án được triển khai và vận hành trơn tru hơn. Qua bài biết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai dự án.
Thời gian kỳ vọng của doanh nghiệp khi triển khai dự án ERP
Thời gian triển khai hợp lý
Doanh nghiệp kỳ vọng rằng dự án ERP sẽ được triển khai theo một lịch trình hợp lý. Thời gian triển khai cần phù hợp với khả năng của doanh nghiệp và không gây ảnh hưởng quá lớn đến hoạt động kinh doanh hiện tại.
Đáp ứng nhu cầu kinh doanh
Doanh nghiệp mong muốn dự án ERP được triển khai một cách nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Thời gian triển khai cần được rút ngắn để doanh nghiệp có thể sử dụng các tính năng và lợi ích của hệ thống ERP một cách sớm nhất.
Đảm bảo tính ổn định
Doanh nghiệp hy vọng rằng quá trình triển khai sẽ được thực hiện một cách mượt mà và đảm bảo tính ổn định của hệ thống ERP. Thời gian triển khai cần đủ để thử nghiệm, đánh giá và cải thiện hiệu suất của hệ thống.
Sự linh hoạt và điều chỉnh
Doanh nghiệp cần sự linh hoạt trong quá trình triển khai để điều chỉnh theo các yêu cầu và thay đổi của môi trường kinh doanh. Thời gian triển khai cần cho phép các điều chỉnh và tùy chỉnh để đáp ứng đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp.
Hạn chế gián đoạn hoạt động kinh doanh
Doanh nghiệp hy vọng thời gian triển khai dự án ERP sẽ được giảm thiểu để hạn chế sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh. Thời gian triển khai cần được đảm bảo để tránh tình trạng không hoạt động hoặc giảm thiểu tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.
Khung thời gian tổng thể để triển khai một dự án ERP
Lập kế hoạch cho dự án
Lập kế hoạch là giai đoạn quan trọng trong triển khai dự án ERP, yêu cầu sự tập trung và đầu tư thời gian. Trong giai đoạn này, thu thập yêu cầu, phân tích kinh doanh, lập kế hoạch và xác định phạm vi dự án là những hoạt động chủ yếu. Các cuộc họp và trao đổi thông tin với các bộ phận và người dùng cuối sẽ giúp hiểu rõ quy trình kinh doanh hiện tại và yêu cầu cụ thể của hệ thống ERP. Phân tích kinh doanh sẽ tìm ra điểm mạnh và yếu, đề xuất cải tiến hoặc thay đổi.
Sau đó, dựa trên thông tin thu thập, lập kế hoạch triển khai dự án ERP bằng việc xác định phạm vi, lên lịch công việc, định rõ tài nguyên và kế hoạch triển khai. Đặt ra yêu cầu và mục tiêu rõ ràng, cùng với các bước và giai đoạn triển khai cụ thể.
Thời gian lập kế hoạch thường kéo dài từ 1 đến 3 tháng, tùy thuộc vào quy mô và phạm vi dự án ERP. Giai đoạn này cần đủ thời gian để thu thập thông tin đầy đủ, phân tích kỹ lưỡng và lập kế hoạch chi tiết, đảm bảo quá trình triển khai được thuận lợi và đạt kết quả mong muốn.
Lập kế hoạch chính xác từ đầu sẽ tăng khả năng thành công và giảm rủi ro và sai sót trong quá trình triển khai dự án ERP.
Thiết kế hệ thống ERP
Giai đoạn thiết kế hệ thống bao gồm việc xác định kiến trúc hệ thống ERP, chuẩn bị môi trường và tạo bản thiết kế chi tiết cho hệ thống. Thời gian ước tính cho giai đoạn này thường kéo dài từ 2 đến 4 tháng. Trong giai đoạn này, nhóm dự án sẽ tập trung vào thiết kế cơ sở dữ liệu, mô hình quy trình kinh doanh, giao diện người dùng và tích hợp các thành phần khác nhau của hệ thống. Mục tiêu là tạo ra một thiết kế hệ thống ERP phù hợp với yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.
Phát triển và cấu hình hệ thống
Giai đoạn này liên quan đến việc phát triển và cấu hình hệ thống ERP theo yêu cầu của doanh nghiệp. Thời gian ước tính cho giai đoạn này thường kéo dài từ 3 đến 6 tháng, tùy thuộc vào phạm vi và độ phức tạp của dự án. Trong giai đoạn này, nhóm dự án sẽ tiến hành phát triển các chức năng và tính năng cần thiết trong hệ thống ERP. Các công việc cấu hình sẽ được thực hiện để tùy chỉnh hệ thống theo quy trình kinh doanh và yêu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời, kiểm tra và đảm bảo tính ổn định của hệ thống cũng là một phần quan trọng trong giai đoạn này.
Kiểm thử
Giai đoạn kiểm thử tập trung vào việc kiểm tra và đảm bảo tính ổn định, hiệu suất và đáng tin cậy của hệ thống ERP. Thời gian ước tính cho giai đoạn này thường kéo dài từ 1 đến 2 tháng. Trong giai đoạn này, các kịch bản kiểm thử sẽ được thiết kế và thực hiện để kiểm tra tất cả các khía cạnh của hệ thống, từ tính năng cơ bản đến tương tác với các ứng dụng và hệ thống khác.
Triển khai và chuyển giao
Giai đoạn này đánh dấu việc triển khai hệ thống ERP trên môi trường sản xuất và chuyển giao cho người dùng cuối. Thời gian ước tính cho giai đoạn này là từ 1 đến 2 tháng. Trong giai đoạn này, các quy trình triển khai sẽ được thực hiện, dữ liệu sẽ được chuyển đổi và người dùng cuối sẽ được đào tạo để sử dụng hệ thống ERP mới. Đồng thời, hỗ trợ và bảo trì sẽ được cung cấp để đảm bảo hoạt động ổn định của hệ thống sau khi triển khai.
Tổng cộng, thời gian triển khai một dự án ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm phạm vi dự án, độ phức tạp của quy trình kinh doanh, sự chuẩn bị trước dự án, tương thích và sẵn sàng của hạ tầng công nghệ, mức độ sẵn sàng của hệ thống hiện tại, sự sẵn lòng và hợp tác của người dùng cuối, tính tương thích hệ thống, tài nguyên và ngân sách, yêu cầu tùy chỉnh và thay đổi.
Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai dự án ERP
Yếu tố 1: Phạm vi dự án ERP
Quy mô và phạm vi của dự án ERP có vai trò quan trọng trong xác định thời gian triển khai. Các dự án ERP lớn với quy mô và phạm vi rộng hơn, bao gồm nhiều tính năng, phân hệ và quy trình kinh doanh phức tạp, thường mất nhiều thời gian hơn để triển khai. Các dự án nhỏ hơn và tập trung vào một số tính năng chức năng cụ thể thì thời gian triển khai có thể ngắn hơn. Điều quan trọng là phải đánh giá và xác định phạm vi dự án một cách cụ thể từ đầu để có thể ước tính thời gian triển khai một cách chính xác.
Yếu tố 2: Độ phức tạp của quy trình kinh doanh
Mức độ phức tạp của quy trình kinh doanh hiện tại và các yêu cầu kỹ thuật của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến thời gian triển khai. Quy trình kinh doanh phức tạp và đa dạng yêu cầu nhiều công việc phân tích, thiết kế và cấu hình chi tiết hơn để tạo ra một hệ thống ERP phù hợp và đáp ứng được các yêu cầu cụ thể. Nếu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp rất phức tạp, việc hiểu rõ, phân tích và thiết kế các quy trình mới sẽ tốn thời gian để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của hệ thống ERP.
Yếu tố 3: Sự chuẩn bị trước dự án
Việc chuẩn bị một cách kỹ lưỡng trước khi triển khai dự án ERP là rất quan trọng để đạt được hiệu quả cao và giảm thời gian triển khai. Đảm bảo rằng các yêu cầu dự án đã được xác định rõ ràng, tài nguyên cần thiết đã được đảm bảo và quy trình triển khai đã được lập kế hoạch và chuẩn bị đầy đủ sẽ giúp dự án diễn ra một cách trơn tru hơn. Sự chuẩn bị tốt trước dự án bao gồm việc tiến hành phân tích kỹ lưỡng, xác định rõ mục tiêu và kế hoạch triển khai, cũng như xác định các rủi ro tiềm năng và các biện pháp kiểm soát.
Yếu tố 4: Tính tương thích và sẵn sàng của hạ tầng công nghệ
Để triển khai thành công một dự án ERP, hạ tầng công nghệ hiện có phải tương thích và sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của hệ thống ERP mới. Điều này bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng lưới, cũng như các yếu tố liên quan khác. Nếu hạ tầng công nghệ không đáp ứng được yêu cầu, có thể cần thời gian để điều chỉnh, nâng cấp hoặc tối ưu hóa trước khi triển khai dự án ERP. Việc đảm bảo tính tương thích và sẵn sàng của hạ tầng công nghệ sẽ giúp tránh được các vấn đề và rào cản không cần thiết trong quá trình triển khai.
Yếu tố 5: Mức độ sẵn sàng của hệ thống hiện tại
Trước khi triển khai dự án ERP, kiểm tra mức độ sẵn sàng của hệ thống hiện tại là rất quan trọng. Nếu hệ thống hiện tại gặp vấn đề về dữ liệu không chính xác, quy trình kinh doanh không tối ưu hoặc cơ sở hạ tầng không đáp ứng được yêu cầu, thì việc chuẩn bị và sửa chữa hệ thống này trước khi triển khai ERP là cần thiết. Quá trình này có thể bao gồm việc làm các biến đổi, làm sạch và cập nhật dữ liệu, tối ưu hóa quy trình kinh doanh, và nâng cấp hạ tầng công nghệ để đảm bảo tính đúng đắn và sẵn sàng của hệ thống. Việc đảm bảo mức độ sẵn sàng của hệ thống hiện tại trước khi triển khai ERP giúp đảm bảo rằng dự án được triển khai trên một nền tảng ổn định và giảm thiểu các vấn đề và trở ngại trong quá trình triển khai.
Yếu tố 6: Sự sẵn lòng và hợp tác của người dùng cuối
Trong quá trình triển khai ERP, sự sẵn lòng và hợp tác của người dùng cuối đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến thời gian triển khai. Sự sẵn lòng hợp tác của người dùng cuối đòi hỏi sự tham gia tích cực và đóng góp của họ trong các hoạt động như cung cấp thông tin, tham gia đánh giá và kiểm thử hệ thống, cũng như sẵn lòng tham gia quá trình đào tạo và chấp nhận sử dụng hệ thống mới. Sự hợp tác và sự hỗ trợ từ người dùng cuối giúp tăng tốc quá trình triển khai và giảm thiểu các khó khăn và trở ngại.
Yếu tố 7: Tính tương thích hệ thống
Trong quá trình triển khai ERP, tính tương thích với các ứng dụng và hệ thống khác là rất quan trọng. Nếu dự án yêu cầu tích hợp với các hệ thống hiện có, việc đảm bảo tính tương thích và tương tác tốt giữa các thành phần có thể tốn thời gian. Cần thực hiện các bước kiểm tra, đánh giá và tối ưu hóa tính tương thích để đảm bảo rằng hệ thống ERP có thể hoạt động một cách liên tục và hiệu quả với các ứng dụng và hệ thống khác trong môi trường doanh nghiệp.
Yếu tố 8: Tài nguyên và ngân sách
Sự sẵn có và phân bổ tài nguyên cần thiết, bao gồm nhân lực, công nghệ và tài chính, có tác động lớn đến thời gian triển khai. Nếu không đủ tài nguyên hoặc ngân sách, việc triển khai dự án sẽ mất thời gian hơn để hoàn thành các công việc và đáp ứng yêu cầu. Việc đảm bảo có đủ nhân lực chuyên gia có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp, các nguồn tài chính đáng tin cậy và công nghệ hiện đại là quan trọng để đảm bảo triển khai ERP thành công và đúng tiến độ.
Yếu tố 9: Yêu cầu tùy chỉnh và thay đổi
Sự tùy chỉnh và thay đổi yêu cầu trong quá trình triển khai ERP có thể làm tăng thời gian triển khai. Nếu có nhiều yêu cầu tùy chỉnh phức tạp hoặc sự thay đổi liên tục, quá trình phát triển, cấu hình và kiểm thử sẽ mất nhiều thời gian hơn để đáp ứng. Việc phải điều chỉnh, thẩm định và thực hiện các yêu cầu tùy chỉnh hoặc thay đổi có thể làm ảnh hưởng đến lịch trình và yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa nhóm triển khai và doanh nghiệp. Để giảm thiểu tác động của yêu cầu tùy chỉnh và thay đổi, cần có một quy trình quản lý yêu cầu chặt chẽ, đánh giá và xác định ưu tiên, đồng thời thảo luận và thống nhất với các bên liên quan để tìm ra các giải pháp tối ưu và cân nhắc tỷ lệ giữa yêu cầu và thời gian triển khai.
Các Phương pháp Triển khai dự án ERP
- Phương pháp "Big Bang" (Big Bang Approach): Phương pháp này liên quan đến việc triển khai toàn bộ hệ thống ERP cùng một lúc. Tất cả các phần của hệ thống sẽ được triển khai cùng một thời điểm và hoạt động song song với hệ thống cũ. Đây là phương pháp nhanh chóng nhưng có rủi ro cao, doanh nghiệp phải sẵn sàng cho sự thay đổi đồng thời trên nhiều phương diện.
- Phương pháp "Phased" (Phased Approach): Phương pháp này liên quan đến việc triển khai ERP theo từng giai đoạn. Hệ thống ERP được triển khai một phần một, từ từ thay thế các hệ thống cũ. Mỗi giai đoạn triển khai tập trung vào một phần của hệ thống ERP, cho phép doanh nghiệp thích nghi và hấp thụ các thay đổi một cách dễ dàng hơn.
- Phương pháp "Agile": Triển khai dự án ERP theo phương pháp Agile đặc trưng bởi tính linh hoạt và tương tác. Quá trình triển khai được chia thành các vòng lặp ngắn gọi là "sprint" để phát triển và cải tiến dự án dựa trên phản hồi từ khách hàng và người dùng cuối. Sprint planning giúp xác định công việc cần thực hiện, trong khi daily stand-up meetings giúp theo dõi tiến độ và tiếp cận vấn đề. Sprint review được tổ chức để đánh giá kết quả và đề xuất điều chỉnh. Phương pháp Agile tập trung vào tạo ra giá trị nhanh chóng và duy trì sự tương tác chặt chẽ với khách hàng và người dùng cuối.
- Phương pháp "Parallel" (Parallel Approach): Phương pháp này liên quan đến việc triển khai hệ thống ERP song song với hệ thống cũ trong một thời gian nhất định. Dữ liệu và quy trình kinh doanh sẽ được chạy đồng thời trên hai hệ thống, cho đến khi hệ thống ERP đã chứng minh được tính ổn định và đáng tin cậy. Sau đó, hệ thống cũ sẽ được loại bỏ và hoạt động chỉ trên hệ thống ERP.
- Phương pháp "Pilot" (Pilot Approach): Phương pháp này liên quan đến việc triển khai ERP trên một phần nhỏ của doanh nghiệp, thường là một phòng ban hoặc một đơn vị. Việc triển khai ERP trong một môi trường nhỏ hơn giúp doanh nghiệp kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh trước khi triển khai toàn bộ hệ thống.
Tại sao 2 doanh nghiệp cùng chung một lĩnh vực, chung quy mô nhưng thời gian triển khai dự án ERP lại khác nhau?
Yêu cầu kinh doanh của mỗi doanh nghiệp khác nhau
Dù có cùng lĩnh vực hoạt động, các doanh nghiệp vẫn có thể có yêu cầu kinh doanh khác nhau. Các quy trình kinh doanh, cách thức hoạt động và ưu tiên của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau. Điều này có thể tạo ra sự khác biệt trong việc thiết kế và cấu hình hệ thống ERP, ảnh hưởng đến thời gian triển khai.
Mức độ sẵn sàng của hệ thống hiện tại
Nếu một doanh nghiệp đã có sẵn một hệ thống quản lý kinh doanh (như CRM hoặc hệ thống kế toán) và cần tích hợp với hệ thống ERP, thì thời gian triển khai có thể kéo dài hơn do yêu cầu tích hợp và xử lý dữ liệu từ hệ thống hiện có.
Tính tương thích và sẵn sàng của hạ tầng công nghệ
Một doanh nghiệp có sẵn hạ tầng công nghệ phù hợp và sẵn sàng để triển khai dự án ERP có thể tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, nếu một doanh nghiệp cần nâng cấp hạ tầng công nghệ hoặc chuẩn bị môi trường mới để triển khai ERP, thì thời gian triển khai sẽ kéo dài hơn.
Sự lựa chọn và triển khai của giải pháp ERP
Mỗi doanh nghiệp có thể chọn giải pháp ERP khác nhau và có quy trình triển khai riêng. Nhà cung cấp ERP, công nghệ và phương pháp triển khai có thể khác nhau, ảnh hưởng đến thời gian triển khai.
Kết
Thời gian triển khai dự án ERP có thể dao động từ 6 đến 18 tháng, tùy thuộc vào nhiều yếu tố quan trọng. Đối với những doanh nghiệp quan tâm đến triển khai ERP, hiểu và quản lý những yếu tố này sẽ giúp họ thực hiện dự án một cách hiệu quả và đạt được thành công. Hy vọng thông qua những bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu hơn về thời gian triển khai dự án ERP.
and then Add to Home Screen.
