Nhập & Xuất dữ liệu

Cho phép người dùng nhập liệu từ các tập tin CSV/XLS/XLSX/ODS

Xuất và nhập dữ liệu

Xuất dữ liệu từ Bisfast

Khi làm việc với cơ sở dữ liệu, đôi khi cần phải xuất dữ liệu của bạn sang một tệp riêng biệt. Làm như vậy có thể giúp bạn thực hiện báo cáo về các hoạt động của mình (ngay cả khi Bisfast cung cấp công cụ báo cáo chính xác và dễ dàng với từng ứng dụng có sẵn).

Với Bisfast, bạn có thể xuất giá trị từ bất kỳ trường nào trong bất kỳ bản ghi nào. Để làm như vậy, hãy kích hoạt chế độ xem danh sách trên các mục cần xuất, nhấp vào Hành động và sau đó nhấp vào Xuất .

Khá đơn giản, hành động này vẫn đi kèm với một số chi tiết cụ thể. Trên thực tế, khi nhấp vào Xuất , một cửa sổ bật lên xuất hiện với một số tùy chọn để xuất dữ liệu:

1. Khi chọn tùy chọn Tôi muốn cập nhật dữ liệu , hệ thống chỉ hiển thị các trường có thể được nhập. Điều này rất hữu ích trong trường hợp bạn muốn cập nhật các bản ghi hiện có. Về cơ bản, nó hoạt động giống như một bộ lọc. Việc bỏ chọn hộp này sẽ mang lại nhiều tùy chọn trường hơn vì nó hiển thị tất cả các trường chứ không chỉ những trường có thể được nhập.
2. Khi xuất, bạn có thể chọn giữa hai định dạng: .csv và .xls. Với .csv, các mục được phân tách bằng dấu phẩy, trong khi .xls chứa thông tin về tất cả các trang tính trong một tệp, bao gồm cả nội dung và định dạng.
3. Đó là những mặt hàng bạn có thể muốn xuất khẩu. Sử dụng các mũi tên để hiển thị nhiều tùy chọn trường con hơn. Tất nhiên, bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm để tìm các trường cụ thể dễ dàng hơn. Để sử dụng tùy chọn tìm kiếm hiệu quả hơn, hãy hiển thị tất cả các trường bằng cách nhấp vào tất cả các mũi tên!
4. Nút + ở đó để thêm các trường vào danh sách “xuất”.
5. “Tay cầm” bên cạnh các trường đã chọn cho phép bạn di chuyển các trường lên và xuống để thay đổi thứ tự chúng phải được hiển thị trong tệp đã xuất.
6. Thùng rác ở đó nếu bạn cần xóa các trường.
7. Đối với các báo cáo định kỳ, việc lưu các giá trị đặt trước xuất có thể rất thú vị. Chọn tất cả những cái cần thiết và nhấp vào thanh mẫu. Ở đó, nhấp vào Mẫu mới và đặt tên cho mẫu của bạn. Lần tiếp theo bạn cần xuất danh sách tương tự, chỉ cần chọn mẫu liên quan.

Nhập dữ liệu vào Bisfast

Làm thế nào để bắt đầu

Bạn có thể nhập dữ liệu trên bất kỳ đối tượng kinh doanh nào của Bisfast bằng định dạng Excel (.xlsx) hoặc CSV (.csv): danh bạ, sản phẩm, sao kê ngân hàng, nhật ký và thậm chí cả đơn đặt hàng!

Mở chế độ xem đối tượng bạn muốn điền và nhấp vào Mục ưa thích ‣ Nhập bản ghi .

Ở đó bạn được cung cấp các mẫu mà bạn có thể dễ dàng điền dữ liệu của riêng mình. Những mẫu như vậy có thể được nhập chỉ bằng một cú nhấp chuột; Việc ánh xạ dữ liệu đã được thực hiện.

Cách điều chỉnh mẫu

• Thêm, xóa và sắp xếp các cột để phù hợp nhất với cấu trúc dữ liệu của bạn.
• Chúng tôi khuyên bạn không nên xóa ID (xem lý do trong phần tiếp theo).
• Đặt một ID duy nhất cho mỗi bản ghi bằng cách kéo trình tự ID xuống.

• Khi bạn thêm một cột mới, Bisfast có thể không tự động ánh xạ cột đó nếu nhãn của cột đó không khớp với bất kỳ trường nào trong Bisfast. Đừng lo lắng! Bạn có thể ánh xạ các cột mới theo cách thủ công khi kiểm tra quá trình nhập. Tìm kiếm danh sách cho trường tương ứng.
  
  Sau đó, hãy sử dụng nhãn của trường này trong tệp của bạn để nó hoạt động bình thường vào lần tiếp theo.

Cách nhập từ ứng dụng khác

Để tạo lại mối quan hệ giữa các bản ghi khác nhau, bạn nên sử dụng mã định danh duy nhất từ ​​ứng dụng gốc và ánh xạ nó tới cột ID (ID bên ngoài) trong Bisfast. Khi bạn nhập một bản ghi khác liên kết đến bản ghi đầu tiên, hãy sử dụng XXX/ID (XXX/ID bên ngoài) làm mã định danh duy nhất ban đầu. Bạn cũng có thể tìm bản ghi này bằng tên của nó nhưng bạn sẽ bị kẹt nếu có ít nhất 2 bản ghi có cùng tên.

ID cũng sẽ được sử dụng để cập nhật lần nhập ban đầu nếu sau này bạn cần nhập lại dữ liệu đã sửa đổi, do đó, bạn nên chỉ định ID đó bất cứ khi nào có thể .

Tôi không thể tìm thấy trường tôi muốn ánh xạ cột của mình tới

Bisfast cố gắng tìm kiếm bằng một số phương pháp phỏng đoán, dựa trên mười dòng đầu tiên của tệp, loại trường cho mỗi cột bên trong tệp của bạn. Ví dụ: nếu bạn có một cột chỉ chứa số, chỉ những trường thuộc loại Số nguyên mới được hiển thị để bạn chọn. Mặc dù hành vi này có thể tốt và dễ dàng trong hầu hết các trường hợp, nhưng cũng có thể xảy ra lỗi hoặc bạn muốn ánh xạ cột của mình tới một trường không được đề xuất theo mặc định.

Nếu điều đó xảy ra, bạn chỉ cần chọn tùy chọn ** Hiển thị các trường của trường quan hệ (nâng cao)**, khi đó bạn sẽ có thể chọn từ danh sách đầy đủ các trường cho mỗi cột.

Tôi có thể thay đổi định dạng nhập ngày ở đâu?

Bisfast có thể tự động phát hiện xem một cột có phải là ngày hay không và nó sẽ cố gắng đoán định dạng ngày từ một tập hợp các định dạng ngày được sử dụng phổ biến nhất. Mặc dù quá trình này có thể hoạt động với nhiều định dạng ngày nhưng một số định dạng ngày sẽ không được nhận dạng. Điều này có thể gây nhầm lẫn do đảo ngược ngày-tháng; thật khó để đoán phần nào của định dạng ngày là ngày và phần nào là tháng trong một ngày chẳng hạn như '01-03-2016'.

Để xem định dạng ngày mà Bisfast đã tìm thấy từ tệp của bạn, bạn có thể kiểm tra Định dạng ngày được hiển thị khi nhấp vào Tùy chọn trong bộ chọn tệp. Nếu định dạng này không chính xác, bạn có thể thay đổi nó theo ý thích của mình bằng cách sử dụng ISO 8601 để xác định định dạng.

 Ghi chú

Nếu bạn đang nhập tệp excel (.xls, .xlsx), bạn có thể sử dụng các ô ngày để lưu trữ ngày vì cách hiển thị ngày trong excel khác với cách nó được lưu trữ. Bằng cách đó, bạn sẽ chắc chắn rằng định dạng ngày trong Bisfast là chính xác cho dù định dạng ngày ở địa phương của bạn là gì.

Tôi có thể nhập số có ký hiệu tiền tệ (ví dụ: $32,00) không?

Có, chúng tôi hoàn toàn hỗ trợ các số có dấu ngoặc đơn để biểu thị dấu âm cũng như các số có ký hiệu tiền tệ gắn liền với chúng. Bisfast cũng tự động phát hiện bạn sử dụng dấu phân cách nghìn/thập phân nào (bạn có thể thay đổi chúng trong tùy chọn ). Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng một ký hiệu tiền tệ mà Bisfast không biết thì nó có thể không được nhận dạng dưới dạng số và nó sẽ bị lỗi.

Ví dụ về các số được hỗ trợ (dùng ba mươi hai nghìn làm ví dụ):

• 32.000,00
• 32000,00
• 32.000,00
• -32000.00
• (32000.00)
• $32.000,00
• (32000,00 €)

Ví dụ sẽ không hoạt động:

• ABC 32.000,00
• $ (32.000,00)

Tôi có thể làm gì khi bảng xem trước Nhập không hiển thị chính xác?

Theo mặc định, bản xem trước Nhập được đặt trên dấu phẩy làm dấu phân cách trường và dấu ngoặc kép làm dấu phân cách văn bản. Nếu tệp csv của bạn không có các cài đặt này, bạn có thể sửa đổi Tùy chọn định dạng tệp (hiển thị dưới thanh Duyệt tệp CSV sau khi bạn chọn tệp của mình).

Lưu ý rằng nếu tệp CSV của bạn có bảng phân tách làm dấu phân cách, Bisfast sẽ không phát hiện các phần phân tách. Bạn sẽ cần thay đổi các tùy chọn định dạng tệp trong ứng dụng bảng tính của mình. Xem câu hỏi sau đây.

Làm cách nào để thay đổi tùy chọn định dạng tệp CSV khi lưu trong ứng dụng bảng tính của tôi?

Nếu bạn chỉnh sửa và lưu tệp CSV trong ứng dụng bảng tính, cài đặt vùng trên máy tính của bạn sẽ được áp dụng cho dấu phân cách và dấu phân cách. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng OpenOffice hoặc LibreOffice Calc vì chúng sẽ cho phép bạn sửa đổi cả ba tùy chọn (trong hộp thoại 'Save As' ‣ Chọn hộp 'Chỉnh sửa cài đặt bộ lọc' ‣ Lưu ).

Microsoft Excel sẽ chỉ cho phép bạn sửa đổi mã hóa khi lưu (trong hộp thoại 'Save As' ‣ nhấp vào danh sách thả xuống 'Công cụ' ‣ tab Mã hóa ).

Sự khác biệt giữa ID cơ sở dữ liệu và ID bên ngoài là gì?

Một số trường xác định mối quan hệ với đối tượng khác. Ví dụ: quốc gia của một liên hệ là liên kết tới bản ghi của đối tượng 'Quốc gia'. Khi bạn muốn nhập các trường như vậy, Bisfast sẽ phải tạo lại liên kết giữa các bản ghi khác nhau. Để giúp bạn nhập các trường như vậy, Bisfast cung cấp ba cơ chế. Bạn phải sử dụng một và chỉ một cơ chế cho mỗi trường bạn muốn nhập.

Ví dụ: để tham chiếu quốc gia của một liên hệ, Bisfast đề xuất cho bạn 3 trường khác nhau để nhập:

• Quốc gia: tên hoặc mã quốc gia
• ID quốc gia/cơ sở dữ liệu: ID Bisfast duy nhất cho một bản ghi, được xác định bởi cột ID postgresql
• Quốc gia/ID bên ngoài: ID của bản ghi này được tham chiếu trong một ứng dụng khác (hoặc tệp .XML đã nhập nó)

Đối với quốc gia Bỉ, bạn có thể sử dụng một trong 3 cách nhập khẩu sau:

• Quốc gia: Bỉ
• Quốc gia/ID cơ sở dữ liệu: 21
• Quốc gia/ID bên ngoài: base.be

Tùy theo nhu cầu mà bạn nên sử dụng một trong 3 cách sau để tham chiếu hồ sơ trong các mối quan hệ. Đây là lúc bạn nên sử dụng cái này hay cái kia, tùy theo nhu cầu của bạn:

• Sử dụng Quốc gia: Đây là cách dễ dàng nhất khi dữ liệu của bạn đến từ các tệp CSV được tạo thủ công.
• Sử dụng ID Quốc gia/Cơ sở dữ liệu: Bạn hiếm khi nên sử dụng ký hiệu này. Nó chủ yếu được các nhà phát triển sử dụng vì ưu điểm chính của nó là không bao giờ có xung đột (bạn có thể có một số bản ghi có cùng tên, nhưng chúng luôn có ID cơ sở dữ liệu duy nhất)
• Sử dụng Quốc gia/ID bên ngoài: Sử dụng ID bên ngoài khi bạn nhập dữ liệu từ ứng dụng của bên thứ ba.

Khi sử dụng ID bên ngoài, bạn có thể nhập tệp CSV có cột “ID bên ngoài” để xác định ID bên ngoài của từng bản ghi bạn nhập. Sau đó, bạn sẽ có thể tham chiếu đến bản ghi đó bằng các cột như “Trường/ID bên ngoài”. Hai tệp CSV sau đây cung cấp cho bạn ví dụ về Sản phẩm và Danh mục của chúng.

CSV file for categories.

CSV file for Products.

Tôi có thể làm gì nếu có nhiều kết quả trùng khớp cho một trường?

Ví dụ: nếu bạn có hai danh mục sản phẩm có tên con là “Có thể bán được” (tức là “Sản phẩm khác/Có thể bán được” & “Sản phẩm khác/Có thể bán được”), quá trình xác thực của bạn sẽ bị tạm dừng nhưng bạn vẫn có thể nhập dữ liệu của mình. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn không nên nhập dữ liệu vì tất cả chúng sẽ được liên kết với danh mục 'Có thể bán được' đầu tiên trong danh sách Danh mục Sản phẩm (“Sản phẩm Khác/Có thể bán được”). Chúng tôi khuyên bạn nên sửa đổi một trong các giá trị trùng lặp hoặc thứ bậc danh mục sản phẩm của mình.

Tuy nhiên, nếu bạn không muốn thay đổi cấu hình danh mục sản phẩm của mình, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ID bên ngoài cho trường 'Danh mục' này.

Làm cách nào tôi có thể nhập trường mối quan hệ many2many (ví dụ: khách hàng có nhiều thẻ)?

Các thẻ phải được phân tách bằng dấu phẩy và không có khoảng cách. Ví dụ: nếu bạn muốn khách hàng của mình được liên kết với cả hai thẻ 'Nhà sản xuất' và 'Nhà bán lẻ' thì bạn sẽ mã hóa “Nhà sản xuất, Nhà bán lẻ” trong cùng một cột của tệp CSV.

CSV file for Manufacturer, Retailer

Làm cách nào tôi có thể nhập mối quan hệ one2many (ví dụ: một số Dòng đơn hàng của Đơn đặt hàng bán hàng)?

Nếu bạn muốn nhập đơn bán hàng có nhiều dòng đơn hàng; đối với mỗi dòng đơn hàng, bạn cần đặt trước một hàng cụ thể trong tệp CSV. Dòng đơn hàng đầu tiên sẽ được nhập trên cùng hàng với thông tin liên quan đến đơn hàng. Bất kỳ dòng bổ sung nào sẽ cần một hàng bổ sung không có bất kỳ thông tin nào trong các trường liên quan đến đơn hàng. Ví dụ: đây là purchase.order_functional_error_line_cant_adpat.CSVtệp một số trích dẫn bạn có thể nhập, dựa trên dữ liệu demo.

File for some Quotations.

Tệp CSV sau đây hiển thị cách nhập đơn đặt hàng với các dòng đơn đặt hàng tương ứng:

Purchase orders with their respective purchase order lines.

Tệp CSV sau đây hiển thị cách nhập khách hàng và địa chỉ liên hệ tương ứng của họ:

Customers and their respective contacts.

Tôi có thể nhập nhiều lần cùng một bản ghi không?

Nếu bạn nhập tệp chứa một trong các cột “ID bên ngoài” hoặc “ID cơ sở dữ liệu”, các bản ghi đã được nhập sẽ được sửa đổi thay vì được tạo. Điều này rất hữu ích vì nó cho phép bạn nhập nhiều lần cùng một tệp CSV trong khi thực hiện một số thay đổi giữa hai lần nhập. Bisfast sẽ đảm nhiệm việc tạo hoặc sửa đổi từng bản ghi tùy thuộc vào bản ghi mới hay không.

Tính năng này cho phép bạn sử dụng công cụ Nhập/Xuất của Bisfast để sửa đổi hàng loạt bản ghi trong ứng dụng bảng tính yêu thích của bạn.

Điều gì xảy ra nếu tôi không cung cấp giá trị cho một trường cụ thể?

Nếu bạn không đặt tất cả các trường trong tệp CSV của mình, Bisfast sẽ chỉ định giá trị mặc định cho mọi trường không được xác định. Nhưng nếu bạn đặt các trường có giá trị trống trong tệp CSV, Bisfast sẽ đặt giá trị EMPTY trong trường thay vì chỉ định giá trị mặc định.

Làm cách nào để xuất/nhập các bảng khác nhau từ ứng dụng SQL sang Bisfast?

Nếu bạn cần nhập dữ liệu từ các bảng khác nhau, bạn sẽ phải tạo lại mối quan hệ giữa các bản ghi thuộc các bảng khác nhau. (ví dụ: nếu bạn nhập công ty và cá nhân, bạn sẽ phải tạo lại liên kết giữa mỗi người và công ty họ làm việc).

Để quản lý mối quan hệ giữa các bảng, bạn có thể sử dụng tiện ích “ID bên ngoài” của Bisfast. “ID bên ngoài” của bản ghi là mã định danh duy nhất của bản ghi này trong một ứng dụng khác. “ID bên ngoài” này phải là duy nhất trên tất cả các bản ghi của tất cả các đối tượng, vì vậy, cách tốt nhất là đặt tiền tố “ID bên ngoài” này bằng tên của ứng dụng hoặc bảng. (như 'company_1', 'person_1' thay vì '1')

Ví dụ: giả sử bạn có cơ sở dữ liệu SQL với hai bảng bạn muốn nhập: công ty và cá nhân. Mỗi người thuộc một công ty nên bạn sẽ phải tạo lại mối liên kết giữa một người và công ty mà người đó làm việc. (Nếu bạn muốn kiểm tra ví dụ này, đây là một )dump of such a PostgreSQL database

Trước tiên, chúng ta sẽ xuất tất cả các công ty và “ID bên ngoài” của họ. Trong PSQL, viết lệnh sau:

> copy (select 'company_'||id as "External ID",company_name as "Name",'True' as "Is a Company" from companies) TO '/tmp/company.csv' with CSV HEADER;

Lệnh SQL này sẽ tạo tệp CSV sau:

External ID,Name,Is a Company

company_1,Bigees,True

company_2,Organi,True

company_3,Boum,True

Để tạo tệp CSV cho cá nhân, được liên kết với công ty, chúng ta sẽ sử dụng lệnh SQL sau trong PSQL:

> copy (select 'person_'||id as "External ID",person_name as "Name",'False' as "Is a Company",'company_'||company_id as "Related Company/External ID" from persons) TO '/tmp/person.csv' with CSV

Nó sẽ tạo ra tệp CSV sau:

External ID,Name,Is a Company,Related Company/External ID

person_1,Fabien,False,company_1

person_2,Laurence,False,company_1

person_3,Eric,False,company_2

person_4,Ramsy,False,company_3

Như bạn có thể thấy trong tệp này, Fabien và Laurence đang làm việc cho công ty Bigees (company_1) và Eric đang làm việc cho công ty Organi. Mối quan hệ giữa cá nhân và công ty được thực hiện bằng ID bên ngoài của công ty. Chúng tôi phải thêm tiền tố “ID bên ngoài” vào tên của bảng để tránh xung đột ID giữa cá nhân và công ty (người_1 và công ty_1 có chung ID 1 trong cơ sở dữ liệu gốc).

Hai tệp được tạo sẵn đã sẵn sàng để nhập vào Bisfast mà không cần bất kỳ sửa đổi nào. Sau khi nhập hai tệp CSV này, bạn sẽ có 4 địa chỉ liên hệ và 3 công ty. (hai địa chỉ liên hệ đầu tiên được liên kết với công ty đầu tiên). Trước tiên bạn phải nhập các công ty và sau đó là các cá nhân.

Cách điều chỉnh mẫu nhập

Mẫu nhập được cung cấp trong công cụ nhập dữ liệu phổ biến nhất để nhập (danh bạ, sản phẩm, bảng sao kê ngân hàng, v.v.). Bạn có thể mở chúng bằng bất kỳ phần mềm bảng tính nào (Microsoft Office, OpenOffice, Google Drive, v.v.).

Cách tùy chỉnh tập tin

• Xóa các cột bạn không cần. Chúng tôi khuyên bạn không nên xóa ID (xem lý do tại sao ở đây bên dưới).
• Đặt một ID duy nhất cho mỗi bản ghi bằng cách kéo trình tự ID xuống.
  
• Khi bạn thêm một cột mới, Bisfast có thể không tự động ánh xạ cột đó nếu nhãn của cột đó không phù hợp với bất kỳ trường nào của hệ thống. Nếu vậy, hãy tìm trường tương ứng bằng cách sử dụng tìm kiếm.
  
  Sau đó, hãy sử dụng nhãn bạn tìm thấy trong mẫu nhập để mẫu này hoạt động ngay vào lần tiếp theo bạn cố gắng nhập.

Tại sao lại có cột “ID”

ID (ID bên ngoài) là mã định danh duy nhất cho mục hàng. Vui lòng sử dụng một trong những phần mềm trước đây của bạn để dễ dàng chuyển đổi sang Bisfast.

Việc đặt ID không bắt buộc khi nhập nhưng nó sẽ hữu ích trong nhiều trường hợp:

• Cập nhật nhập: bạn có thể nhập cùng một tệp nhiều lần mà không tạo bản sao;
• Nhập các trường quan hệ (xem ở đây bên dưới).

Cách nhập các trường quan hệ

Một đối tượng Bisfast luôn liên quan đến nhiều đối tượng khác (ví dụ: một sản phẩm được liên kết với danh mục sản phẩm, thuộc tính, nhà cung cấp, v.v.). Để nhập các mối quan hệ đó, trước tiên bạn cần nhập các bản ghi của đối tượng liên quan từ menu danh sách của chính chúng.

Bạn có thể thực hiện việc đó bằng cách sử dụng tên của bản ghi liên quan hoặc ID của bản ghi đó. ID được mong đợi khi hai bản ghi có cùng tên. Trong trường hợp như vậy hãy thêm ”/ID” vào cuối tiêu đề cột (ví dụ đối với thuộc tính sản phẩm: Thuộc tính sản phẩm/Thuộc tính/ID).