Quy trình mua hàng bắt đầu từ việc người dùng tạo ra yêu cầu báo giá hoặc đơn hàng bán, nhận hàng và tạo hóa đơn thanh toán. Tài liệu dưới đây sẽ hướng dẫn 1 quy trình đầy đủ để mua một sản phẩm.

Yêu cầu báo giá

Một yêu cầu báo giá (RFQ) được một công ty gửi đến nhiều nhà cung cấp và khi xem xét phản hồi, các đơn đặt hàng khác nhau được tạo và gửi đến các nhà cung cấp tương ứng này. Các đơn đặt hàng được gửi đi xem xét các khía cạnh khác nhau của RFQ và nhà cung cấp như số lượng, chất lượng, chi phí và độ tin cậy của sản phẩm. Ngoài ra, lịch sử của công ty, thuật ngữ thanh toán và nhiều khía cạnh khác của công ty sẽ công nhận một nhà cung cấp là đáng tin cậy.

Cửa sổ yêu cầu báo giá có thể được truy cập từ menu đơn đặt hàng của Module mua hàng. Trong menu, người dùng có thể xem tất cả các câu hỏi được gửi ra và mô tả dạng bảng về phân tích RQF của công ty. Menu có thể được xem ở chế độ xem danh sách, Kanban, pivot, biểu đồ và lịch. Ngoài ra, trong trường hợp có số lượng lớn các câu trích dẫn được mô tả để lọc ra câu được yêu cầu, nền tảng Odoo cung cấp các tùy chọn sắp xếp mặc định cũng như tùy chỉnh khác nhau.

Để tạo một Yêu cầu báo giá mới, người dùng có thể truy cập cửa sổ tạo bằng cách chọn tùy chọn tạo có sẵn. Trong cửa sổ tạo, người dùng có thể chỉ định nhà cung cấp, chi tiết thuế dựa trên khu vực, tham chiếu nhà cung cấp và thỏa thuận mua hàng được mô tả trong nền tảng. Thời hạn đặt hàng cùng với ngày nhận hàng có thể được ấn định cho RFQ. Các sản phẩm yêu cầu có thể được đề cập trong menu sản phẩm cùng với các biến thể và số lượng yêu cầu. Ngoài ra, trong tab mô tả khác, người dùng có thể cung cấp mô tả tài chính tương tự.
 

Nếu yêu cầu báo giá được tạo và xác minh, nó có thể được gửi đến nhà cung cấp qua email và có một điều khoản là lấy bản in của yêu cầu báo giá và gửi nó dưới dạng bản cứng cho nhà cung cấp. Nếu yêu cầu báo giá được gửi qua email, người dùng sẽ được mô tả với cửa sổ tạo email như hình dưới đây. Một mẫu email tự động được tạo và người dùng có thể chỉnh sửa chi tiết mô tả theo nhu cầu.

Nếu Yêu cầu báo giá được xác nhận, người dùng có thể xác nhận đơn hàng và trạng thái của Yêu cầu báo giá thay đổi thành đơn hàng được đặt trong mô tả bảng điều khiển.

Đơn đặt hàng

Tạo đơn đặt hàng từ yêu cầu báo giá

Các đơn đặt hàng trong Odoo được tạo dựa trên các yêu cầu báo giá được gửi đi. Người dùng có thể xác minh các yêu cầu mua hàng và tạo đơn đặt hàng ngay từ menu yêu cầu báo giá tương ứng. Nền tảng Odoo cũng cung cấp cho người dùng khả năng tạo đơn đặt hàng ngay lập tức mà không cần gửi yêu cầu báo giá, điều này sẽ giúp người dùng xử lý các hoạt động mua hàng được quy định của công ty.
Dưới mỗi yêu cầu báo giá được gửi đến nhà cung cấp, có các tùy chọn để tạo đơn đặt hàng ngay từ cửa sổ yêu cầu báo giá. Người dùng có thể chọn tùy chọn xác nhận đơn hàng có sẵn và yêu cầu đặt hàng đã xác nhận sẽ được gửi đến nhà cung cấp.

Ngoài ra người dùng có thể tạo mới đơn đặt hàng ở tùy chọn tạo. 

Tạo đơn đặt hàng

Người dùng tạo mới đơn đặt hàng theo lộ trình : Mua hàng -> Đơn hàng -> Đơn đặt hàng -> Tạo

Chọn Nhà cung cấp: điền thông tin nhà cung cấp

• Mã nhà cung cấp: điền mã nhà cung cấp được tạo trên hệ thống
• Thỏa thuận mua hàng: điền thỏa thuận mua hàng đã được thỏa thuận sẵn với nhà cung cấp.
• Hạn chốt đặt: Ngày đặt hàng
• Ngày nhận: Ngày mong muốn hàng về kho công ty.
• Yêu cầu xác nhận: Tự động gửi email cho nhà cung cấp trước số ngày được chọn sẵn, trước ngày nhận hàng dự kiến. Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận

Tab Sản phẩm: điền tên sản phẩm, số lượng ..

Trong tab Thông tin khác: 

Điền tên công ty, địa điểm nhận hàng, và điều khoản thanh toán. 

Khóa đơn hàng đã xác nhận 

Trong cửa sổ đơn đặt hàng sau khi xác nhận đơn đặt hàng, có một tùy chọn để người dùng khóa đơn đặt hàng, điều này cho phép người dùng tránh bất kỳ thay đổi nào khác đối với đơn đặt hàng được thực hiện bởi bất kỳ nhân viên nào khác hoặc người dùng của nền tảng. Bạn có thể bật hoặc tắt tùy chọn tự động này khi khóa các đơn đặt hàng đã xác nhận trong Odoo trong cửa sổ cài đặt của module mua hàng. Người dùng có thể kích hoạt tùy chọn khóa đơn đặt hàng đã xác nhận sẽ tự động khóa đơn đặt hàng sửa đổi thêm sau khi đơn đặt hàng được xác nhận. Người dùng cũng có thể mở khóa theo thứ tự tương ứng bằng cách chọn tùy chọn mở khóa có sẵn.

Nhận sản phẩm

Sau khi đơn đặt hàng được xác nhận và các sản phẩm được gửi đến địa điểm công ty từ nhà cung cấp, người dùng có thể nhận sản phẩm ngay tại các đơn đặt hàng. Bấm tùy chọn vào biểu tượng nhận hàng trong cửa sổ hệ thống sẽ đưa người dùng đến phiếu nhập kho của đơn đặt hàng.

Trong phiếu nhập kho, người dùng có thể xác nhận số lượng sản phẩm giao hàng hoàn thành. Nếu người dùng đã bật chức năng theo dõi số lô hoặc seri của sản phẩm trong đơn đặt hàng, họ sẽ phải chỉ định số sê-ri hoặc số lô cho số lượng đã thực hiện.

Sau khi xác nhận đã nhận đủ hàng hóa, người dùng quay trở lại đơn hàng và tạo hóa đơn cho đơn hàng.