ERP Là Gì? Phần Mềm ERP Quản Trị Doanh Nghiệp Miễn Phí Bisfast 2023

Phần mềm ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, còn gọi là Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. 

• Enterprise (Doanh nghiệp): Doanh nghiệp là chủ thể sử dụng phần mềm. ERP được thiết kế để hỗ trợ quản lý các hoạt động kinh doanh trong một tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp.
• Resource (Tài nguyên): ERP giúp quản lý và tối ưu hóa việc sử dụng các tài nguyên của doanh nghiệp, bao gồm tài sản vật chất, tài sản nhân sự, tài chính, thời gian và các tài nguyên khác.
• Planning (Lập kế hoạch): ERP cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch và quản lý các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả hơn, từ việc dự đoán nhu cầu sản phẩm và lập kế hoạch sản xuất đến quản lý dự án và tiền lương của nhân viên. 
  

Cách hiểu đơn giản nhất ERP chính là phần mềm quản lý tất cả các quy trình kinh doanh cốt lõi như: Nhân sự, Kế toán tài chính, Bán hàng, Sản xuất, Chuỗi cung ứng, Dịch vụ,... ERP giúp quản lý hiệu quả tất cả các quy trình kinh doanh trong một hệ thống tích hợp. 
Phần mềm ERP giúp liên kết các quy trình kinh doanh với nhau và cho phép trao đổi dữ liệu giữa các luồng công việc. Bằng cách thu thập dữ liệu hoạt động từ nhiều nguồn của tổ chức, hệ thống ERP loại bỏ trùng lặp dữ liệu và cung cấp tính toàn vẹn của dữ liệu với một nguồn thống nhất.

Các module cơ bản của phần mềm ERP

Phần mềm ERP bao gồm nhiều tính năng được tích hợp trong một hệ thống. Mỗi tính năng của ERP hỗ trợ được nhiều quy trình nghiệp cụ thể - tài chính, bán hàng, nhân sự, sản xuất. Cung cấp cho nhân sự của mỗi phòng ban cách thức và cái nhìn tổng thể liên quan đến công việc của họ. Các tính năng được tích hợp với nhau giúp giúp kết nối các dữ liệu dữ liệu đơn lẻ này với nhau thành nguồn dữ liệu, dễ dàng chia sẻ thông qua các phòng ban trong tổ chức. 

Các Tính năng thường được sử dụng rộng rãi như: 

• Tài chính: Phân hệ Kế toán và tài chính và kế toán là trọng tâm của hầu hết các hệ thống ERP. Hệ thống giúp quản lý sổ cái chung, tự động hóa các nhiệm vụ tài chính quan trọng, theo dõi các khoản phải phải thu, phải trả, thiết lập báo cáo tài chính, tuân thủ các tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu và chi phí, giảm thiểu rủi ro tài chính cho tổ chức,...
• Quản lý nguồn nhân lực: ERP cung cấp chức năng quản lý nhân sự như đào tạo, tuyển dụng, tính lương, chấm công,..Bên cạnh đó ERP có thể kết nối với các tính năng mạnh mẽ hơn như Hoạch định nguồn nhân lực, phân tích lực lượng lao động đến thiết kế trải nghiệm của nhân sự. 
• Tìm nguồn cung ứng và mua hàng: Tính năng này giúp các doanh nghiệp mua nguyên vật liệu và dịch vụ cần cho sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa muốn bán lại. ERP giúp tự động hóa việc mua hàng, yêu cầu báo giá, tạo hợp đồng và phê duyệt. Giảm thiểu thu mua vượt quá so với nhu cần cần thiết, cải thiện mối quan hệ với nhà cung ứng. 
• CRM và Bán hàng: Giúp theo dõi thông tin liên lạc với khách hàng tiềm năng, thông tin chi tiết đã tương tác với KH tới đâu, đang quan tâm đến sản phẩm gì... Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu nhằm tăng doanh số bán hàng và nhắm mục tiêu khách hàng tiềm năng với các chương trình khuyến mãi và cơ hội bán thêm phù hợp. Tính năng cho quy trình đặt hàng thành tiền mặt bao gồm quản lý đơn đặt hàng, hợp đồng, thanh toán, quản lý hiệu suất bán hàng và hỗ trợ lực lượng bán hàng…
• Quản lý tồn kho: quản lý tồn kho trực tiếp như quản lý xuất nhập tồn hàng hóa và nguyên vật liệu. ERP giúp tiết kiệm thời gian và và chi phí quản lý kho bằng cách xác định hiệu quả hơn các công việc trong quản lý kho. 
• Sản xuất: Tính năng sản xuất giúp doanh nghiệp đơn giản hóa các quy trình quản lý sản xuất phức tạp và đảm bảo sản xuất phù hợp với nhu cầu cung ứng. Các tính năng bao gồm như lập kế hoạch nguyên vật liệu, lên lịch sản xuất, tuân thủ quy định sản xuất, quản lý chất lượng,..
• Quản lý chuỗi cung ứng: Tính năng này giúp theo dõi dòng luân chuyển hàng hóa và vật tư trong toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Phần mềm ERP cung cấp công cụ quản lý hàng tồn kho trong thời gian thực, vận hành quản lý kho, vận chuyển hàng hóa và logistics - bên cạnh đó có thể giúp gia tăng khả năng hiển thị tổng quan toàn bộ chuỗi cung ứng.
• Quản lý công việc: Tính năng giúp theo dõi được người thực hiện nhiệm vụ và giờ làm việc cụ thể cũng như tính toán tiền lương. Tính năng này còn có thể ghi nhận được năng suất của mỗi bộ phận, phòng ban và cá nhân cụ thể.
• Thương mại điện tử: Tính năng cho phép các nhà bán lẻ và thương hiệu quản lý back- and front-ends của các cửa hàng trực tuyến của họ. Họ có thể thay đổi giao diện trang web cũng như thêm và cập nhật các sản phẩm bằng ứng dụng này. 
• Marketing tự động: Tính năng này quản lý các chiến dịch tiếp thị trên các nền tảng digital marketing như email, website, mạng xã hội - đồng thời cho phép tối ưu và cá nhân hóa thông điệp marketing. Đây là công cụ tự động hóa tiếp thị để tiếp thị khách hàng tiềm năng, doanh số bán hàng và lòng trung thành khách hàng.

Tại sao ERP lại quan trọng

Phần mềm ERP cung cấp khả năng tự động hóa, tích hợp nhiều tính năng thông minh cần thiết để vận hành các hoạt động doanh nghiệp hàng ngày hiệu quả nhất. Toàn bộ dữ liệu của một tổ chức nằm trong hệ thống ERP để cung cấp nguồn thông tin chính xác và kịp thời trong toàn bộ doanh nghiệp.

Bộ phận Tài chính cần ERP để nhanh chóng kết sổ. Bán hàng cần ERP để quản lý tất cả các đơn đặt hàng của khách hàng. Logistics cần ERP để cung cấp đúng sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng đúng thời hạn. Bộ phận theo dõi công nợ nhà cung cấp cần phần mềm ERP để thanh toán cho nhà cung cấp một cách chính xác và đúng hạn. Quản lý cần có tầm nhìn tức thì về hiệu quả hoạt động của tổ chức để đưa ra các quyết định kịp thời. Ngân hàng và cổ đông yêu cầu hồ sơ tài chính chính xác, vì vậy họ tin tưởng vào dữ liệu và phân tích đáng tin cậy do hệ thống ERP ghi nhận. 

ERP so với các phần mềm rời rạc

Nhiều doanh nghiệp mỗi phòng ban dùng một phần mềm riêng biệt (phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng vật tư,...), điều này khiến dữ liệu không đồng nhất, thông tin trong doanh nghiệp bị gián đoạn và khó có sự kết nối các phòng ban, từ đó dẫn đến phối hợp kém hiệu quả, nhà quản lý nắm bắt thông tin chậm trễ. 
Sự khác biệt giữa phần mềm ERP với các phần mềm riêng biệt chính là sự tích hợp - tất cả tính năng trong một hệ thống duy nhất. ERP giúp thống nhất, liên kết mọi hoạt động của tổ chức. Các phòng ban dễ dàng chia sẻ thông tin, phối hợp nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

Lợi ích khi sử dụng phần mềm ERP

• Gia tăng Năng suất làm việc: Tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình vận cốt lõi của tổ chức giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn với tài nguyên tối ưu. 
• Hiểu biết sâu sắc hơn về tổ chức: Loại bỏ các sai sót thông tin, thông tin trùng lặp, có được một nguồn dữ liệu đồng nhất, nhận được câu trả lời nhanh chóng cho các câu hỏi kinh doanh quan trọng.
• Báo cáo nhanh chóng: Theo dõi nhanh báo cáo tài chính, báo cáo kinh doanh và dễ dàng chia sẻ các báo này. Đưa ra những quyết định dựa trên thông tin chi tiết, cải thiện hiệu suất làm việc theo thời gian thực.
• Rủi ro thấp hơn: Tối đa hóa khả năng hiển thị và kiểm soát kinh doanh, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định, đồng thời dự đoán và ngăn ngừa rủi ro.
• CNTT đơn giản hơn: Bằng cách sử dụng các ứng dụng ERP tích hợp chia sẻ cơ sở dữ liệu, tổ chức đơn giản hóa CNTT, làm việc cũng dễ dàng hơn.
• Cải thiện tính linh hoạt: Với các hoạt động kinh doanh luôn cần hiệu quả và khả năng linh hoạt, thích ứng với điều kiện thay đổi. ERP giúp truy cập vào dữ liệu thời theo gian thực, tổ chức nhanh chóng xác định và phản ứng với các điều kiện cũng như cơ hội mới

Quy mô doanh nghiệp triển khai ERP

ERP được thiết kế cho doanh nghiệp ở mọi quy mô và mới loại hình kinh doanh đặc thù vẫn đáp ứng được. 

• Doanh nghiệp với quy mô nhỏ: phần mềm ERP cho doanh nghiệp có quy mô nhỏ có thể giúp bạn quản lý hiệu quả hơn mọi khía cạnh của công ty - từ quản lý quan hệ khách hàng đến bán hàng, tài chính và quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nhỏ có thường lưu trữ dữ liệu đám mây, cài đặt tính năng nhanh chóng, thường xuyên cập nhật tính năng quản lý cho phù hợp với doanh nghiệp. 
• ERP tầm trung: Các doanh nghiệp có quy mô vừa khi sử dụng phần mềm ERP nhanh chóng có được tập hợp các phân tích, báo cáo, giúp các doanh nghiệp mở rộng quy mô và cạnh tranh với những nguồn lực đang sẵn có. 
• ERP doanh nghiệp lớn: Các công ty lớn hoạt động toàn cầu cần có một hệ thống ERP mạnh mẽ, dẫn đầu thị trường để đáp ứng hoạt động kinh doanh.
  

Một số tiêu chí Doanh nghiệp cân nhắc khi lựa chọn phần mềm ERP

Hệ thống ERP có rất nhiều tính năng tùy thuộc vào nhóm ngành và nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn. Tuy nhiên có những yếu tố sau trong một hệ thống ERP mà phần mềm quản lý doanh nghiệp cần có: 

• Cơ sở dữ liệu nhất quán, cung cấp cái nhìn tổng thể về tổ chức: Các công cụ phân tích, tích hợp các báo cáo có sẵn và cung cấp thông tin cho doanh nghiệp. Hiển thị thông tin trực quan đối với người dùng. Tự động hóa và hệ thống tự học. Các tính năng phù hợp với cách thức hoạt động riêng của mỗi doanh nghiệp. 
• Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần có mục tiêu và ngân sách triển khai dự án để đáp ứng các mục tiêu quản trị doanh nghiệp của mình. Tìm hiểu nhà cung cấp đáp ứng được nhu cầu và phù hợp với ngân sách.
• Khả năng tích hợp và mở rộng của phần mềm: Khi chuyển giao sử dụng phần mềm ERP mới, phần mềm ERP phải có khả năng kết nối với dữ liệu lưu trước đây của doanh nghiệp, có thể là thông qua API. Và sau này khi doanh nghiệp mở rộng và phát triển, yêu cầu mở rộng tính năng là điều cần thiết. 
• Dễ dàng sử dụng: Người dùng là người thao tác hàng ngày trên phần mềm, phần mềm để cải thiện năng suất người lao động cho nên phần mềm nên là công cụ hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động quản lý doanh nghiệp chứ không nên gây bối rối cho người dùng. 
• Phù hợp với kế toán tài chính Việt Nam: Nhiều phần mềm tế đang sử dụng kế toán tài chính quốc tế, chưa phát triển được tính năng kế toán tài chính Việt Nam hoặc nếu tùy chỉnh tính năng có thể dẫn đến chi phí dự án lên quá cao. Phần mềm ERP cần thiết lập được chế độ thuế khóa, kết chuyển, phân bổ,...theo quy định kế toán Việt Nam. 
• Đào tạo và hỗ trợ người dùng: Một dự án ERP thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào sự hỗ trợ và đào tạo người dùng, đồng hành của đơn vị triển khai ERP với doanh nghiệp trong suốt thời gian triển khai. Bisfast luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời gian trước, trong quá trình và cả sau quá trình triển khai dự án thành công.
  

Để ứng dụng doanh nghiệp ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

• Bước 1: Đánh giá nhu cầu và mục tiêu: Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu của việc triển khai ERP. Việc này giúp doanh nghiệp tìm ra giải pháp phù hợp và đưa ra kế hoạch triển khai.
• Bước 2: Lựa chọn phần mềm ERP phù hợp: Doanh nghiệp cần chọn phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình. Các yếu tố cần xem xét bao gồm tính năng, tính linh hoạt, hiệu suất, tính bảo mật, khả năng tích hợp, dễ sử dụng,...
• Bước 3: Xây dựng đội ngũ triển khai: Doanh nghiệp cần thành lập đội ngũ triển khai bao gồm các chuyên gia về kỹ thuật, tài chính, quản lý dự án,... Thường doanh nghiệp nên tìm đối tác đã có kinh nghiệm triển khai để tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như mang tính thành công cho dự án cao. Đội ngũ này sẽ giúp doanh nghiệp triển khai ERP một cách hiệu quả.
• Bước 4: Chuẩn bị dữ liệu: Doanh nghiệp cần chuẩn bị dữ liệu cần thiết để nhập vào hệ thống ERP, bao gồm dữ liệu khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, hợp đồng,... Dữ liệu này cần được xác thực và kiểm tra để đảm bảo tính chính xác.
• Bước 5: Đào tạo nhân viên: Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống ERP mới. Điều này giúp nhân viên làm việc hiệu quả với hệ thống ERP và tận dụng được tất cả tính năng của nó.
• Bước 6: Kiểm tra và đánh giá: Sau khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần kiểm tra và đánh giá kết quả để tìm ra điểm yếu và cải thiện chất lượng dịch vụ. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và tăng cường cạnh tranh trên thị trường.
  

Điều gì sẽ giúp dự án ERP thành công

• Sự quyết tâm của ban Lãnh đạo doanh nghiệp: Một dự án ERP khi triển khai đòi hỏi sự tham gia, tinh thần chịu đổi mới của cả tập thể một doanh nghiệp. Hầu hết các dự án ERP thất bại liên quan đến con người, vì dù có phần mềm nhưng con người vẫn là người thao tác trực tiếp. Ban lãnh đạo chính là người tiên phong, đồng hành cùng đơn vị triển khai ERP và nhân viên để cùng thực hiện dự án.
• Phương thức triển khai ERP của đơn vị cung cấp: Sự hiểu biết về vận hành doanh nghiệp cũng như phát triển tính năng, đồng hành cùng với doanh nghiệp cũng là yếu tố quan trọng quyết định đến thành công dự án.

Hình thức triển khai ERP

Theo Bisfast, triển khai dự án ERP thường phụ thuộc vào đặc điểm riêng của mỗi doanh nghiệp. Thông thường quy trình triển khai dự án ERP của Bisfast sẽ được thực hiện theo thứ tự từ khảo sát, nghiên cứu doanh nghiệp trước khi thiết kế và đưa ra giải pháp cho doanh nghiệp: 

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin, trao đổi và demo hệ thống: Bisfast nắm được sơ bộ bài toán của doanh nghiệp, cũng như doanh nghiệp có cái nhìn trực quan nhất về hệ thống ERP
• Bước 2: Khảo sát thực tế doanh nghiệp: Thực hiện Phân tích doanh nghiệp (BA) làm việc với các phòng ban trong doanh nghiệp để lắng nghe những thách thức, khó ăn, yêu cầu và mong muốn của từng bộ phận. Đội ngũ Bisfast sẽ phân tích và đưa ra phân tích thiết kế hệ thống cũng như quy trình công việc, kế hoạch triển khai dự án dự kiến. Hai bên sẽ cùng thống nhất các hạng mục này. 
• Bước 3: Test hệ thống ERP: Sau khi lập trình xong hệ thống, có thể bao gồm các hạng mục cần tùy chỉnh thêm. Bisfast luôn kiểm tra các tính năng, đảm bảo hệ thống đáp ứng yêu cầu trước khi chuyển giao cho doanh nghiệp. 
• Bước 4: Vận hành và Đào tạo người dùng: Cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng và tiến hành đào tạo nghiệp vụ cho tất cả các bộ phận từ thiết lập hệ thống tới vận hành và sử dụng hệ thống. 
• Hỗ trợ: Bisfast luôn đồng hành với doanh nghiệp trong suốt quá trình thực hiện dự án và cả sau khi triển khau dự án thành công. Hỗ trợ nhân viên trong mọi hoạt động hàng ngày và thực hiện các tính năng thêm

 Dùng thử miễn phí và nhận báo giá

Tổng quan về Phần mềm Bisfast

Bisfast là một trong những nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành. Với sứ mệnh cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, Bisfast đã và đang cung cấp các giải pháp quản lý cho hàng ngàn khách hàng tại Việt Nam. 

Bisfast không chỉ đơn thuần là một nhà cung cấp phần mềm, mà chúng tôi còn là một đối tác đồng hành với doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi sẽ luôn lắng nghe và tìm hiểu nhu cầu của doanh nghiệp để đưa ra giải pháp tối ưu nhất, đồng thời hỗ trợ và tư vấn trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm.

Các dịch vụ chúng tôi cung cấp 

>>> Chi tiết về danh sách Khách hàng tiêu biểu của Bisfast

Hy vọng rằng, từ những kiến thức mà Bisfast chi sẻ có thể giúp bạn hiểu về ERP. Nếu quý khách cần sự tư vấn xây dựng hệ thống ERP cho doanh nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0901 366 468 hoặc có bất cứ thắc mắc gì qua info@bisfast.com