Trong Bisfast, mô-đun mua hàng là một phần rất quan trọng để quản lý quá trình mua hàng của công ty một cách hiệu quả.

Mô-đun mua hàng trong Bisfast cung cấp cho người dùng một công cụ đáng tin cậy để quản lý đơn đặt hàng, nhà cung cấp, các sản phẩm và dịch vụ được mua và thanh toán cho các đơn đặt hàng đó. Nó giúp cho công ty tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quá trình mua hàng, từ việc đặt hàng đến việc thanh toán và quản lý kho.

Mô-đun mua hàng trong Bisfast cũng cho phép người dùng theo dõi lịch sử các đơn đặt hàng, quản lý chi phí mua hàng, tối ưu hóa quá trình nhập kho, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và giúp công ty đưa ra các quyết định mua hàng thông minh dựa trên các số liệu thống kê.

Với mô-đun mua hàng trong Bisfast, công ty có thể quản lý quá trình mua hàng một cách dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Điều này giúp tăng tính cạnh tranh của công ty trên thị trường và giảm chi phí hoạt động của công ty.

Quy trình mua hàng bắt đầu từ việc người dùng tạo ra yêu cầu báo giá hoặc đơn hàng bán, nhận hàng và tạo hóa đơn thanh toán. Tài liệu dưới đây sẽ hướng dẫn 1 quy trình đầy đủ để mua một sản phẩm.

Yêu cầu báo giá

Một yêu cầu báo giá (RFQ) được một công ty gửi đến nhiều nhà cung cấp và khi xem xét phản hồi, các đơn đặt hàng khác nhau được tạo và gửi đến các nhà cung cấp tương ứng này. Các đơn đặt hàng được gửi đi xem xét các khía cạnh khác nhau của RFQ và nhà cung cấp như số lượng, chất lượng, chi phí và độ tin cậy của sản phẩm. Ngoài ra, lịch sử của công ty, thuật ngữ thanh toán và nhiều khía cạnh khác của công ty sẽ công nhận một nhà cung cấp là đáng tin cậy.

Cửa sổ yêu cầu báo giá có thể được truy cập từ menu đơn đặt hàng của Module mua hàng. Trong menu, người dùng có thể xem tất cả các câu hỏi được gửi ra và mô tả dạng bảng về phân tích RQF của công ty. Menu có thể được xem ở chế độ xem danh sách, Kanban, pivot, biểu đồ và lịch. Ngoài ra, trong trường hợp có số lượng lớn các câu trích dẫn được mô tả để lọc ra câu được yêu cầu, nền tảng Odoo cung cấp các tùy chọn sắp xếp mặc định cũng như tùy chỉnh khác nhau.

Để tạo một Yêu cầu báo giá mới, người dùng có thể truy cập cửa sổ tạo bằng cách chọn tùy chọn tạo có sẵn. Trong cửa sổ tạo, người dùng có thể chỉ định nhà cung cấp, chi tiết thuế dựa trên khu vực, tham chiếu nhà cung cấp và thỏa thuận mua hàng được mô tả trong nền tảng. Thời hạn đặt hàng cùng với ngày nhận hàng có thể được ấn định cho RFQ. Các sản phẩm yêu cầu có thể được đề cập trong menu sản phẩm cùng với các biến thể và số lượng yêu cầu. Ngoài ra, trong tab mô tả khác, người dùng có thể cung cấp mô tả tài chính tương tự.
 

Nếu yêu cầu báo giá được tạo và xác minh, nó có thể được gửi đến nhà cung cấp qua email và có một điều khoản là lấy bản in của yêu cầu báo giá và gửi nó dưới dạng bản cứng cho nhà cung cấp. Nếu yêu cầu báo giá được gửi qua email, người dùng sẽ được mô tả với cửa sổ tạo email như hình dưới đây. Một mẫu email tự động được tạo và người dùng có thể chỉnh sửa chi tiết mô tả theo nhu cầu.

Nếu Yêu cầu báo giá được xác nhận, người dùng có thể xác nhận đơn hàng và trạng thái của Yêu cầu báo giá thay đổi thành đơn hàng được đặt trong mô tả bảng điều khiển.

Đơn đặt hàng

Tạo đơn đặt hàng từ yêu cầu báo giá

Các đơn đặt hàng trong Odoo được tạo dựa trên các yêu cầu báo giá được gửi đi. Người dùng có thể xác minh các yêu cầu mua hàng và tạo đơn đặt hàng ngay từ menu yêu cầu báo giá tương ứng. Nền tảng Odoo cũng cung cấp cho người dùng khả năng tạo đơn đặt hàng ngay lập tức mà không cần gửi yêu cầu báo giá, điều này sẽ giúp người dùng xử lý các hoạt động mua hàng được quy định của công ty.
Dưới mỗi yêu cầu báo giá được gửi đến nhà cung cấp, có các tùy chọn để tạo đơn đặt hàng ngay từ cửa sổ yêu cầu báo giá. Người dùng có thể chọn tùy chọn xác nhận đơn hàng có sẵn và yêu cầu đặt hàng đã xác nhận sẽ được gửi đến nhà cung cấp.

Ngoài ra người dùng có thể tạo mới đơn đặt hàng ở tùy chọn tạo. 

Tạo đơn đặt hàng

Người dùng tạo mới đơn đặt hàng theo lộ trình : Mua hàng -> Đơn hàng -> Đơn đặt hàng -> Tạo

Chọn Nhà cung cấp: điền thông tin nhà cung cấp

• Mã nhà cung cấp: điền mã nhà cung cấp được tạo trên hệ thống
• Thỏa thuận mua hàng: điền thỏa thuận mua hàng đã được thỏa thuận sẵn với nhà cung cấp.
• Hạn chốt đặt: Ngày đặt hàng
• Ngày nhận: Ngày mong muốn hàng về kho công ty.
• Yêu cầu xác nhận: Tự động gửi email cho nhà cung cấp trước số ngày được chọn sẵn, trước ngày nhận hàng dự kiến. Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận

Tab Sản phẩm: điền tên sản phẩm, số lượng ..

Trong tab Thông tin khác: 

Điền tên công ty, địa điểm nhận hàng, và điều khoản thanh toán. 

Khóa đơn hàng đã xác nhận 

Trong cửa sổ đơn đặt hàng sau khi xác nhận đơn đặt hàng, có một tùy chọn để người dùng khóa đơn đặt hàng, điều này cho phép người dùng tránh bất kỳ thay đổi nào khác đối với đơn đặt hàng được thực hiện bởi bất kỳ nhân viên nào khác hoặc người dùng của nền tảng. Bạn có thể bật hoặc tắt tùy chọn tự động này khi khóa các đơn đặt hàng đã xác nhận trong Odoo trong cửa sổ cài đặt của module mua hàng. Người dùng có thể kích hoạt tùy chọn khóa đơn đặt hàng đã xác nhận sẽ tự động khóa đơn đặt hàng sửa đổi thêm sau khi đơn đặt hàng được xác nhận. Người dùng cũng có thể mở khóa theo thứ tự tương ứng bằng cách chọn tùy chọn mở khóa có sẵn.

Nhận sản phẩm

Sau khi đơn đặt hàng được xác nhận và các sản phẩm được gửi đến địa điểm công ty từ nhà cung cấp, người dùng có thể nhận sản phẩm ngay tại các đơn đặt hàng. Bấm tùy chọn vào biểu tượng nhận hàng trong cửa sổ hệ thống sẽ đưa người dùng đến phiếu nhập kho của đơn đặt hàng.

Trong phiếu nhập kho, người dùng có thể xác nhận số lượng sản phẩm giao hàng hoàn thành. Nếu người dùng đã bật chức năng theo dõi số lô hoặc seri của sản phẩm trong đơn đặt hàng, họ sẽ phải chỉ định số sê-ri hoặc số lô cho số lượng đã thực hiện.

Sau khi xác nhận đã nhận đủ hàng hóa, người dùng quay trở lại đơn hàng và tạo hóa đơn cho đơn hàng.

Tổng quan về Yêu cầu mua hàng 

Thông thường các nhân viên có thể cần các sản phẩm hàng hoá hoặc vật tư tiêu hao, họ sẽ cần tạo ra một tài liệu hỗ trợ cho việc mua hàng tài liệu này sẽ trả lời câu hỏi: 

• Cần mua gì?
• Ai cần nó?
• Khi nào cần nó?

Sẽ có một bộ phận để duyệt các yêu cầu này, khi tài liệu được duyệt thì sẽ tiến hành lên kế hoạch và mua hàng

Tại sao lại cần sử dụng yêu cầu mua hàng?

• Để thu thập và quản lý toàn bộ các yêu cầu mua hàng
• Kiểm soát chi phí
• Thiết lập quy trình duyệt
• Tối ưu hóa việc lựa chọn nhà cung cấp
• Truy vết hoạt động mua hàng từ việc yêu cầu mua hàng, tới việc mua hàng và nhập kho đầy đủ

Người yêu cầu tiến hành tạo PR (yêu cầu mua hàng) > người duyệt sẽ được thông báo và có thể duyệt hoặc từ chối. Nếu yêu cầu bị từ chối nó sẽ quay trở lại người yêu cầu, người duyệt có thể cập nhật lý do bằng trao đổi nội bộ. 
Nếu yêu cầu được duyệt, nhân viên mua hàng sẽ có tiến hành mua hàng, các thông tin về mua hàng và nhập kho sẽ được cập nhật đầy đủ cho người yêu cầu mua hàng.

Cấu hình

Để định cấu hình sản phẩm, hãy làm theo các bước sau:

1. Đi đến một sản phẩm.
2. Chuyển đến tab Tồn kho .
3. Đánh dấu vào ô Yêu cầu mua hàng cùng với lộ trình Mua .

Với cấu hình này, bất cứ khi nào một đơn đặt hàng được tạo và quy tắc cung cấp được chọn là 'Mua', ứng dụng sẽ tạo Yêu cầu mua hàng thay vì Đơn đặt hàng.

​Truy cập chức năng Yêu cầu mua hàng

Để sử dụng chức năng yêu cầu mua hàng, trước tiên bạn cần phân quyền cho người dùng được truy cập vào chức năng này. Thiết lập > Người dùng và công ty,

chọn người dùng bạn cần cấp quyền

• Người dùng yêu cầu mua hàng sẽ được phép tạo yêu cầu mua hàng. 
• Người quản lý yêu cầu mua hàng sẽ được duyệt yêu cầu mua hàng của người khác

Sau khi đã cấp quyền cần thiết bạn sẽ thấy menu mới yêu cầu mua hàng

Người dùng có thể truy cập vào danh sách Yêu cầu mua hàng hoặc Dòng yêu cầu mua hàng.

Có thể lọc các yêu cầu theo trạng thái phê duyệt của nó.

Cách sử dụng chức năng yêu cầu mua hàng

Quy trình mua hàng tiêu biểu như sau:

Nhân viên yêu cầu mua hàng: Tạo ra yêu cầu mua hàng > Nhấn nút yêu cầu duyệt yêu cầu mua hàng

Người duyệt yêu cầu mua hàng: sẽ nhận được thông báo và có danh sách các yêu cầu cần phê duyệt > họ sẽ tiến hành việc Phê duyệt hoặc từ chối > Các thông báo sẽ được gửi tới toàn bộ những người đang theo dõi tài liệu, > Nếu yêu cầu được duyệt thì RFQ (yêu cầu báo giá) sẽ được tạo ra.

Yêu cầu có thể được tạo trực tiếp hoặc gián tiếp. “Trực tiếp” có nghĩa là ai đó từ bộ phận yêu cầu nhập yêu cầu mua hàng theo cách thủ công. “Gián tiếp” có nghĩa là yêu cầu mua hàng do ứng dụng khởi xướng một cách tự động, chẳng hạn như từ các đơn đặt hàng mua sắm (MO, SO).

Tạo mới một yêu cầu mua  hàng trực tiếp: 

từ menu Yêu cầu mua hàng > Mới

điền các thông tin đầy đủ

• Yêu cầu bởi: mặc định chính là người đưa yêu cầu mua hàng là người dùng hiện tại
• Người phê duyệt: bạn cần lựa chọn người trong công ty có khả năng phê duyệt yêu cầu mua hàng này, mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định riêng về việc ai sẽ được duyệt những yêu cầu mua hàng với những tính chất hay số tiền cụ thể. Nếu bạn không rõ hãy tham vấn bộ phận IT
• Tài liệu nguồn: bạn có thể trích dẫn đơn hàng bán hoặc dự án hoặc tài liệu nào dẫn tới yêu cầu mua hàng này
• Mô tả: bạn có thể ghi lý do hay ghi chú liên quan tới yêu cầu mua hàng này
• Nhóm cung ứng: cho phép bạn lựa chọn chính xác đơn hàng hay phiếu kho hay lệnh sản xuất nào được liên quan tới yêu cầu mua hàng này

Bạn nhấn nút PHÊ DUYỆT YÊU CẦU để gửi yêu cầu của bạn tới người có trách nhiệm phê duyệt yêu cầu này. Lúc này trạng thái của yêu cầu mua hàng chuyển sang trạng thái Chờ phê duyệt

Như vậy phần lên yêu cầu mua hàng của người yêu cầu mua hàng đã kết thúc. Lúc này bạn chỉ cần ngồi chờ để được về duyệt và các bộ phận khác sẽ tự thực hiện các hoạt động của họ như mua hàng

Duyệt yêu cầu mua hàng

Đối với người quản trị yêu cầu mua hàng thì khi mở lại ứng dụng yêu cầu mua hàng họ sẽ không thấy vì bộ lọc mặc định chỉ bao gồm các yêu cầu mua hàng của bản thân họ. Để nhìn thấy yêu cầu mua hàng của những người khác thì cần tắc bộ lọc yêu cầu bởi bằng cách nhấn vào biểu tượng chữ X như hình dưới

Bạn sẽ thấy các yêu cầu ở trạng thái Chờ phê duyệt 

Nhấn vào yêu cầu để xem nó. 

Với tư cách là người quản trị mua hàng bạn sẽ thấy nút PHÊ DUYỆT hoặc TỪ CHỐI 

Nhấn PHÊ DUYỆT để duyệt yêu cầu, khi đó trạng thái sẽ thay đổ thành ĐÃ PHÊ DUYỆT đồng thời có thêm một chút mới là TẠO RFQ (Request for quotation - yêu cầu chào giá)

Bạn có thể tạo ra yêu cầu báo giá ngay trên yêu cầu mua hàng, tuy nhiên bạn cần hiểu việc mua hàng phức tạp hơn như vậy một chút.   N như bạn cũng để Ý chúng ta sẽ có nhiều yêu cầu mua hàng, các yêu cầu mua hàng này có thể có chung sản phẩm hoặc không, một yêu cầu mua hàng có thể phải được cung cấp từ nhiều nhà cung cấp và một nhà cung cấp cũng có thể cung cấp một hoặc nhiều sản phẩm thuộc một hoặc nhiều Yêu cầu mua hàng

Xử lý các yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt

Sau khi yêu cầu được phê duyệt, hãy chuyển đến Dòng yêu cầu mua hàng từ mục menu 'Yêu cầu mua hàng' và cả từ menu 'Mua hàng'.

Chọn các dòng mà bạn muốn bắt đầu RFQ, sau đó chuyển đến 'Khác' và nhấn 'Tạo RFQ'.

Xuất hiện hộp thoại tạo yêu cầu mua hàng. Bạn có thể chọn một RFQ hiện có hoặc tạo một RFQ mới. Sau này, bạn phải chọn một nhà cung cấp.

Lưu ý, bạn có thể chọn gộp chi tiết đơn mua hàng có cùng ngày giao hàng và bạn cần phải chọn nhà cung cấp bằng cách lựa chọn một chọn tương ứng

Trong trường hợp bạn chọn chọn một RFQ hiện có, ứng dụng sẽ tìm kiếm các dòng hiện có khớp với dòng yêu cầu và sẽ thêm số lượng bổ sung cho chúng, tính toán lại số lượng đặt hàng tối thiểu, nếu có cho nhà cung cấp RFQ đó.

Trong trường hợp bạn tạo một RFQ mới, các dòng yêu cầu cũng sẽ được hợp nhất thành ít dòng nhất có thể trong RFQ.

Yêu cầu báo giá đối với các sản phẩm được chọn sẽ được tạo ra tự động đối với nhà cung cấp được chọn.

Trong yêu cầu báo giá của nhà cung cấp bạn để ý có thêm núttrên mỗi dòng của yêu cầu báo giá

Nếu nhấn vào bạn sẽ nhìn thấy các yêu cầu báo giá liên quan tới dòng này. Như hình bên dưới bạn để ý thấy dằng cùng sản phẩm này có hai yêu cầu mua hàng khác nhau với tổng số lượng là 2 sản phẩm

Như bạn cũng thấy, nhiều yêu cầu mua hàng sẽ được tập hợp lại ở chung trong đơn mua hàng. Đồng thời một yêu cầu mua hàng cũng có thể có nhiều đơn mua hàng.

Tiếp theo bạn thực hiện các hoạt động mua hàng như bình thường. Đối với mỗi doanh nghiệp chúng ta có thể có những quy định riêng về việc duyệt đơn hàng mua hay không. Bạn sẽ gửi yêu cầu chào giá tới nhà cung cấp sau đó nhận được phản hồi về đơn giá hay thời hạn giao hàng hay điều khoản thanh toán từ nhà cung cấp. Bạn sẽ có thể phải thông qua các bước duyên mua hàng theo quy định riêng của doanh nghiệp. Khi bạn đã có đủ thông tin thì hãy xác nhận đơn hàng như bình thường. Chi tiết về quy trình mua hàng vui lòng tham khảo phần quy trình mua hàng.

Theo dõi trạng thái của yêu cầu mua hàng

Quay trở lại với người đưa yêu cầu mua hàng. Lúc này đối với các dòng yêu cầu mua hàng đã được đưa vào trong yêu cầu chào giá hoặc đơn hàng mua bạn sẽ nhìn thấy trạng thái mua hàng và bạn sẽ nhìn thấy số lượng nằm trong yêu cầu chào giá. Ngoài ra bạn cũng có thể truy cập tới đơn hàng mua và phiếu kho trong trường hợp bạn có quyền đối với phần hệ chức năng mua hàng hoặc phần hệ chức năng tồn kho

Một yêu cầu báo giá (RFQ) được một công ty gửi đến nhiều nhà cung cấp và khi xem xét phản hồi, các đơn đặt hàng khác nhau được tạo và gửi đến các nhà cung cấp tương ứng này. Các đơn đặt hàng được gửi đi xem xét các khía cạnh khác nhau của RFQ và nhà cung cấp như số lượng, chất lượng, chi phí và độ tin cậy của sản phẩm. Ngoài ra, lịch sử của công ty, thuật ngữ thanh toán và nhiều khía cạnh khác của công ty sẽ công nhận một nhà cung cấp là đáng tin cậy.

Cửa sổ yêu cầu báo giá có thể được truy cập từ menu đơn đặt hàng của Module mua hàng. Trong menu, người dùng có thể xem tất cả các câu hỏi được gửi ra và mô tả dạng bảng về phân tích RQF của công ty. Menu có thể được xem ở chế độ xem danh sách, Kanban, pivot, biểu đồ và lịch. Ngoài ra, trong trường hợp có số lượng lớn các câu trích dẫn được mô tả để lọc ra câu được yêu cầu, nền tảng Odoo cung cấp các tùy chọn sắp xếp mặc định cũng như tùy chỉnh khác nhau.

Để tạo một Yêu cầu báo giá mới, người dùng có thể truy cập cửa sổ tạo bằng cách chọn tùy chọn tạo có sẵn. Trong cửa sổ tạo, người dùng có thể chỉ định nhà cung cấp, chi tiết thuế dựa trên khu vực, tham chiếu nhà cung cấp và thỏa thuận mua hàng được mô tả trong nền tảng. Thời hạn đặt hàng cùng với ngày nhận hàng có thể được ấn định cho RFQ. Các sản phẩm yêu cầu có thể được đề cập trong menu sản phẩm cùng với các biến thể và số lượng yêu cầu. Ngoài ra, trong tab mô tả khác, người dùng có thể cung cấp mô tả tài chính tương tự.

 Nếu yêu cầu báo giá được tạo và xác minh, nó có thể được gửi đến nhà cung cấp qua email và có một điều khoản là lấy bản in của yêu cầu báo giá và gửi nó dưới dạng bản cứng cho nhà cung cấp. Nếu yêu cầu báo giá được gửi qua email, người dùng sẽ được mô tả với cửa sổ tạo email như hình dưới đây. Một mẫu email tự động được tạo và người dùng có thể chỉnh sửa chi tiết mô tả theo nhu cầu.

Tạo đơn đặt hàng từ yêu cầu báo giá

Các đơn đặt hàng trong Odoo được tạo dựa trên các yêu cầu báo giá được gửi đi. Người dùng có thể xác minh các yêu cầu mua hàng và tạo đơn đặt hàng ngay từ menu yêu cầu báo giá tương ứng. Nền tảng Odoo cũng cung cấp cho người dùng khả năng tạo đơn đặt hàng ngay lập tức mà không cần gửi yêu cầu báo giá, điều này sẽ giúp người dùng xử lý các hoạt động mua hàng được quy định của công ty.
Dưới mỗi yêu cầu báo giá được gửi đến nhà cung cấp, có các tùy chọn để tạo đơn đặt hàng ngay từ cửa sổ yêu cầu báo giá. Người dùng có thể chọn tùy chọn xác nhận đơn hàng có sẵn và yêu cầu đặt hàng đã xác nhận sẽ được gửi đến nhà cung cấp.

 Ngoài ra người dùng có thể tạo mới đơn đặt hàng ở tùy chọn tạo. 

Tạo đơn đặt hàng

Người dùng tạo mới đơn đặt hàng theo lộ trình : Mua hàng -> Đơn hàng -> Đơn đặt hàng -> Tạo

Chọn Nhà cung cấp: điền thông tin nhà cung cấp

Mã nhà cung cấp: điền mã nhà cung cấp được tạo trên hệ thống

Thỏa thuận mua hàng: điền thỏa thuận mua hàng đã được thỏa thuận sẵn với nhà cung cấp.

Hạn chốt đặt: Ngày đặt hàng

Ngày nhận: Ngày mong muốn hàng về kho công ty.

Yêu cầu xác nhận: Tự động gửi email cho nhà cung cấp trước số ngày được chọn sẵn, trước ngày nhận hàng dự kiến. Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận

Tab Sản phẩm: điền tên sản phẩm, số lượng ..

Trong tab Thông tin khác: 

Điền tên công ty, địa điểm nhận hàng, và điều khoản thanh toán. 

Khóa đơn hàng đã xác nhận 

Trong cửa sổ đơn đặt hàng sau khi xác nhận đơn đặt hàng, có một tùy chọn để người dùng khóa đơn đặt hàng, điều này cho phép người dùng tránh bất kỳ thay đổi nào khác đối với đơn đặt hàng được thực hiện bởi bất kỳ nhân viên nào khác hoặc người dùng của nền tảng. Bạn có thể bật hoặc tắt tùy chọn tự động này khi khóa các đơn đặt hàng đã xác nhận trong Odoo trong cửa sổ cài đặt của module mua hàng. Người dùng có thể kích hoạt tùy chọn khóa đơn đặt hàng đã xác nhận sẽ tự động khóa đơn đặt hàng sửa đổi thêm sau khi đơn đặt hàng được xác nhận. Người dùng cũng có thể mở khóa theo thứ tự tương ứng bằng cách chọn tùy chọn mở khóa có sẵn.

Cài đặt

Tại giao diện chính của Thiết lập, chuyển sang thiết lập cho Bán hàng, Tìm mục Xác thực cấp độ, tích vào checkbox Xác thực cập độ bán hàng

Sau khi tích vào checkbox Xác thực cấp độ bán hàng, nhấp vào nút LƯU để tiến hành kích hoạt Xác thực cấp độ bán hàng

Thiết lập duyệt yêu cầu báo giá theo thiết lập định nghĩa duyệt cấp, ở hướng dẫn sử dụng này tạo 2 cấp duyệt cho đơn mua hàng theo thứ tự lần lượt là Trường phòng mua hàng duyệt sau đó đến Giám đốc

Trên thanh thông báo, trưởng phòng mua hàng kiểm tra những yêu cầu duyệt cấp được giao cho mình, nhấp chuột vào thông báo tương ứng để chuyển đến giao diện tiếp theo

Tại giao diện danh sách, nhấp vào Yêu cầu báo giá cần để xem xét.

Thực hiện các thao tác tương tự như trưởng phòng mua hàng

Sau khi Trưởng phòng mua hàng duyệt và thông qua Yêu cầu báo giá, hệ thống sẽ thông báo Bản ghi đã được thông qua!

Nhân viên kinh doanh nhấp vào nút XÁC NHẬN ĐƠN HÀNG để chuyển Yêu cầu báo giá thành ĐƠN MUA HÀNG

Kết thúc quy trình duyệt cấp

Hệ thống sẽ thông báo là Bản ghi đã bị từ chối, nhân viên kinh doanh phải khởi động lại quy trình duyệt cấp để điều chỉnh lại Yêu cầu báo giá sau đó yêu cầu duyệt cấp lại từ đầu.

Để quản lý sản phẩm trong quy trình chuỗi cung ứng, bạn có thể phân loại và chia nhóm sản phẩm theo nhiều tiêu chí khác nhau như đặc tính sản phẩm, tính chất và cơ cấu sản phẩm, cách định khoản hạch toán kế toán của các sản phẩm. Trong Bisfast, bạn có thể cấu hình nhóm sản phẩm để quản lý sản phẩm dễ dàng hơn.

Để truy cập cấu hình nhóm sản phẩm, bạn truy cập Kho vận ‣ Cấu hình ‣ Nhóm sản phẩm.

Mẹo: Bạn có thể tạo danh mục sản phẩm/nhóm sản phẩm từ nhiều phân hệ trong Bisfast như Kho vận, Mua hàng, Kế toán, v.v..

Tạo mới nhóm sản phẩm

Bước 1: Bạn ấn Tạo để tạo mới và thiết lập các thông tin trên nhóm sản phẩm.

Bước 2: Bạn cần nhập các thông tin sau:

• Danh mục: đặt tên ngắn gọn, dễ hiểu và dễ phân biệt cho người dùng.
• Nhóm cha: nếu nhóm tạo mới này được đặt là nhóm con của một nhóm khác.
• Tuyến hậu cần: tuyến hàng hóa được áp dụng mặc định cho nhóm này để xuất hàng hoá. Nếu không áp dụng có thể bỏ trống.
• Định giá tồn kho:
  • Phương pháp giá vốn: tất cả các sản phẩm của nhóm sẽ được lấy theo phương pháp giá vốn này.
  • Giá tiêu chuẩn: khi chọn phương pháp này, tất cả các hàng hóa trong nhóm sẽ được ghi nhận theo giá vốn được thiết lập thủ công trên giao diện chi tiết sản phẩm.
  • Nhập trước xuất trước (FIFO): giá trị hàng hóa được ghi nhận dựa theo quy tắc sản phẩm nhập trước sẽ được xuất trước và giá trị của sản phẩm cũng được xuất tương ứng.
  • Giá trung bình (AVCO): giá trị hàng hóa xuất kho được tính bằng giá trị hàng tồn kho của từng sản phẩm / tổng số lượng hàng tồn kho.

Bước 3: Sau khi hoàn thành, bạn ấn Lưu để lưu thông tin và tạo mới nhóm sản phẩm.

Bước 4: Bạn có thể quay lại danh sách nhóm sản phẩm để xem, sửa hoặc xóa nhóm sản phẩm.

Định giá tồn kho trong kế toán

Trong kế toán, định giá hàng tồn kho là một quá trình quan trọng để xác định giá trị của hàng hóa đang tồn đọng trong kho của doanh nghiệp. Việc định giá này có thể được thực hiện thủ công hoặc tự động thông qua hệ thống kế toán.

Nếu sử dụng phương pháp định giá tự động, hệ thống sẽ tự động tạo các bút toán kế toán kho khi phát sinh các hoạt động nhập, xuất hàng hoặc luân chuyển hàng hóa. Đối với mỗi sản phẩm, người dùng có thể thiết lập các thuộc tính tài khoản, bao gồm tài khoản doanh thu, tài khoản hoàn tiền doanh thu (nếu có), tài khoản chi phí và tài khoản hoàn tiền chi phí (nếu có).

Thiết lập kế toàn tài chính với hàng hoá loại dịch vụ

Đối với sản phẩm kiểu dịch vụ, ta có thể thiết lập tài khoản chi phí là 642, 641, 621, 622 hoặc 627. Đối với sản phẩm kiểu hàng hóa, ta có thể sử dụng tài khoản trung gian như tài khoản 151 để ghi nhận hàng hóa chờ nhập kho. Khi nhập kho, giá trị hàng hóa tồn kho sẽ được đưa vào tài khoản định giá tồn kho như tài khoản 152, 153, 155, 156 hoặc 157.

Ngoài ra, để quản lý các hoạt động nhập, xuất hàng và luân chuyển hàng hóa, ta cần thiết lập các tài khoản nhập kho và xuất kho. Tài khoản nhập kho thường trùng với tài khoản chi phí, ví dụ như tài khoản 151. Tài khoản xuất kho sẽ được sử dụng để ghi nhận giá vốn hàng bán, ví dụ như tài khoản 632.

Hình dưới, ví dụ về ghi nhận danh mục hàng hoá dạng Dịch vụ và định giá tồn kho thủ công (vì dịch vụ thì không có vấn đề lưu kho)

Cuối cùng, để quản lý các bút toán kho, ta có thể sử dụng sổ nhật ký kho để ghi nhận các hoạt động liên quan đến hàng tồn kho. 

Để hoàn tất thiết lập nhóm sản phẩm, người dùng có thể nhấn nút "Sản phẩm" để xem hoặc tạo thêm sản phẩm cho nhóm.

Thiết lập tài khoản kế toán tài chính đối với nhóm sản phẩm là hàng bán có lưu kho

Hình dưới, ví dụ về ghi nhận tài khoản cho hàng hoá có lưu kho

Hạch toán tài khoản kế toán tài chính đối với nguyên vật liệu

dưới đây là ví dụ về hạch toán kế toán tài chính đối với nguyên vật liệu theo phương pháp tự động, các tài khoản chỉ là mang tính ví dụ, tuỳ theo nghiệp vụ và đặc điểm mà ta sẽ cần lựa chọn các tài khoản phụ hợp. 

Lưu ý rằng việc chia nhóm sản phẩm nên cân nhắc tới nguyên tắc định khoản kế toán và mục đích sử dụng để đảm bảo phù hợp với quy trình kế toán của doanh nghiệp.

Hạch toán công cụ dụng cụ

Phân biệt công cụ dụng cụ và tài sản

2 khái niệm này rất dễ gây nhầm lẫn và nó có cách hạch toán khác nhau,. Để cho đơn giản nhất và phù hợp với các thông tư của BTC thì ta hiểu như sau:

• CÔNG CỤ DỤNG DỤ: Đối với các công cụ dụng cụ ta sẽ nói tới các tài sản có giá trị dưới 30 triệu và có thời gian sử dụng dưới 3 năm
• TÀI SẢN: Những gì không thuộc phạm vi này thì là tài sản, và tài sản thì cần phân bổ nó theo chu kỳ, vui lòng xem thêm ở phần này: https://bisfast.com/kms/quan-ly-tai-san-trich-khau-hao-chi-phi-tra-truoc-phan-bo-doanh-thu-chua-thuc-hien-133

Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ

có 2 trường hợp, mua về dùng ngay và mua về nhập kho:

Trường hợp mua công cụ dụng cụ về sử dụng ngay

Khi mua công cụ dụng cụ về dùng ngay thì kế toán công cụ dụng cụ cần xác định được bộ phận sử dụng để đưa vào chi phí cho phù hợp.

Vì công cụ là sử dụng dưới 3 năm nên sẽ có 2 loại, loại sử dụng ngay trong 1 kỳ kế toán và loại kéo qua nhiều kỳ kế toán, do đó có 2 cách hạch toán tương ứng: 

• Nếu CCDC có giá trị nhỏ và sử dụng trong 1 kỳ kế toán thì kế toán tiến hành ghi nhận chi phí như sau:

• Nếu công cụ dụng cụ có giá trị lớn và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán thì kế toán công cụ dụng cụ phải hạch toán vào tài khoản 242 như sau:

Nợ TK 242:  Chi phí trả trước

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111,112 : Nếu doanh nghiệp thanh toán ngay

Có TK 331:  Nếu doanh nghiệp chưa thanh toán

trong odoo bisfast nếu công cụ mua về dùng ngay thì trực tiếp ghi nhận chi phí, là chi phí gì thì tuỳ thuộc vào đặc điểm của công cụ dụng cụ đó. 

ví dụ: Khi đó trong nhóm sản phẩm định nghĩa như sau: 

Trường hợp mua công cụ dụng cụ về nhập kho

Trong trường hợp này sẽ có công đoạn nhập kho do đó phần định giá tồn kho cần được thiết lập và ta sẽ thiết lập định giá tồn kho theo 

• Khi nhập kho, ghi:

Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ tăng

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 

Có TK 111, 112 : Nếu doanh nghiệp thanh toán ngay

Có TK 331:  Nếu doanh nghiệp chưa thanh toán

• Khi xuất kho sử dụng, kế toán công cụ dụng cụ cần xác định ngày đưa vào sử dụng và thời gian phân bổ, đồng thời xác định bộ phận nào sử dụng công cụ dụng cụ.
• Nếu CCDC có giá trị nhỏ và sử dụng trong 1 kỳ kế toán thì kế toán tiến hành ghi nhận chi phí như sau:

Dưới đây là ví dụ về thiết lập hạch toán đối với nhóm sản phẩm công cụ dụng cụ có nhập kho nhưng không có tính khấu hao. 

• Nếu công cụ dụng cụ có giá trị lớn và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán thì kế toán công cụ dụng cụ phải hạch toán vào tài khoản 242 như sau:

Nợ TK 242: Giá trị CCDC

Có TK 153: Giá trị CCDC

Về cách hạch toán thì vui lòng tham khảo https://bisfast.com/kms/quan-ly-tai-san-trich-khau-hao-chi-phi-tra-truoc-phan-bo-doanh-thu-chua-thuc-hien-133

Quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp là một khía cạnh quan trọng trong quản lý mua hàng. Hệ thống quản lý nhà cung cấp tốt sẽ giúp bạn tiếp cận và thuận tiện trong việc giữ mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. Với việc quản lý nhà cung cấp hiệu quả, bạn có thể dễ dàng thực hiện đàm phán hợp đồng và có thể tạo và hỗ trợ các tiêu chuẩn cho nhà cung cấp của mình. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng xác định được nhà cung cấp phục vụ tốt nhất. Bisfast ERP giúp bạn duy trì các nhà cung cấp một cách đơn giản. Mọi hoạt động và quy trình liên quan đến các nhà cung cấp của bạn có thể được tự động hóa với công cụ quản lý mua hàng của Bisfast. Bạn cũng có thể xác định nhiều nhà cung cấp cho một sản phẩm hoặc dịch vụ trên nền tảng Bisfast.

Danh sách nhà cung cấp

Các nhà cung cấp trong hệ thống Bisfast sẽ được liệt kê và tổ chức trong danh mục Nhà cung cấp có sẵn trong tab Đặt hàng của mô-đun Mua hàng của Bisfast. Bạn có thể theo các bước Bisfast -> Mua hàng -> Đặt hàng -> Nhà cung cấp để xem cửa sổ. Hình ảnh cửa sổ được miêu tả dưới đây.

Xem thông tin nhà cung cấp trong Bisfast

Trong cửa sổ "Nhà cung cấp", Bisfast sẽ hiển thị tất cả các nhà cung cấp được xác định trong hệ thống Bisfast. Bạn có thể xem thông tin theo hai chế độ xem như là chế độ "Kanban view" và "List view".

Trong chế độ "Kanban view", bạn có thể xem thông tin chi tiết về từng nhà cung cấp dưới dạng thẻ riêng biệt. Thông tin trên mỗi thẻ sẽ bao gồm tên nhà cung cấp, loại nhà cung cấp, địa chỉ liên hệ, thông tin hoạt động đã lên lịch, thông tin mua hàng, cùng với biểu tượng hoặc hình ảnh của nhà cung cấp đó.

Nếu bạn muốn xem thông tin chi tiết về nhà cung cấp hoặc chỉnh sửa thông tin của nhà cung cấp, bạn có thể nhấp vào tên nhà cung cấp đó. Ví dụ, nếu bạn muốn xem thông tin về "Azure Interior" hoặc chỉnh sửa thông tin của họ, bạn có thể nhấp vào "Azure Interior". Sau đó, một cửa sổ sẽ hiển thị như trong hình dưới đây.

Trong cửa sổ này, bạn có thể xem tất cả thông tin liên quan đến nhà cung cấp cụ thể này và chỉnh sửa thông tin nếu bạn muốn thực hiện thay đổi bằng cách nhấp vào nút "Chỉnh sửa".

Nếu bạn muốn chuyển sang chế độ xem "List view" của cửa sổ Nhà cung cấp, bạn có thể nhấp vào biểu tượng "List view" có sẵn ở góc trên bên phải của cửa sổ. Sau đó, bạn sẽ được hiển thị với một cửa sổ như hình dưới đây.

Bạn có thể xem các chi tiết như Tên nhà cung cấp, Số điện thoại, Địa chỉ email, Nhân viên kinh doanh, Hoạt động tiếp theo, Thành phố, Quốc gia và Công ty trong chế độ Xem danh sách. Ngoài ra, bạn có thể bao gồm thêm các trường khác theo sở thích của mình bằng cách nhấp vào ba chấm có sẵn ở góc trái.

Sắp xếp và lọc danh sách nhà cung cấp

Bisfast cho phép bạn dễ dàng sắp xếp và lọc danh sách nhà cung cấp dựa trên các yếu tố khác nhau. Mặc định Bisfast cung cấp một số tùy chọn lọc. Vì vậy, bạn có thể lọc nhà cung cấp của mình dựa trên Cá nhân, Công ty, Hóa đơn khách hàng, Hóa đơn nhà cung cấp và Nhà thầu phụ. Những nhà cung cấp đã lưu trữ có thể được liệt kê bằng cách chọn menu Lưu trữ. Ngoài ra, bạn có thể thêm bộ lọc tùy chỉnh khác bằng cách nhấp vào tùy chọn Thêm bộ lọc tùy chỉnh.

Nhóm danh sách nhà cung cấp

Menu Nhóm theo có sẵn trong cửa sổ Nhà cung cấp có thể được sử dụng để nhóm các nhà cung cấp của bạn vào các danh mục khác nhau. 

Đây cũng là các chức năng nhóm mặc định như Nhân viên kinh doanh, Công ty, Quốc gia. Bạn cũng có thể xác định thêm các nhóm tùy chỉnh dựa trên yêu cầu của công ty bằng cách nhấp vào nút Thêm nhóm tùy chỉnh có sẵn.

Thẻ Yêu Thích

Trong Bisfast, thẻ Yêu thích cũng có nhiều tùy chọn trong menu thả xuống của nó.

• Tùy chọn Import dữ liệu (Nhập bản ghi) giúp bạn nhập tất cả các bản ghi trong cửa sổ vào tệp XLSX.
• Tuỳ chọn lưu bộ lọc hiện tại và Sử dụng mặc định sẽ giúp bạn luôn nhìn thấy bộ lọc hiện tại khi mở danh sách này, lưu ý tuỳ chọn này là lựa chọn cá nhân của bạn không ảnh hưởng tới người dùng khác.
• Tuỳ chọn lưu bộ lọc hiện tại và Chia sẻ với tất cả người dùng giúp bạn chia sẻ nó với tất cả những người dùng khác
• Tùy chọn Xuất tất cả để xuất tất cả các bản ghi vào tệp Excel, bạn có thể truy cập bằng cách nhấp vào nút Xuất tất cả gần biểu tượng Tạo.

Ngoài các tùy chọn này, cửa sổ Nhà cung cấp sẽ hiển thị một số nút thông minh sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về các hoạt động khác nhau với nhà cung cấp cụ thể này và cho phép bạn truy cập trực tiếp vào các cửa sổ này chỉ bằng một cú nhấp chuột. Hãy xem qua các nút thông minh này.

Trong cửa sổ Nhà cung cấp ở trên, bạn có thể xem các tùy chọn được làm nổi bật. Những tùy chọn được làm nổi bật này là các nút thông minh sẽ giúp bạn điều hướng đến các cửa sổ tương ứng. Tùy chọn này bao gồm các cuộc họp, Cơ hội, Bán hàng, Đăng ký, Nhiệm vụ, Vé, Mua hàng và Thêm (danh sách các nút thông minh còn lại). 

Bạn có thể xem các nút bổ sung như Giao hàng đúng hẹn, Đã đến hạn, Đã lập hóa đơn, Hóa đơn nhà cung cấp, Sổ cái đối tác, Tài liệu, Ủy nhiệm chi trực tiếp và Đi tới trang web bằng cách nhấp vào nút Thêm có sẵn ở sau cùng. Hình ảnh của các n bút bổ sung này được làm nổi bật trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Thêm các hành động với Bisfast

Bisfast có nút Thực hiện ở góc trên của cửa sổ để cho bạn thực hiện các hành động khác. Khi bạn nhấp vào nút này, một menu thả xuống sẽ hiển thị và bạn có thể truy cập danh sách các tính năng nâng cao như Lưu trữ, Bản sao, Xóa, Gửi tin nhắn SMS, Các dòng bảng lương, Tải xuống (vCard), Truy cập trang thông tin chung, Thêm vào hàng đợi cuộc gọi, Theo dõi tiến trình, Xem lại đối tác, ... Bạn có thể sẽ thấy một hoặc vài menu này phụ thuộc vào các chức năng nào được cài đặt và phân quyền người dùng của bạn.

Trên đây ta đã tìm hiểu cách tạo mới một nhà cung cấp, các thông tin này cũng tương tự trong trường hợp tạo mới một khách hàng vì ở Bisfast khách hàng và nhà cung cấp được quản lý ở cùng một đối tượng gốc là Đối tác hay Liên hệ.

Nếu bạn muốn tạo nhà cung cấp mới, bạn có thể truy cập nút Tạo có sẵn ở góc trên bên trái của cửa sổ Nhà cung cấp. Một lần nhấp vào nút này sẽ đưa bạn đến mẫu tạo Nhà cung cấp. Hình ảnh của mẫu tạo Nhà cung cấp được miêu tả bên dưới.

Trong Biểu mẫu Tạo Nhà Cung Cấp, bạn có thể mô tả Tên của Nhà Cung Cấp và xác định đó là Cá nhân hay Công ty. Sau đó, bạn cung cấp Địa chỉ chi tiết của nhà cung cấp cùng với Số điện thoại, Số di động, Địa chỉ Email. Thuế giá trị gia tăng (VAT) có thể được cung cấp trong không gian được cung cấp. Nếu liên hệ này phải chịu thuế của chính phủ, thì số nhận dạng thuế phải được cung cấp. Liên kết trang web có thể được cung cấp trong không gian được cung cấp. Sau đó, bạn có một tùy chọn Ngôn ngữ. Tất cả các email và tài liệu được gửi cho liên hệ này sẽ được dịch sang ngôn ngữ đã chọn. Bạn có thể phân loại các Nhãn để dễ dàng nhận ra Nhà Cung Cấp của mình. Bạn có thể cung cấp hình ảnh liên quan đến nhà cung cấp trong không gian được cung cấp. Nếu nhà cung cấp là một công ty, bạn có thể cung cấp logo của công ty hoặc nếu đó là một cá nhân, bạn có thể cung cấp ảnh của nhà cung cấp. Bây giờ bạn có rất nhiều tab để cung cấp chi tiết. 

Thêm liên hệ và địa chỉ

Dưới tab Liên hệ & Địa chỉ, bạn có thể tạo liên hệ bằng cách nhấp vào menu THÊM có sẵn. Khi bạn nhấp vào nút THÊM, một menu pop-up sẽ xuất hiện như được mô tả bên dưới. Ở đó, bạn có thể tạo một bản ghi.

Trong menu pop-up, bạn có thể lựa chọn các địa chỉ khác nhau và điền thông tin tương ứng.

Trong Bisfast, Nhà cung cấp và Khách hàng được xem như là các liên hệ cùng một tài khoản. Vì vậy, nếu bạn tạo một nhà cung cấp, không cần phải cung cấp các trường liên quan đến bán hàng.

Thông tin Bán hàng và Mua hàng

Dưới tab Bán hàng & Mua hàng có sẵn trong cửa sổ tạo Nhà cung cấp, bạn có thể cung cấp các chi tiết khác nhau:

Thông tin Bán hàng

• Người bán hàng: người dùng trong công ty chịu trách nhiệm với liên hệ nhà cung cấp này
• Điều kiện thanh toán: các điều kiện thanh toán này có thể được sử dụng thay vì điều kiện mặc định cho đơn hàng bán và hóa đơn khách hàng
• Danh sách giá: danh sách giá này cũng sẽ được sử dụng thay vì danh sách giá mặc định để tạo bán hàng cho nhà cung cấp cụ thể này
• Phương thức giao hàng: có thể chọn từ menu thả xuống
• Barcode: mã vạch này được sử dụng để nhận dạng liên hệ nhà cung cấp
• Điểm thưởng đối với Khách hàng thân thiết: có thể nhập vào

Thông tin Mua hàng

• Điều kiện thanh toán: các điều kiện thanh toán này sẽ được sử dụng thay vì điều kiện mặc định cho đơn đặt hàng và hóa đơn nhà cung cấp
• Phương thức thanh toán: có thể chọn từ menu thả xuống
• Lời nhắc nhận thanh toán: kích hoạt tùy chọn này để tự động gửi email xác nhận cho nhà cung cấp. Bạn có thể chỉ định số ngày trước ngày hứa nhận để gửi email nhắc nhở. Tùy chọn này rất hữu ích để xác nhận ngày chính xác.
• Tiền tệ Nhà cung cấp: cấp phát cùng với Vị trí tài chính.

Ở đây trong Bisfast, Hồ sơ Nhà cung cấp và Khách hàng được xử lý như là các liên hệ cùng một chủ sở hữu. Do đó, nếu bạn tạo một nhà cung cấp thì không cần phải cung cấp các trường liên quan đến Bán hàng.

Kế toán

Tiếp theo, chúng ta sẽ đi đến tab Lên hoá đơn (hoặc bạn có thể thấy menu là Kế toán tuỳ thuộc vào module kế toán có được cài đặt không) được cung cấp trong biểu mẫu tạo Nhà cung cấp. Dưới tab này, bạn sẽ cung cấp chi tiết tài khoản Ngân hàng. Bạn có thể đề cập đến Tên ngân hàng và Số tài khoản bằng cách chọn tùy chọn Thêm dòng. 

Chi tiết các Bút toán kế toán cũng có thể được cung cấp. Trường Tài khoản phải thu được sử dụng khi tạo hóa đơn khách hàng và Trường Tài khoản phải trả được sử dụng khi tạo hóa đơn nhà cung cấp. Mặc định khi bạn đã cài đặt hệ thống tài khoản rồi thì 2 trường dữ liệu này thường đã được điền tự động, bạn có thể thay đổi nó nhưng lời khuyên chung là không cần thiết.

Ghi chú nội bộ

Dưới tab Ghi chú nội bộ, bạn có thể bao gồm các ghi chú nội bộ nếu có và Cảnh báo trên Đơn đặt hàng.

Gán đối tác

Trong trường hợp bạn cài đặt chức năng quản lý thành viên

bạn sẽ thấy tab Gán đối tác / Partner Assignment.

Dưới tab Gán đối tác, bạn có thể bao gồm Vị trí địa lý. Dữ liệu Kích hoạt đối tác như Cấp đối tác, Kế hoạch hoa hồng, Kích hoạt và Trọng số cấp đối tác. Sau đó trong Đánh giá đối tác, bạn có thể thêm Đánh giá đối tác mới nhất, Đánh giá đối tác tiếp theo và Ngày đối tác. 

Quản lý thành viên

Tab cuối cùng có sẵn trong biểu mẫu tạo Nhà cung cấp là tab Thành viên, cho phép bạn thêm thông tin thành viên. 

Ở đây bạn có tùy chọn Thành viên Miễn phí. Bạn có thể kích hoạt tùy chọn này nếu muốn cung cấp thành viên miễn phí cho nhà cung cấp này. Trạng thái thành viên hiện tại có thể được xem. Thành viên không định nghĩa một đối tác không nộp đơn xin thành viên.

• Thành viên bị hủy: Một thành viên đã hủy bỏ thành viên của mình
• Thành viên cũ: một thành viên với ngày hết hạn thành viên đã hết hạn
• Thành viên đang chờ: một thành viên đã nộp đơn xin thành viên và hóa đơn của họ đang được tạo.
• Thành viên đã lập hóa đơn: một thành viên mà hóa đơn của họ đã được tạo
• Thành viên đã thanh toán: một thành viên đã thanh toán phí thành viên.

Khi hoàn tất tất cả các bước trên, bạn có thể lưu thông tin của nhà cung cấp mới bằng cách nhấn nút LƯU (biểu tượng đám mây) hoặc bạn có thể mở qua menu khác thì hệ thống tự động lưu. Bây giờ bạn có thể xem nhà cung cấp đã được tạo trong cửa sổ Nhà cung cấp.

Cho phép người dùng tạo Đơn mua hàng từ Đơn bán hàng.

Thiết lập

Cài đặt

Tại giao diện Home, nhấp vào Ứng Dụng

Trên thanh tìm kiếm, tìm Mô đun có tên là "Import Product", sau đó nhấp vào nút Kích Hoạt để cài đặt.

Vận hành

Tại giao diện Home, nhấp vào Tồn kho

Tại giao diện chính của Tồn kho, nhấp vào menu Cấu hình -> Nhập sản phẩm

Hệ thống sẽ hiển thị Trình nhập sản phẩm

Nhấp vào file ví dụ với định dạng hợp lệ được cung cấp trong Trình nhập sản phẩm, file excel nhất thiết phải tuân thủ quy tắc về định dạng được hướng dẫn trong file này.

Đây là file excel mẫu để thực hiện, trong file ở một số cột có hướng dẫn định dạng hợp lệ giá trị của cột đó ở tiêu đề cột dưới dạng Comment, đặc biệt lưu ý đối với cột Biến thể cần phải xem kỹ hướng dẫn về định dạng ở phần comment và quan sát file ví dụ, các cột:

• Thứ tự: thứ tự của sản phẩm
• Mã cũ: trường thông tin bắt buộc, tương đương với trường Mã cũ ở hệ thống Odoo, là mã sản phẩm trên hệ thống cũ,
• Mã cũ tham chiếu: là trường thông tin bắt buộc đối với các dòng biến thể của sản phẩm, giá trị tại cột này ở dòng biển thể là giá trị của cột mã cũ ở dòng sản phẩm của biến thể đó.
• Nhóm sản phẩm: tương đương với trường Nhóm sản phẩm của Sản phấm/Biến thể sản phẩm ở hệ thống Odoo.
• Danh mục thương mại điện tử: tương đương với trường Danh mục thương mại điện tử của Sản phấm/Biến thể sản phẩm  ở hệ thống Odoo
• Tên sản phẩm: tương đương với trường Tên sản phẩm của Sản phấm/Biến thể sản phẩm  ở hệ thống Odoo
• Loại sản phẩm: tương đương với trường Loại sản phẩm của Sản phấm/Biến thể sản phẩm ở hệ thống Odoo, cột này chỉ nhận 3 giá trị lần lượt là: Tiêu dùng, Dịch vụ, Sản phẩm lưu kho
• Theo vết: tương đương với trường Theo vết của Sản phấm/Biến thể sản phẩm  ở hệ thống Odoo, cột này có 2 giá trị: Theo lô, Theo số sê-ri
• Đơn vị: tương đương với trường Đơn vị của Sản phấm/Biến thể sản phẩm  ở hệ thống Odoo.
• Giá vốn: tương đương với trường Giá vốn của Sản phẩm/Biến thể sản phẩm  ở hệ thống Odoo.
• Giá bán: tương đương với trường Giá bán của Sản phẩm/Biến thể sản phẩm  ở hệ thống Odoo.
• Chênh Lệch giá: tương đương với trường Giá cộng thêm của Giá trị Biến thể sản phẩm ở hệ thống Odoo.
• Thuế bán hàng: tương đương với trường Thuê bán hàng của Sản phẩm/Biến thể sản phẩm ở hệ thống Odoo.
• Thuế nhà cung cấp: tương đương với trường Thuế nhà cung cấp của Sản phẩm/Biến thể sản phẩm ở hệ thống Odoo.
• Biến thể: trường thông tin bắt buộc đối với cả dòng sản phẩm và biến thể, ở dòng sản phẩm, dùng để xác định các thuộc tính của biến thể của sản phẩm đó, ở dòng biến thể, dùng để xác định biến thể cụ thể qua các thuộc tính của biến thể, chi tiết định dạng giá trị cụ thể:
• • # Cột thuộc tính có dạng sau, các cặp thuộc tính và giá trị ngăn cách với nhau bởi dấu ';' 
    # Thuộc tính 1: giá trị 1, giá trị 2; 
    # Thuộc tính 2: giá trị 1, giá trị 2
    
• Mô tả: tương đương với trường Ghi chú nội bộ ở Sản phẩm/Biến thể
• Trạng thái: trường bắt buộc, giá trị hợp lệ là activated.

Cấu trúc của các dòng trong file excel được sắp xếp theo thứ tự lần lượt là dòng sản phẩm và theo sau lần lượt là các biến thế của sản phẩm đó. Khi hệ thống khởi tạo sản phẩm sẽ đồng thời khởi tạo tất cả các biến thể của sản phẩm dựa vào giá trị được cung cấp ở cột Biến thể của dòng sản phẩm, các dòng biến thể của sản phẩm tiếp theo đó sẽ chỉnh sửa lại các giá trị của biến thể được cung cấp tại các cột trong file excel.

Nếu tích vào checkbox "Lưu trữ biến thể không được liệt kê ở tập tin excel" thì đối với những biến thể của sản phẩm không được liệt kê ở trong file excel hệ thống sẽ tự động lưu trữ sau khi sinh ra biến thể đó

Lưu ý: Ngoài chức năng nhập sản phẩm, thì người dùng có thể sự dụng Trình nhập sản phẩm để cập nhật thông tin của sản phẩm và biến thể, do đó việc sự dụng chức năng "Lưu trữ biến thể không được liệt kê ở tập tin excel" để tạo sản phẩm/biến thể, sau đó nếu không sử dụng chức năng "Lưu trữ biến thể không được liệt kê ở tập tin excel" sẽ làm cho các biến thể đã được lưu trữ trước đó hoạt động trở lại.

Điều khoản thanh toán xác định tất cả các điều kiện thanh toán bán hàng để giúp đảm bảo khách hàng thanh toán hóa đơn của họ một cách chính xác và đúng hạn.

Các điều khoản thanh toán thường được xác định trên các tài liệu như đơn đặt hàng, hóa đơn của khách hàng và hóa đơn của nhà cung cấp. Điều khoản thanh toán bao gồm:

• (Các) ngày đáo hạn

• Chiết khấu thanh toán sớm

• Bất kỳ điều kiện nào khác về thanh toán

Gói trả góp cho phép khách hàng thanh toán hóa đơn theo từng phần, với số tiền và ngày thanh toán do người bán xác định trước.

 Ví dụ

Thanh toán ngay

Toàn bộ số tiền phải thanh toán vào ngày phát hành hóa đơn.

15 ngày (hoặc Net 15)

Thanh toán đầy đủ là do 15 ngày sau ngày hóa đơn.

21 tổ chức tài chính vi mô

Toàn bộ khoản thanh toán phải đến hạn vào ngày 21 của tháng sau ngày lập hóa đơn.

Trả trước 30% vào cuối tháng tiếp theo

30% phải trả vào ngày phát hành hóa đơn. Số còn lại thanh toán vào cuối tháng tiếp theo.

2% 10, 30 EOM ròng

Giảm giá tiền mặt 2% nếu thanh toán được nhận trong vòng mười ngày. Nếu không, toàn bộ khoản thanh toán sẽ đến hạn vào cuối tháng sau ngày lập hóa đơn.

 Ghi chú

• Điều khoản thanh toán không được nhầm lẫn với hóa đơn thanh toán xuống . Nếu, đối với một đơn đặt hàng cụ thể, bạn phát hành nhiều hóa đơn cho khách hàng của mình, thì đó không phải là điều khoản thanh toán hay gói trả góp mà là chính sách lập hóa đơn.

• Trang này nói về tính năng điều khoản thanh toán , không phải điều khoản & điều kiện , có thể được sử dụng để tuyên bố các nghĩa vụ theo hợp đồng liên quan đến việc sử dụng nội dung, chính sách hoàn trả và các chính sách khác xung quanh việc bán hàng hóa và dịch vụ.

 Xem thêm

• Hướng dẫn Odoo: điều khoản thanh toán

• Chiết khấu tiền mặt và giảm thuế

Cấu hình

Để tạo điều khoản thanh toán mới, hãy làm theo các bước sau:

1. Chuyển đến Kế toán ‣ Cấu hình ‣ Điều khoản thanh toán và nhấp vào Mới 

1. Nhập tên vào trường Điều khoản thanh toán . Trường này là tên được hiển thị trong cơ sở dữ liệu và không dành cho khách hàng.

2. Nhập văn bản sẽ được hiển thị trên tài liệu (đơn đặt hàng, hóa đơn, v.v.) trong trường Mô tả trên Hóa đơn .

3. Đánh dấu vào hộp kiểm Hiển thị điều khoản trên hóa đơn để hiển thị bảng phân tích từng khoản thanh toán và ngày đến hạn trên báo cáo hóa đơn, nếu muốn.

4. Trong phần Điều khoản , hãy thêm một bộ quy tắc (điều khoản) để xác định những gì cần phải thanh toán và (các) ngày đến hạn. Việc xác định các điều khoản sẽ tự động tính toán (các) ngày đến hạn của khoản thanh toán. Điều này đặc biệt hữu ích cho việc quản lý các gói trả góp ( thời hạn thanh toán có nhiều kỳ hạn ).

   Để thêm một điều khoản, hãy nhấp vào Thêm một dòng , xác định Loại và Giá trị đến hạn của nó , đồng thời điền vào các trường thích hợp để xác định thời điểm đến hạn của điều khoản, bao gồm mọi khoản giảm giá . Ngày đến hạn được tính bằng cách lấy hóa đơn/ngày lập hóa đơn, trước tiên thêm Tháng , sau đó thêm Ngày . Nếu nút chuyển đổi Cuối tháng được bật, thì ngày đến hạn sẽ là cuối tháng đó, cộng với bất kỳ Ngày nào sau Cuối tháng .

 Mẹo

Thay vào đó, để chỉ định một số ngày trước khi kết thúc tháng , hãy sử dụng giá trị âm trong trường Số ngày sau khi kết thúc tháng .

Để kiểm tra xem các điều khoản thanh toán của bạn có được định cấu hình chính xác hay không, hãy nhập số tiền và ngày lập hóa đơn trong phần Ví dụ để tạo các khoản thanh toán sẽ đến hạn và ngày đến hạn của chúng bằng cách sử dụng các điều khoản thanh toán này.

 Quan trọng

• Các điều khoản được tính toán theo thứ tự ngày đến hạn của chúng.

• Số dư phải luôn được sử dụng cho dòng cuối cùng.

 Ví dụ

Trong ví dụ sau, 30% đến hạn vào ngày phát hành và số dư đến hạn vào cuối tháng tiếp theo.

Sử dụng điều khoản thanh toán

Điều khoản thanh toán có thể được xác định bằng cách sử dụng trường Điều khoản thanh toán trên:

• Danh bạ: Để tự động đặt các điều khoản thanh toán mặc định cho các đơn đặt hàng, hóa đơn và hóa đơn mới của một liên hệ. Điều này có thể được sửa đổi trong biểu mẫu liên hệ, trong tab Bán hàng & Mua hàng .

• Báo giá/Đơn đặt hàng: Để tự động đặt các điều khoản thanh toán cụ thể trên tất cả các hóa đơn được tạo từ báo giá hoặc đơn đặt hàng.

Điều khoản thanh toán có thể được xác định bằng trường Ngày đến hạn , với danh sách thả xuống Điều khoản trên:

• Hóa đơn của khách hàng: Để đặt các điều khoản thanh toán cụ thể trên hóa đơn.

• Hóa đơn nhà cung cấp: Để đặt các điều khoản thanh toán cụ thể trên hóa đơn.

 Mẹo

Đặt điều khoản thanh toán trên hóa đơn của nhà cung cấp hầu hết hữu ích để quản lý các điều khoản của nhà cung cấp với nhiều lần trả góp hoặc chiết khấu tiền mặt. Mặt khác, đặt ngày đến hạn theo cách thủ công là đủ. Nếu điều khoản thanh toán đã được xác định, hãy để trống trường này để chọn ngày.

Sử dụng Hợp đồng mua hàng để tạo thỏa thuận mua hàng với nhà cung cấp

Hợp đồng mua hàng là các thỏa thuận mua hàng dài hạn giữa công ty và nhà cung cấp để phân phối sản phẩm định kỳ với mức giá được xác định trước. Việc sử dụng hợp đồng mua hàng rất hữu ích khi sản phẩm luôn được mua từ cùng một nhà cung cấp nhưng với số lượng khác nhau vào những thời điểm khác nhau.

Bằng cách đơn giản hóa quy trình đặt hàng, các Hợp đồng mua hàng không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tiết kiệm tiền vì chúng có thể thuận lợi khi đàm phán giá số lượng lớn với nhà cung cấp.

Tạo một hợp đồng mua hàng mới

Để tạo các đơn đặt hàng tổng quát, trước tiên bạn cần bật tính năng Hợp đồng mua hàng trong cài đặt của ứng dụng Mua hàng . Để thực hiện việc này, hãy đi tới Mua hàng ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt và trong phần Đơn hàng , hãy nhấp vào hộp kiểm bên cạnh Hợp đồng mua hàng . Làm như vậy sẽ cho phép khả năng tạo các Hợp đồng mua hàng cũng như các yêu cầu báo giá thay thế (RFQ).

Để tạo một đơn hàng tổng quát, hãy đi tới Mua hàng ‣ Đơn hàng ‣ Hợp đồng khung và nhấp vào Mới . Thao tác này sẽ tạo (và điều hướng đến) một biểu mẫu Hợp đồng khung mới.

Từ biểu mẫu Hợp đồng khung mới này, các trường và cài đặt khác nhau có thể được định cấu hình, do đó, có những quy tắc được xác định trước mà thỏa thuận dài hạn định kỳ phải tuân theo:

• Đại diện mua hàng : là người dùng được chỉ định cho Hợp đồng mua hàng cụ thể này. Theo mặc định, đây là người dùng đã tạo thỏa thuận; người dùng có thể được thay đổi trực tiếp từ menu thả xuống bên cạnh trường này.
• Loại hợp đồng : là loại hợp đồng mua hàng mà Hợp đồng khung này được phân loại. Trong Bisfast, Hợp đồng khung là hợp đồng mua bán chính thức duy nhất.
• Nhà cung cấp : là nhà cung cấp mà thỏa thuận này được ràng buộc một lần hoặc định kỳ. Nhà cung cấp có thể được chọn trực tiếp từ menu thả xuống bên cạnh trường này.
• Tiền tệ : là loại tiền tệ được thỏa thuận sẽ được sử dụng cho việc trao đổi này. Nếu nhiều loại tiền tệ đã được kích hoạt trong cơ sở dữ liệu, loại tiền tệ đó có thể được thay đổi từ menu thả xuống bên cạnh trường này.
• Thời hạn Hợp đồng: là ngày mà thỏa thuận mua bán này sẽ được ấn định hết hạn (nếu muốn). Nếu lệnh chung này không hết hạn, hãy để trống trường này.
• Ngày đặt hàng : là ngày mà đơn hàng tổng quát này sẽ được đặt nếu báo giá mới được tạo trực tiếp từ mẫu đơn đặt hàng tổng quát. Nếu báo giá mới được tạo, giá trị này sẽ tự động điền vào trường Thời hạn đặt hàng trên RFQ .
• Ngày giao hàng : là ngày giao hàng dự kiến ​​mà các sản phẩm có trong RFQ được tạo trực tiếp từ mẫu Hợp đồng mua hàng sẽ được giao đến nơi. Nếu một báo giá mới được tạo, giá trị này sẽ tự động điền vào trường Dự kiến ​​đến trên RFQ .
• Chứng từ gốc : là đơn đặt hàng nguồn (PO) mà Hợp đồng mua hàng này sẽ được gắn vào. Nếu Hợp đồng mua hàng này không được gắn với bất kỳ PO hiện có nào , hãy để trống trường này.
• Công ty : là công ty được chỉ định cho Hợp đồng mua hàng cụ thể này. Theo mặc định, đây là công ty mà người dùng tạo Hợp đồng mua hàng được liệt kê. Nếu cơ sở dữ liệu không phải là cơ sở dữ liệu đa công ty thì trường này không thể thay đổi và sẽ mặc định là công ty duy nhất được liệt kê trong cơ sở dữ liệu.

Khi tất cả các trường liên quan đã được điền xong, hãy nhấp vào Thêm một dòng để thêm sản phẩm vào cột Sản phẩm . Sau đó, thay đổi số lượng của từng sản phẩm ở cột Số lượng (nếu muốn) và đặt giá ở cột Đơn giá .

Để xem và thay đổi cài đặt thỏa thuận mua hàng mặc định cho các đơn đặt hàng chung ngay từ biểu mẫu đặt hàng chung, hãy nhấp vào liên kết nội bộ (biểu tượng mũi tên) bên cạnh trường Loại thỏa thuận nơi liệt kê Đơn đặt hàng chung . Thao tác này sẽ điều hướng đến cài đặt thứ tự chung.

Từ đây, bạn có thể chỉnh sửa cài đặt cho các đơn hàng chung. Trong phần Loại hợp đồng , tên của Loại hợp đồng có thể được thay đổi (nếu muốn) và Loại lựa chọn hợp đồng cũng có thể được thay đổi. Có hai tùy chọn có thể được kích hoạt cho loại lựa chọn:

• Chỉ chọn 1 RFQ: khi một đơn hàng được xác nhận thì những đơn hàng còn lại sẽ bị hủy.
• Chọn nhiều RFQ (YCBG): khi một đơn hàng được xác nhận, các đơn hàng còn lại sẽ *không bị hủy. Thay vào đó, nhiều đơn đặt hàng được cho phép.

Trong phần Dữ liệu cho báo giá mới , bạn có thể thay đổi cài đặt về cách điền dòng sản phẩm và số lượng trên báo giá mới sử dụng thỏa thuận mua hàng này bên cạnh trường Dòng và Số lượng .

Có hai tùy chọn có thể được kích hoạt cho dòng trong dữ liệu cho báo giá mới:

• Dùng chi tiết hợp đồng : khi tạo một báo giá mới, các dòng sản phẩm sẽ được điền trước các sản phẩm tương tự được liệt kê trong đơn hàng chung, nếu đơn hàng chung đó được chọn trên báo giá mới.
• Không tự động tạo chi tiết YCBG : khi tạo báo giá mới và chọn đơn hàng chung hiện có, cài đặt sẽ chuyển sang báo giá mới, nhưng các dòng sản phẩm sẽ không được điền.

Và có hai tùy chọn có thể được kích hoạt cho Số lượng :

• Dùng số lượng hợp đồng : khi tạo báo giá mới, số lượng sản phẩm được liệt kê trong đơn hàng tổng thể sẽ được điền trước trên các dòng sản phẩm, nếu đơn hàng tổng quát nói trên được chọn trên báo giá mới.
• Đặt số lượng theo cách thủ công : khi tạo báo giá mới và chọn đơn hàng chung hiện có, các dòng sản phẩm sẽ được điền trước nhưng tất cả số lượng sẽ được đặt thành 0 . Số lượng sẽ cần phải được người dùng đặt thủ công.

Khi các thay đổi mong muốn đã được thực hiện (nếu có), hãy nhấp vào Mới (thông qua đường dẫn, ở đầu trang) để điều hướng quay lại biểu mẫu đặt hàng chung và nhấp vào Xác nhận để lưu thỏa thuận mua hàng mới này. Sau khi được xác nhận, thứ tự chung sẽ thay đổi từ Dự thảo thành Đang thực hiện , nghĩa là thỏa thuận này có thể được chọn và sử dụng khi tạo RFQ mới .

Tạo một RFQ mới từ đơn đặt hàng chung

Sau khi xác nhận một đơn đặt hàng chung, các báo giá mới có thể được tạo trực tiếp từ biểu mẫu đặt hàng chung. Biểu mẫu này sẽ sử dụng các quy tắc được đặt trên biểu mẫu và điền trước thông tin chính xác vào báo giá mới. Ngoài ra, báo giá mới này sẽ được tự động liên kết với biểu mẫu đặt hàng chung này thông qua nút thông minh RFQ/Đơn đặt hàng ở trên cùng bên phải của biểu mẫu.

Để tạo báo giá mới từ biểu mẫu đặt hàng chung, hãy nhấp vào Báo giá mới . Thao tác này sẽ tạo (và điều hướng đến) một RFQ mới , được điền sẵn thông tin chính xác, tùy thuộc vào cài đặt được định cấu hình trên biểu mẫu đặt hàng tổng quát.

Từ biểu mẫu RFQ mới , nhấp vào Gửi qua Email để soạn và gửi email đến nhà cung cấp được liệt kê; nhấp vào In RFQ để tạo bản PDF có thể in được của báo giá; hoặc, khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Xác nhận đơn hàng để xác nhận đơn đặt hàng (PO).

Sau khi PO đã được xác nhận, hãy nhấp lại vào biểu mẫu đặt hàng chung (thông qua đường dẫn ở đầu trang). Từ biểu mẫu đặt hàng chung, giờ đây có một RFQ được liệt kê trong nút thông minh RFQ/Đơn đặt hàng ở trên cùng bên phải của biểu mẫu. Nhấp vào nút thông minh RFQ/Đơn đặt hàng để xem đơn đặt hàng vừa được tạo.

Tạo một đơn đặt hàng chung mới từ RFQ

Để tạo RFQ mới , hãy điều hướng đến ứng dụng Mua hàng và nhấp vào Mới .

Sau đó, thêm thông tin vào biểu mẫu RFQ : thêm nhà cung cấp từ menu thả xuống bên cạnh trường Nhà cung cấp và nhấp vào Thêm sản phẩm để chọn sản phẩm từ menu thả xuống trong cột Sản phẩm . Sau đó, đặt số lượng mua mong muốn trong cột Số lượng và thay đổi giá mua trong cột Đơn giá nếu muốn.

Việc nhấp vào biểu tượng tùy chọn bổ sung (hai dấu chấm) sẽ cung cấp các tùy chọn hiển thị bổ sung để thêm vào chi tiết đơn hàng. Lặp lại các bước này để thêm nhiều tùy chọn bổ sung như mong muốn, bao gồm UoM (Đơn vị đo lường) để mua sản phẩm và Ngày đến dự kiến .

Trước khi xác nhận báo giá mới và tạo đơn đặt hàng, hãy nhấp vào menu thả xuống bên cạnh trường Đơn đặt hàng chung và nhập tên mới cho đơn hàng chung mới. Điều này tạo ra một thỏa thuận mua hàng hoàn toàn mới và lưu thông tin đã nhập vào các trường của mẫu đơn đặt hàng cũng như thông tin sản phẩm đã nhập trên các dòng sản phẩm.

Từ biểu mẫu RFQ mới , nhấp vào Gửi qua Email để soạn và gửi email đến nhà cung cấp được liệt kê; nhấp vào In RFQ để tạo bản PDF có thể in được của báo giá; hoặc, khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Xác nhận đơn hàng để xác nhận PO .

 Ghi chú

Để xem thỏa thuận mua hàng chung mới được tạo, hãy đi tới Đơn hàng ‣ Đơn hàng chung và nhấp vào đơn hàng chung mới. Từ đây, các cài đặt và quy tắc có thể được thay đổi nếu muốn.

Đơn đặt hàng chung và bổ sung

Sau khi đơn hàng chung được xác nhận, dòng nhà cung cấp mới sẽ được thêm vào tab Mua hàng của các sản phẩm có trong BO . Điều này làm cho các đơn đặt hàng chung trở nên hữu ích với việc bổ sung tự động , vì thông tin về Nhà cung cấp , Giá cả và Thỏa thuận được tham chiếu trên dòng nhà cung cấp. Thông tin này được sử dụng để xác định địa điểm, thời gian và mức giá mà sản phẩm này có thể được bổ sung.

Sử dụng dropshipping để vận chuyển trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách hàng

Dropshipping là một chiến lược thực hiện đơn hàng cho phép người bán vận chuyển các mặt hàng trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách hàng. Thông thường, người bán mua sản phẩm từ nhà cung cấp, lưu trữ sản phẩm trong kho của họ và vận chuyển đến khách hàng cuối sau khi đơn đặt hàng được đặt. Với dropshipping, nhà cung cấp chịu trách nhiệm lưu trữ và vận chuyển mặt hàng. Điều này mang lại lợi ích cho người bán bằng cách giảm chi phí tồn kho, bao gồm cả giá vận hành kho.

Định cấu hình sản phẩm để được dropshipping

Để sử dụng dropshiping làm chiến lược thực hiện đơn hàng, hãy điều hướng đến ứng dụng Mua hàng và chọn Cấu hình ‣ Cài đặt . Trong tiêu đề Hậu cần , hãy nhấp vào hộp kiểm Dropshipping và Lưu để hoàn tất.

Tiếp theo, đi tới ứng dụng Bán hàng , nhấp vào Sản phẩm ‣ Sản phẩm và chọn sản phẩm hiện có hoặc chọn Tạo để định cấu hình sản phẩm mới. Trên trang Sản phẩm , đảm bảo rằng các hộp kiểm Có thể bán và Có thể mua được bật.

Nhấp vào tab Mua hàng và chỉ định nhà cung cấp cũng như mức giá mà họ bán sản phẩm. Có thể thêm nhiều nhà cung cấp, nhưng nhà cung cấp ở đầu danh sách sẽ là nhà cung cấp được chọn tự động cho các đơn đặt hàng.

Cuối cùng, chọn tab Kho và bật hộp kiểm Dropship trong phần Tuyến.

Thực hiện đơn hàng bằng dropshipping

Khi khách hàng hoàn tất giao dịch mua hàng trực tuyến cho một sản phẩm được dropshipping, một đơn đặt hàng sẽ được tạo tự động cùng với yêu cầu báo giá ( RFQ ) liên quan cho nhà cung cấp. Bạn có thể xem Đơn đặt hàng trong ứng dụng Bán hàng bằng cách chọn Đơn hàng ‣ Đơn hàng . Nhấp vào nút Mua thông minh ở trên cùng bên phải của đơn đặt hàng để xem RFQ liên quan .

Sau khi RFQ được xác nhận, nó sẽ trở thành đơn đặt hàng và biên nhận dropship được tạo và liên kết với nó. Có thể xem biên lai bằng cách nhấp vào nút 1 Dropship ở góc trên bên phải của mẫu đơn đặt hàng.

Phiếu giao hàng dropship sẽ liệt kê nhà cung cấp trong phần Nhận từ và khách hàng trong phần Vị trí đích . Sau khi giao sản phẩm cho khách hàng, hãy nhấp vào nút Xác thực ở trên cùng bên trái của biên lai dropship để xác nhận số lượng đã giao.

Để xem tất cả các đơn đặt hàng dropship, chỉ cần điều hướng đến bảng điều khiển Tổng quan hàng tồn kho và nhấp vào nút màu xanh  # ĐỂ XỬ LÝ trên thẻ Dropship .

Cài đặt Nhắc nhở nhận hàng

Đầu tiên truy cập Thiết lập > Mua hàng > Tích vào Nhắc nhở mua hàng. Lưu lại để cài đặt tính năng

Hoạt động

Sau khi cài đặt tính năng, trên đơn hàng mua sẽ hiển thị thêm thông tin "Yêu cầu xác nhận X ngày trước". Ngày gửi thư nhắc nhở được tính bằng công thức:
​Ngày gửi thư nhắc nhở = Ngày giao hàng dự kiến - X ngày yêu cầu xác nhận trước

Ví dụ như hình dưới: Ngày 22/09/2023 là ngày hàng về dự kiến và Yêu cầu xác nhận trước 2 ngày. Như vậy ngày 20/09/2023 email sẽ được gửi dến Nhà cung cấp nhắc nhở xác nhận về ngày giao hàng.

Sau khi cài đặt module, 1 hành động định kỳ sẽ được tạo ra, hàng ngày hành động này sẽ chạy 1 lần, quét các đơn hàng ở trạng thái Đơn mua hàng hoặc đã khóa và được tích Yêu cầu xác nhận. Và các đơn này chưa được nhà cung cấp xác nhận thư nhắc nhở.

Truy cập menu Thiết lập > Kỹ thuật > Email > Mẫu Email > Mua hàng: Nhắc nhở nhà cung cấp để xem mẫu email gửi tới nhà cung cấp.