Trong Bisfast, mô-đun mua hàng là một phần rất quan trọng để quản lý quá trình mua hàng của công ty một cách hiệu quả.

Mô-đun mua hàng trong Bisfast cung cấp cho người dùng một công cụ đáng tin cậy để quản lý đơn đặt hàng, nhà cung cấp, các sản phẩm và dịch vụ được mua và thanh toán cho các đơn đặt hàng đó. Nó giúp cho công ty tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quá trình mua hàng, từ việc đặt hàng đến việc thanh toán và quản lý kho.

Mô-đun mua hàng trong Bisfast cũng cho phép người dùng theo dõi lịch sử các đơn đặt hàng, quản lý chi phí mua hàng, tối ưu hóa quá trình nhập kho, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và giúp công ty đưa ra các quyết định mua hàng thông minh dựa trên các số liệu thống kê.

Với mô-đun mua hàng trong Bisfast, công ty có thể quản lý quá trình mua hàng một cách dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Điều này giúp tăng tính cạnh tranh của công ty trên thị trường và giảm chi phí hoạt động của công ty.

Quy trình mua hàng bắt đầu từ việc người dùng tạo ra yêu cầu báo giá hoặc đơn hàng bán, nhận hàng và tạo hóa đơn thanh toán. Tài liệu dưới đây sẽ hướng dẫn 1 quy trình đầy đủ để mua một sản phẩm.

Yêu cầu báo giá

Một yêu cầu báo giá (RFQ) được một công ty gửi đến nhiều nhà cung cấp và khi xem xét phản hồi, các đơn đặt hàng khác nhau được tạo và gửi đến các nhà cung cấp tương ứng này. Các đơn đặt hàng được gửi đi xem xét các khía cạnh khác nhau của RFQ và nhà cung cấp như số lượng, chất lượng, chi phí và độ tin cậy của sản phẩm. Ngoài ra, lịch sử của công ty, thuật ngữ thanh toán và nhiều khía cạnh khác của công ty sẽ công nhận một nhà cung cấp là đáng tin cậy.

Cửa sổ yêu cầu báo giá có thể được truy cập từ menu đơn đặt hàng của Module mua hàng. Trong menu, người dùng có thể xem tất cả các câu hỏi được gửi ra và mô tả dạng bảng về phân tích RQF của công ty. Menu có thể được xem ở chế độ xem danh sách, Kanban, pivot, biểu đồ và lịch. Ngoài ra, trong trường hợp có số lượng lớn các câu trích dẫn được mô tả để lọc ra câu được yêu cầu, nền tảng Odoo cung cấp các tùy chọn sắp xếp mặc định cũng như tùy chỉnh khác nhau.

Để tạo một Yêu cầu báo giá mới, người dùng có thể truy cập cửa sổ tạo bằng cách chọn tùy chọn tạo có sẵn. Trong cửa sổ tạo, người dùng có thể chỉ định nhà cung cấp, chi tiết thuế dựa trên khu vực, tham chiếu nhà cung cấp và thỏa thuận mua hàng được mô tả trong nền tảng. Thời hạn đặt hàng cùng với ngày nhận hàng có thể được ấn định cho RFQ. Các sản phẩm yêu cầu có thể được đề cập trong menu sản phẩm cùng với các biến thể và số lượng yêu cầu. Ngoài ra, trong tab mô tả khác, người dùng có thể cung cấp mô tả tài chính tương tự.
 

Nếu yêu cầu báo giá được tạo và xác minh, nó có thể được gửi đến nhà cung cấp qua email và có một điều khoản là lấy bản in của yêu cầu báo giá và gửi nó dưới dạng bản cứng cho nhà cung cấp. Nếu yêu cầu báo giá được gửi qua email, người dùng sẽ được mô tả với cửa sổ tạo email như hình dưới đây. Một mẫu email tự động được tạo và người dùng có thể chỉnh sửa chi tiết mô tả theo nhu cầu.

Nếu Yêu cầu báo giá được xác nhận, người dùng có thể xác nhận đơn hàng và trạng thái của Yêu cầu báo giá thay đổi thành đơn hàng được đặt trong mô tả bảng điều khiển.

Đơn đặt hàng

Tạo đơn đặt hàng từ yêu cầu báo giá

Các đơn đặt hàng trong Odoo được tạo dựa trên các yêu cầu báo giá được gửi đi. Người dùng có thể xác minh các yêu cầu mua hàng và tạo đơn đặt hàng ngay từ menu yêu cầu báo giá tương ứng. Nền tảng Odoo cũng cung cấp cho người dùng khả năng tạo đơn đặt hàng ngay lập tức mà không cần gửi yêu cầu báo giá, điều này sẽ giúp người dùng xử lý các hoạt động mua hàng được quy định của công ty.
Dưới mỗi yêu cầu báo giá được gửi đến nhà cung cấp, có các tùy chọn để tạo đơn đặt hàng ngay từ cửa sổ yêu cầu báo giá. Người dùng có thể chọn tùy chọn xác nhận đơn hàng có sẵn và yêu cầu đặt hàng đã xác nhận sẽ được gửi đến nhà cung cấp.

Ngoài ra người dùng có thể tạo mới đơn đặt hàng ở tùy chọn tạo. 

Tạo đơn đặt hàng

Người dùng tạo mới đơn đặt hàng theo lộ trình : Mua hàng -> Đơn hàng -> Đơn đặt hàng -> Tạo

Chọn Nhà cung cấp: điền thông tin nhà cung cấp

• Mã nhà cung cấp: điền mã nhà cung cấp được tạo trên hệ thống
• Thỏa thuận mua hàng: điền thỏa thuận mua hàng đã được thỏa thuận sẵn với nhà cung cấp.
• Hạn chốt đặt: Ngày đặt hàng
• Ngày nhận: Ngày mong muốn hàng về kho công ty.
• Yêu cầu xác nhận: Tự động gửi email cho nhà cung cấp trước số ngày được chọn sẵn, trước ngày nhận hàng dự kiến. Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận

Tab Sản phẩm: điền tên sản phẩm, số lượng ..

Trong tab Thông tin khác: 

Điền tên công ty, địa điểm nhận hàng, và điều khoản thanh toán. 

Khóa đơn hàng đã xác nhận 

Trong cửa sổ đơn đặt hàng sau khi xác nhận đơn đặt hàng, có một tùy chọn để người dùng khóa đơn đặt hàng, điều này cho phép người dùng tránh bất kỳ thay đổi nào khác đối với đơn đặt hàng được thực hiện bởi bất kỳ nhân viên nào khác hoặc người dùng của nền tảng. Bạn có thể bật hoặc tắt tùy chọn tự động này khi khóa các đơn đặt hàng đã xác nhận trong Odoo trong cửa sổ cài đặt của module mua hàng. Người dùng có thể kích hoạt tùy chọn khóa đơn đặt hàng đã xác nhận sẽ tự động khóa đơn đặt hàng sửa đổi thêm sau khi đơn đặt hàng được xác nhận. Người dùng cũng có thể mở khóa theo thứ tự tương ứng bằng cách chọn tùy chọn mở khóa có sẵn.

Nhận sản phẩm

Sau khi đơn đặt hàng được xác nhận và các sản phẩm được gửi đến địa điểm công ty từ nhà cung cấp, người dùng có thể nhận sản phẩm ngay tại các đơn đặt hàng. Bấm tùy chọn vào biểu tượng nhận hàng trong cửa sổ hệ thống sẽ đưa người dùng đến phiếu nhập kho của đơn đặt hàng.

Trong phiếu nhập kho, người dùng có thể xác nhận số lượng sản phẩm giao hàng hoàn thành. Nếu người dùng đã bật chức năng theo dõi số lô hoặc seri của sản phẩm trong đơn đặt hàng, họ sẽ phải chỉ định số sê-ri hoặc số lô cho số lượng đã thực hiện.

Sau khi xác nhận đã nhận đủ hàng hóa, người dùng quay trở lại đơn hàng và tạo hóa đơn cho đơn hàng.

Tổng quan về Yêu cầu mua hàng 

Thông thường các nhân viên có thể cần các sản phẩm hàng hoá hoặc vật tư tiêu hao, họ sẽ cần tạo ra một tài liệu hỗ trợ cho việc mua hàng tài liệu này sẽ trả lời câu hỏi: 

• Cần mua gì?
• Ai cần nó?
• Khi nào cần nó?

Sẽ có một bộ phận để duyệt các yêu cầu này, khi tài liệu được duyệt thì sẽ tiến hành lên kế hoạch và mua hàng

Tại sao lại cần sử dụng yêu cầu mua hàng?

• Để thu thập và quản lý toàn bộ các yêu cầu mua hàng
• Kiểm soát chi phí
• Thiết lập quy trình duyệt
• Tối ưu hóa việc lựa chọn nhà cung cấp
• Truy vết hoạt động mua hàng từ việc yêu cầu mua hàng, tới việc mua hàng và nhập kho đầy đủ

Người yêu cầu tiến hành tạo PR (yêu cầu mua hàng) > người duyệt sẽ được thông báo và có thể duyệt hoặc từ chối. Nếu yêu cầu bị từ chối nó sẽ quay trở lại người yêu cầu, người duyệt có thể cập nhật lý do bằng trao đổi nội bộ. 
Nếu yêu cầu được duyệt, nhân viên mua hàng sẽ có tiến hành mua hàng, các thông tin về mua hàng và nhập kho sẽ được cập nhật đầy đủ cho người yêu cầu mua hàng.

Cấu hình

Để định cấu hình sản phẩm, hãy làm theo các bước sau:

1. Đi đến một sản phẩm.
2. Chuyển đến tab Tồn kho .
3. Đánh dấu vào ô Yêu cầu mua hàng cùng với lộ trình Mua .

Với cấu hình này, bất cứ khi nào một đơn đặt hàng được tạo và quy tắc cung cấp được chọn là 'Mua', ứng dụng sẽ tạo Yêu cầu mua hàng thay vì Đơn đặt hàng.

​Truy cập chức năng Yêu cầu mua hàng

Để sử dụng chức năng yêu cầu mua hàng, trước tiên bạn cần phân quyền cho người dùng được truy cập vào chức năng này. Thiết lập > Người dùng và công ty,

chọn người dùng bạn cần cấp quyền

• Người dùng yêu cầu mua hàng sẽ được phép tạo yêu cầu mua hàng. 
• Người quản lý yêu cầu mua hàng sẽ được duyệt yêu cầu mua hàng của người khác

Sau khi đã cấp quyền cần thiết bạn sẽ thấy menu mới yêu cầu mua hàng

Người dùng có thể truy cập vào danh sách Yêu cầu mua hàng hoặc Dòng yêu cầu mua hàng.

Có thể lọc các yêu cầu theo trạng thái phê duyệt của nó.

Cách sử dụng chức năng yêu cầu mua hàng

Quy trình mua hàng tiêu biểu như sau:

Nhân viên yêu cầu mua hàng: Tạo ra yêu cầu mua hàng > Nhấn nút yêu cầu duyệt yêu cầu mua hàng

Người duyệt yêu cầu mua hàng: sẽ nhận được thông báo và có danh sách các yêu cầu cần phê duyệt > họ sẽ tiến hành việc Phê duyệt hoặc từ chối > Các thông báo sẽ được gửi tới toàn bộ những người đang theo dõi tài liệu, > Nếu yêu cầu được duyệt thì RFQ (yêu cầu báo giá) sẽ được tạo ra.

Yêu cầu có thể được tạo trực tiếp hoặc gián tiếp. “Trực tiếp” có nghĩa là ai đó từ bộ phận yêu cầu nhập yêu cầu mua hàng theo cách thủ công. “Gián tiếp” có nghĩa là yêu cầu mua hàng do ứng dụng khởi xướng một cách tự động, chẳng hạn như từ các đơn đặt hàng mua sắm (MO, SO).

Tạo mới một yêu cầu mua  hàng trực tiếp: 

từ menu Yêu cầu mua hàng > Mới

điền các thông tin đầy đủ

• Yêu cầu bởi: mặc định chính là người đưa yêu cầu mua hàng là người dùng hiện tại
• Người phê duyệt: bạn cần lựa chọn người trong công ty có khả năng phê duyệt yêu cầu mua hàng này, mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định riêng về việc ai sẽ được duyệt những yêu cầu mua hàng với những tính chất hay số tiền cụ thể. Nếu bạn không rõ hãy tham vấn bộ phận IT
• Tài liệu nguồn: bạn có thể trích dẫn đơn hàng bán hoặc dự án hoặc tài liệu nào dẫn tới yêu cầu mua hàng này
• Mô tả: bạn có thể ghi lý do hay ghi chú liên quan tới yêu cầu mua hàng này
• Nhóm cung ứng: cho phép bạn lựa chọn chính xác đơn hàng hay phiếu kho hay lệnh sản xuất nào được liên quan tới yêu cầu mua hàng này

Bạn nhấn nút PHÊ DUYỆT YÊU CẦU để gửi yêu cầu của bạn tới người có trách nhiệm phê duyệt yêu cầu này. Lúc này trạng thái của yêu cầu mua hàng chuyển sang trạng thái Chờ phê duyệt

Như vậy phần lên yêu cầu mua hàng của người yêu cầu mua hàng đã kết thúc. Lúc này bạn chỉ cần ngồi chờ để được về duyệt và các bộ phận khác sẽ tự thực hiện các hoạt động của họ như mua hàng

Duyệt yêu cầu mua hàng

Đối với người quản trị yêu cầu mua hàng thì khi mở lại ứng dụng yêu cầu mua hàng họ sẽ không thấy vì bộ lọc mặc định chỉ bao gồm các yêu cầu mua hàng của bản thân họ. Để nhìn thấy yêu cầu mua hàng của những người khác thì cần tắc bộ lọc yêu cầu bởi bằng cách nhấn vào biểu tượng chữ X như hình dưới

Bạn sẽ thấy các yêu cầu ở trạng thái Chờ phê duyệt 

Nhấn vào yêu cầu để xem nó. 

Với tư cách là người quản trị mua hàng bạn sẽ thấy nút PHÊ DUYỆT hoặc TỪ CHỐI 

Nhấn PHÊ DUYỆT để duyệt yêu cầu, khi đó trạng thái sẽ thay đổ thành ĐÃ PHÊ DUYỆT đồng thời có thêm một chút mới là TẠO RFQ (Request for quotation - yêu cầu chào giá)

Bạn có thể tạo ra yêu cầu báo giá ngay trên yêu cầu mua hàng, tuy nhiên bạn cần hiểu việc mua hàng phức tạp hơn như vậy một chút.   N như bạn cũng để Ý chúng ta sẽ có nhiều yêu cầu mua hàng, các yêu cầu mua hàng này có thể có chung sản phẩm hoặc không, một yêu cầu mua hàng có thể phải được cung cấp từ nhiều nhà cung cấp và một nhà cung cấp cũng có thể cung cấp một hoặc nhiều sản phẩm thuộc một hoặc nhiều Yêu cầu mua hàng

Xử lý các yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt

Sau khi yêu cầu được phê duyệt, hãy chuyển đến Dòng yêu cầu mua hàng từ mục menu 'Yêu cầu mua hàng' và cả từ menu 'Mua hàng'.

Chọn các dòng mà bạn muốn bắt đầu RFQ, sau đó chuyển đến 'Khác' và nhấn 'Tạo RFQ'.

Xuất hiện hộp thoại tạo yêu cầu mua hàng. Bạn có thể chọn một RFQ hiện có hoặc tạo một RFQ mới. Sau này, bạn phải chọn một nhà cung cấp.